Managing Overtime and Expenses Related to Scheduling

Parmi les nombreux défis auxquels votre entreprise de sécurité est confrontée, la gestion efficace des heures supplémentaires et d’autres problèmes d’ordonnancement est l’une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour maintenir votre rentabilité.

Il peut être tentant de négliger l’importance de la gestion des heures supplémentaires alors que votre équipe a tant d’autres responsabilités à gérer. Mais sans une bonne gestion, les heures supplémentaires effectuées par vos gardes pourraient devenir une responsabilité majeure qui nuit à votre rentabilité.

Alors, que peut-on faire pour éviter que les heures supplémentaires n’épuisent vos profits?

Les tactiques suivantes joueront un rôle clé pour vous aider à gérer efficacement les heures supplémentaires.

Investissez dans un logiciel d’ordonnancement

L’adoption d’un logiciel de planification de gardiennage est l’une des meilleures choses qu’une entreprise de sécurité puisse faire pour gérer les heures supplémentaires. Les logiciels d’ordonnancement modernes ont la capacité d’automatiser l’assignation des quarts de travail, en utilisant les offres de quarts de travail, les demandes de congés des employés et d’autres facteurs pour créer des horaires hebdomadaires pour vos gardes.

Managing Overtime and Expenses Related to SchedulingPlus important encore, un logiciel d’ordonnancement permet aux gestionnaires d’examiner les horaires des quarts de travail et les demandes d’heures supplémentaires afin d’établir des limites qui empêchent les gardes de planifier trop d’heures supplémentaires. Il est donc beaucoup plus facile d’établir un système où toute une équipe travaille de 30 à 40 heures par semaine, plutôt que d’avoir des gardes qui ne travaillent que 20 heures alors que d’autres en travaillent près de 60.

Le logiciel de planification des quarts de travail peut même permettre à vos équipes de gestion de trouver la solution la plus rentable en cas de situations d’ordonnancement imprévues. Par exemple, si un garde ne se présente pas à son quart de travail prévu, le logiciel de gestion des effectifs de sécurité aidera votre équipe à identifier rapidement les gardes disponibles pour le remplacer.

Solutions de dotation supplémentaires

Bien sûr, même avec un programme d’horaires de quart de qualité, il sera difficile de gérer efficacement les heures supplémentaires si vous n’avez pas assez de gardes. La vérification des heures supplémentaires d’une entreprise révèle souvent des tendances répétitives ou saisonnières en matière d’heures supplémentaires qui peuvent être attribuées à un manque de gardes.

Lorsque cela se produit, la solution la plus simple consiste souvent à embaucher du personnel supplémentaire qui peut remplir ces heures supplémentaires, ce qui permet de réduire les dépenses associées à la rémunération des heures supplémentaires. Certaines entreprises de sécurité y parviennent en embauchant des employés à temps partiel ou des travailleurs saisonniers pour les aider à faire face à des périodes de demande accrue. Dans de nombreux cas, l’embauche de gardes supplémentaires à temps plein est nécessaire pour répondre aux besoins d’une entreprise de sécurité en pleine croissance.

Cependant, il est important de garder à l’esprit que le processus d’embauche et de formation d’un nouveau personnel a ses propres coûts. Les entreprises qui envisagent d’embaucher des travailleurs à temps partiel ou saisonniers voudront peut-être comparer les coûts des heures supplémentaires plutôt que d’embaucher des travailleurs temporaires avant de se lancer dans cette solution.

Formation

Managing Overtime and Expenses Related to Scheduling

Une autre méthode efficace de gestion des heures supplémentaires consiste à offrir une formation supplémentaire à votre équipe d’agents de sécurité. Très souvent, des dilemmes concernant la rémunération des heures supplémentaires surviennent parce que seuls certains membres de votre équipe sont qualifiés pour effectuer certains quarts de travail.

Par exemple, un client particulier pourrait exiger que les gardes qui patrouillent sur son site obtiennent une habilitation de sécurité supplémentaire ou une formation supplémentaire en premiers soins. Si seulement quelques membres de votre équipe possèdent ces qualifications, vos options seront très limitées lorsque viendra le temps de planifier les quarts de travail, ce qui peut très facilement entraîner des heures supplémentaires inutiles.

En offrant des cours de certification, des formations et d’autres ressources à vos gardes, vous aurez un personnel plus qualifié, ce qui permettra à un plus grand nombre de membres de votre équipe de combler les quarts de travail de tous vos clients. Grâce à une formation et à des qualifications supplémentaires, votre équipe de gestion disposera d’un plus grand choix d’options pour combler un quart de travail, ce qui réduira le nombre d’heures supplémentaires et augmentera la satisfaction des clients.

Conclusion

Bien que ce soit souvent négligé, apprendre à gérer efficacement les heures supplémentaires de vos gardes peut faire toute la différence pour la rentabilité à long terme de votre entreprise de sécurité. En mettant en œuvre ces tactiques et d’autres, vous pouvez obtenir un meilleur contrôle de votre planification.