Lorsque vous gérez une entreprise de gardes, il est compréhensible que vous ayez des besoins différents de ceux des autres entreprises. Après tout, la gestion d’une équipe de personnel de sécurité et la coordination des communications entre les gardes et les clients peuvent s’avérer une tâche complexe. Malheureusement, tous les logiciels d’arrière-guichet ne sont pas à la hauteur des défis uniques associés à la gestion de la sécurité.

Bien que la plupart des logiciels de gestion administrative puissent vous aider dans des tâches de bureau importantes telles que la facturation des clients et la gestion efficace de la paie, ils sont loin d’être les seuls domaines où le personnel de la gestion administrative et votre entreprise pourraient bénéficier de logiciels automatisés. Deux caractéristiques en particulier se distinguent comme des options incontournables pour ceux qui travaillent dans le secteur de la sécurité.

Ordonnancement simplifié

Après tout, la plupart des agents de sécurité ne travaillent pas selon un horaire normal de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. L’affectation des quarts de travail en fonction de la disponibilité des gardes et des besoins des clients peut prendre beaucoup de temps et, si elle n’est pas effectuée correctement, elle peut aussi s’avérer extrêmement coûteuse.

Les meilleurs logiciels de gestion administrative offrent une interface facile à utiliser qui donne un aperçu clair de vos gardes disponibles, le nombre d’heures de travail de chaque garde, et les besoins spéciaux d’un client peut avoir. Ils habilitent et soutiennent une équipe efficace pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Grâce à cette information facilement accessible, votre service administratif ou votre équipe d’exploitation peut répartir les quarts de travail de façon plus uniforme, réduisant ainsi le nombre d’heures supplémentaires que vos gardes font et augmentant la rentabilité de votre entreprise.

Plus important encore, en disposant d’un affichage complet d’informations pertinentes, votre équipe peut éviter de programmer le mauvais garde pour le mauvais quart de travail et trouver plus facilement un remplaçant approprié si l’un de vos gardes se déclare malade ou ne se présente tout simplement pas. Cela permet à vos clients d’être satisfaits, d’assurer un haut niveau de service et de minimiser l’exposition et la responsabilité.

Le logiciel d’ordonnancement peut aller plus loin grâce à l’automatisation et au suivi sur site, deux fonctionnalités qui peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises de gardiennage. En automatisant bon nombre des tâches associées à la planification des quarts de travail – comme la notification d’une affectation mise à jour aux gardes – votre équipe peut éviter les erreurs humaines et avoir plus de temps à consacrer à d’autres tâches qui feront croître votre entreprise. Le suivi sur place vous fournit également des alertes instantanées en cas de problème d’emploi du temps (par exemple, un garde qui ne se présente pas pour son quart de travail), ce qui permet à votre équipe de réagir rapidement pour résoudre le problème, ce qui favorise encore une fois la fidélisation des clients.

Planification de la croissance

Chaque entreprise espère grandir, trouver de nouveaux clients et étendre ses activités. La commercialisation de ce type de croissance est une chose. La mise à l’échelle de votre entreprise pour que votre entreprise de gardes puisse continuer à fournir un service de qualité supérieure en est une autre. Cependant, avec la bonne solution de gestion administrative de votre côté, vous pouvez exploiter plus efficacement les analyses clés qui suivent vos finances, votre personnel et vos autres ressources, vous permettant ainsi de vous préparer aux occasions de croissance.

À l’aide de paramètres commerciaux clés (fournis par votre fournisseur de services administratifs), vous pouvez identifier les employés les plus efficaces, les sites qui contribuent à réduire les coûts des heures supplémentaires et les mesures qui devraient être prises pour assurer la croissance future de votre entreprise.

Lorsque votre logiciel d’agent de sécurité fournit automatiquement des données financières et d’autres informations clés, vous pouvez identifier les tendances qui pourraient entraver les occasions de croissance, ainsi que les domaines dans lesquels vous pourriez apporter des changements pour augmenter votre rentabilité. Les décisions d’affaires importantes ne reposeront plus sur des suppositions – vous pouvez plutôt utiliser les données sur le rendement pour faire des choix éclairés.

Le soutien spécialisé fait toute la différence

Lorsqu’il est combiné aux fonctions de paie et de facturation régulières que l’on trouve dans de nombreux produits de service de gestion administrative, le logiciel d’ordonnancement des agents de sécurité et les fonctions de veille stratégique peuvent vous aider à faire passer votre entreprise de sécurité à un niveau supérieur. En permettant à votre équipe de gestion administrative de travailler plus efficacement et en donnant à la direction accès à des données cruciales, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser votre environnement de travail et atteindre des niveaux de rentabilité plus élevés que jamais auparavant.

Contactez-nous à [email protected] pour en savoir plus sur nos puissants modules d’ordonnancement!