Comment gérer les abandons de dernière minute et les absences de dernière minute
« Aucun plan de bataille ne survit au contact de l’ennemi. » Cette maxime bien connue de la stratégie militaire peut être adaptée à la planification dans votre entreprise de services de sécurité : « Aucun horaire de garde planifié ne survit à l’approche du quart de travail. »
Un peu exagéré?
Peut-être, mais il met en évidence la réalité du lieu de travail, à savoir en quoi la planification de l’ordonnancement diffère de son exécution. La planification n’est peut-être pas un casse-tête trop complexe, à condition, bien sûr, que vous ayez le bon nombre et la bonne qualité de ressources. En d’autres termes, selon la taille de votre exploitation, vous êtes dans l’endroit idéal pour avoir un nombre « x » de quarts de travail à combler et les ressources nécessaires pour répondre – ou mieux encore – dépasser la demande.
Mais l’imprévu frappe. En cas d’absence, d’inscription de dernière minute ou de demande d’urgence, vous êtes dans l’impasse et certains problèmes essentiels à votre mission peuvent vous assaillir, par exemple :
- La confiance des clients est ébranlée parce que votre garde n’est pas là et que les actifs des clients ne sont pas sécurisés.
- Les coûts des heures supplémentaires augmentent parce qu’il faut trop de temps pour obtenir une nouvelle ressource, ce qui a une incidence sur votre résultat net.
- Votre exposition à la responsabilité augmente parce que vous ne respectez pas votre contrat. Pire encore, quelque chose pourrait mal tourner alors que vous auriez dû avoir quelqu’un sur place.
Comment pouvez-vous établir des horaires efficaces et efficients dans de telles situations? Tiens, voilà :
4 conseils pour lutter contre les absents
1. Gérer les exceptions
Les enjeux devraient ressortir. Ne vous laissez pas distraire par des informations confirmant que tout va bien. Lorsque quelque chose ne répond pas aux critères établis, vous voulez une alerte. Les drapeaux sont faciles à voir !
2. Attaquez-vous d’abord à la première chose.
Non seulement vous voulez des alertes, mais vous les voulez en temps réel, les plus urgentes d’abord ! C’est par là que vous commencez. N’oubliez pas que le temps presse.
3. Prenez le complexe en main avant la facilité
Quand quelqu’un réserve, un planificateur expérimenté ou un responsable des opérations sait quels sites sont les plus difficiles à planifier, par exemple, en raison de l’emplacement, des compétences requises ou des réalités du site. Mettez les chances de votre côté. Commencez par la tâche la plus urgente, lorsque votre liste d’astreinte a le plus de ressources, puis passez à la plus complexe.
4. Soyez efficace en utilisant tous les outils à votre disposition
Les tâches qui sont répétées doivent être automatisées. Adoptez ensuite des moyens efficaces de communiquer avec le personnel. Utilisez la messagerie de masse par SMS ou par courriel pour les quarts de travail ouverts. Une autre option : faire en sorte que le système en cascade offre des offres au personnel.
Les données ouvrent vos options
Chez TrackTik, nous parlons souvent de l’utilisation de données pour améliorer le programme de sécurité d’un client. Lorsque vous adoptez des outils et des processus qui vous permettent d’exploiter les données d’exploitation à l’échelle de votre organisation, vous pouvez mesurer le rendement et favoriser le succès. L’utilisation des données devient un état d’esprit et une façon d’opérer, dans des situations en contact direct avec le client, ainsi que la gestion administrative. Les données donnent également aux planificateurs l’occasion d’être plus efficaces et efficients, comme vous pouvez le constater dans ces tactiques de planification efficaces.
Adopter l’appel d’offres par équipe
Souvent désigné sous le nom d’auto-programmation, l’appel d’offres par poste est un processus opérationnel dans lequel une grande partie de l’horaire des employés est confiée aux mains des employés. L’employeur peut utiliser le principe du premier arrivé, premier servi en envoyant un SMS à tous les agents sélectionnés : Le premier à répondre se verra attribuer le quart de travail.
Une autre option est d’envoyer le SMS séquentiellement. Les messages seront envoyés aux agents en fonction d’une liste créée par l’employeur. Cette option vous permet de choisir le délai après chaque SMS qui ne reçoit pas de réponse. Vous pouvez également proposer différents taux de rémunération pendant l’enchère d’affectation.
Profitez des distances de transport en commun
Les renseignements sur les employés stockés dans un système d’ordonnancement vous permettent de savoir à quelle distance vit un employé d’un site. En général, les gens préfèrent ne pas faire la navette pour se rendre au travail. Votre système de gestion de la main-d’œuvre devrait être en mesure de vous fournir des estimations précises du temps de déplacement. Une fois que vous disposez de cette information, profitez des outils de communication modernes tels que les SMS pour l’offre par équipe.
Filtrez votre liste d’astreinte par compétences de site requises
Identifier les compétences non techniques et les compétences spécialisées, c’est-à-dire les compétences indispensables et les compétences indispensables, respectivement. Encore une fois, commencez par les compétences complexes et passez aux moins complexes.
Aidez les planificateurs à soutenir vos résultats financiers
Les planificateurs gèrent une grande partie des résultats financiers parce qu’ils ont une incidence sur les heures supplémentaires (HE). Deux suggestions :
- Faciliter l’identification des personnes qui sont à l’ergothérapeute et à l’heure habituelle. Cela donne aux planificateurs la possibilité de prendre des décisions économiques.
- Établir un point de repère quant à ce qui constitue un nombre d’ergothérapeutes acceptable. Si les planificateurs atteignent la cible ou restent en dessous, donnez-leur un bonus ! Sinon, vous présiderez le buffet du premier arrivé, premier servi, à volonté et à volonté!
Offrir une carotte
Coincé dans une contrainte d’ordonnancement? Offrir une prime peut être une échappatoire pratique. Peut-être qu’au rythme actuel, un employé dira « non merci » à un quart de travail, mais à un léger avantage, dites « oui ». Si les gardes sont à l’intérieur de leurs heures normales de travail, cette option est sûrement moins coûteuse que les heures supplémentaires.
Planifiez pour le meilleur et attendez-vous au pire! Il n’y a pas de « peut-être » à propos de la planification : ils se produiront, c’est garanti. Adoptez des techniques et des outils qui permettent à votre équipe de faire une gestion efficace et efficiente de l’ordonnancement.
Avec le bon logiciel de gestion des effectifs de sécurité, vous pouvez automatiser bon nombre de ces étapes et processus pour assurer le succès de vos opérations et de vos équipes administratives. L’essentiel est clair : moins de responsabilités, de meilleures marges et des clients plus heureux.
Voilà d’excellentes raisons de vous réserver des journées de pêche bien méritées!
