En tant qu’entreprise de services de sécurité, vous avez la lourde responsabilité de répondre aux besoins de vos clients et d’offrir un service de sécurité sans véhicule. Mais c’est la lumière au bout du tunnel d’affaires et pour y arriver, il faut s’orienter sur une route sinueuse et abattre de nombreux obstacles. L’un des principaux goulets d’étranglement dans les affaires est la tenue de dossiers précis, puis la facturation en temps opportun et la préparation de la paie.

En tant qu’entreprise de services de sécurité physique, nous comprenons que la gestion comptable d’arrière-plan peut être stressante, c’est pourquoi nous avons intégré des fonctionnalités complètes de compression des chiffres dans notre module Contrats et facturation qui fait partie de notre Suite de Gestion Administrative.

Avec la Suite de Gestion Administrative de TrackTik, vous pouvez consulter vos données de terrain en temps réel et profiter de la création automatique de vos factures ainsi que des numéros de paie prêts à être utilisés pour tenir votre comptabilité dans l’ordre. Découvrez en détail ci-dessous comment vous pouvez répondre à ces deux besoins comptables en une seule fois et économiser de précieux dollars en utilisant la suite complète de ce logiciel intuitif.

Payez vos gardes à temps

Afin de garder vos agents de sécurité heureux, vous devez gérer efficacement votre préparation de la paie. Avant d’exporter vos données de paie à partir de TrackTik, vous devrez configurer les profils de vos gardes (les profils RH des employés).

How TrackTik Gets Your Accounting in Order

Ensuite, vous pouvez modifier leurs paramètres de paie (s’ils sont différents du taux de rémunération par défaut défini dans vos paramètres gestion administrative) et leur affecter des affectations en faisant correspondre les  quarts de travail disponibles à leurs attributs et à leur disponibilité dans votre tableau de bord de planification. Bien que des règles d’heures supplémentaires par défaut soient définies pour le système (et appliquées à tous les salariés), vous avez la possibilité d’ajouter une règle d’heures supplémentaires différente au profil RH d’un salarié.

Une fois le cadre des fonctions de votre garde écarté, vous pouvez accéder au profil de votre employé individuel pour voir les quarts de travail qui lui sont actuellement assignés et s’il y a un quart non confirmé, vous pouvez » envoyer un rappel d’accusé de réception » au garde en question.

Vous pouvez également définir un calendrier de paie pour vos employés individuellement ou par groupe/classification de vos employés (salariés ou horaires). Vous pouvez ensuite affiner ce paramétrage en définissant un cycle de paie correspondant. Pour modifier et définir un cycle de paie, vous devez suivre ces étapes :

  1. Dans le tableau de bord en direct, cliquez sur l’onglet « Aperçu des paramètres ».
  2. Dans la boîte « Paramètres généraux », cliquez sur le bouton [Gérer les paramètres] pour accéder aux paramètres par défaut du tableau de bord.
  3. Sélectionnez l’option Calendrier de paie dans le menu de gauche, puis sélectionnez l’option pour créer un « Nouveau calendrier de paie ».
  4. Dès que la boîte de dialogue apparaît, saisissez les données suivantes :
    • Étiquette : le nom de l’échelle de rémunération spécifique
    • Fréquence : sélectionnez la fréquence de paie appropriée, c.-à-d. hebdomadaire, bimensuelle, etc.
    • Sélectionnez le début de la première période : selon la fréquence choisie, choisissez la première date de début de la paie et toute date subséquente, p. ex. bimensuelle pour le 1er et le 15 du mois.
    • Décalages de chevauchement de période : si un quart de travail est réparti sur deux cycles de paye, choisissez s’il doit être inclus dans le cycle de paye courant ou si les heures doivent être réparties dans le cycle auquel elles s’appliquent, par exemple, si un quart est de 22 h à 4 h, deux heures pourraient être réparties entre les quatre autres ou comme un quart entier payé dans le cycle actif courant.

Envoyer des factures précises aux clients

Le logiciel TrackTik est bien équipé pour générer automatiquement les factures de vos clients en fonction des services que vous avez fournis pendant une période donnée. Les règles de base de la facture comprennent les travaux mobiles, les heures enregistrées et les éléments récurrents, et cette « ébauche de facture automatisée » sera disponible pour consultation facile. Vous pouvez ensuite valider l’information avant de l’envoyer à votre client. Pour ce faire, vous devez le faire :

  1. Cliquez sur « Horaires » dans le menu Facture.
  2. Assurez-vous que chaque quart de travail a une valeur dans la colonne « Approuvé » (même si les heures autorisées sont nulles) car cela permet au système de calculer une valeur de facturation pour chaque quart de travail.

Avant de valider votre facture, vous avez la possibilité d’accéder et de vérifier les détails de votre facture ainsi que de modifier vos factures manuellement. Ensuite, vous pouvez distribuer la facture correcte par la méthode que vous avez choisie à la liste de contacts de votre choix (le courriel est recommandé).

How TrackTik Gets Your Accounting in Order

Pour évaluer l’état de vos affaires à tout moment, vous pouvez utiliser le tableau de bord de la facturation. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de toutes vos informations critiques de facturation et de créances, et elles sont automatiquement mises à jour et organisées en segments faciles à comprendre (qui comprennent votre historique de facturation et vos projections). Il s’agit d’un moyen très rapide et facile d’obtenir vos informations et données de facturation passées, présentes et futures. Il est divisé en :

  • Panneaux principaux

Quatre panneaux en haut du tableau de bord décrivent l’état de toutes vos factures. Vous avez ici un accès rapide à des informations urgentes, telles que le nombre de factures à préparer, le nombre de factures en souffrance et les revenus mensuels générés.

  • Sous-panneaux

Pour une plongée plus profonde, les sous-panneaux du tableau de bord de la facturation vous donnent des détails sur l’état de vos factures ou une sorte de résumé avec des informations telles que la valeur de vos clients (une liste de vos 10 premiers clients), le total des créances et des revenus par type de service ou de travail. Ces panneaux vous permettent essentiellement de savoir d’où vient votre argent et combien de revenus sont générés dans l’ensemble.

Une comptabilité bien tenue avec TrackTik

En consultant fréquemment le tableau de bord de facturation et en suivant régulièrement les données de paie de vos employés, vous pouvez vous assurer que les processus comptables de vos opérations de sécurité ne sont pas en retard et que vous pouvez garder le contrôle de votre flux de trésorerie – toujours bon quand en essayant de répondre à ces ICP.. N’hésitez pas à réserver une démo pour essayer TrackTik dès aujourd’hui!