Aussi important que soit le fait d’avoir votre équipe de sécurité sur place pour effectuer leur patrouille, vos clients et la direction de votre service administratif ont besoin de rapports précis pour savoir que les quarts de travail sont effectués correctement. Et bien sûr, le journal d’un agent de sécurité (ou rapport d’activité quotidien) devient encore plus important lorsqu’un agent est appelé à intervenir en cas d’incident sur place.

Bien sûr, un rapport mal rédigé et dépourvu d’éléments d’information essentiels n’apportera pas une grande tranquillité d’esprit à vos clients. Alors, que devez-vous inclure pour que vos rapports quotidiens en vaillent la peine? Les éléments suivants sont indispensables pour que vos gardes puissent produire un journal de bord efficace et utile à la fin de leur quart de travail :

1. Notes de début de quart

La responsabilité de vos gardes commence dès le début de leur quart de travail et, à ce titre, il est essentiel d’inclure une brève section sur les notes de début de quart. Les gardes devraient mentionner toutes les instructions spéciales qu’ils ont reçues au début du quart de travail, leur heure de début et une liste de contrôle de l’inventaire (qui mentionne également l’état des articles qu’ils ont reçus).

2. Informations classées par catégories

Les clients et le personnel de bureau devraient pouvoir lire facilement le journal d’un agent de sécurité au cours d’une journée bien remplie. La catégorisation des activités déclarées par type – comme « Escorte de l’employé » ou « Véhicule suspect » – permet aux autres personnes qui lisent le rapport de trouver rapidement l’information qui mérite une attention supplémentaire. Selon le type d’incident, l’inclusion de sous-formulaires et de sous-catégories peut permettre à votre garde de fournir une spécificité supplémentaire pour un événement signalé. Certains incidents nécessiteront un rapport d’incident qui devra être envoyé automatiquement par les voies appropriées.

3. Dossiers d’activités

L’une des raisons pour lesquelles votre équipe est tenue de soumettre un registre d’agent de sécurité est de prouver ou de confirmer au client qu’il a effectué sa patrouille comme prévu – même lorsqu’il n’y a pas d’incidents inhabituels à signaler. Il n’est pas nécessaire d’inonder les dossiers d’activités de jargon ou de trop de détails. Cependant, des descriptions courtes et détaillées qui montrent que votre garde patrouille activement contribueront grandement à assurer la tranquillité d’esprit du client.

4. Horodatages et informations de localisation

La déclaration de l’heure et du lieu d’une activité déclarée peut être tout aussi importante que la déclaration de l’activité elle-même. Les données relatives à l’heure et au lieu valident en outre les informations fournies dans le journal de l’agent de sécurité. Le logiciel moderne de rapport d’agents de sécurité facilite grandement l’apposition automatique d’estampille temporelle et de lieu à chaque enregistrement d’activité grâce aux fonctions de suivi GPS.

5. Images et vidéo

Le vieil adage « une image vaut mille mots » s’applique particulièrement bien au rapport d’activité quotidien d’un agent de sécurité. Bien que vos agents de sécurité n’aient pas besoin de tout photographier, une photo ou une vidéo téléchargée peut permettre aux clients et au personnel de bureau d’évaluer rapidement et avec précision une situation où un incident sur place est signalé. Cela permet aux clients de fournir des instructions de suivi au besoin et peut même protéger vos agents de sécurité contre des poursuites judiciaires en cas de litige concernant l’exactitude de leur rapport.

6. Données personnalisées

Certains clients peuvent avoir des exigences supplémentaires pour les registres de leurs agents de sécurité, comme la signature d’un employé sur place. Assurez-vous que vos gardes sont au courant de tous les renseignements personnalisés qu’ils doivent fournir dans leur rapport afin que vos clients reçoivent tout ce dont ils ont besoin.

7. Analytique

Le rapport d’activité quotidien, ainsi que tout rapport d’incident, devrait alimenter un module analytique afin de pouvoir exploiter les données et les tendances sur le site d’un client. La sécurité en première ligne est une mine d’informations, assurez-vous d’en tirer parti.

Avec l’aide d’une puissante solution logicielle de sécurisation qui s’intègre aux autres systèmes de votre entreprise, il devient plus facile que jamais pour vos gardes de produire rapidement un rapport d’activité. Les champs conditionnels et les modèles de rapports d’activité quotidiens de sécurité personnalisables garantissent que vos gardes incluront toutes les informations nécessaires dans leur journal, tout en simplifiant le processus de rapport par l’automatisation des horodatages et autres éléments.

Plus important encore, grâce au suivi des données et à une interface facile à lire, les journaux des agents de sécurité intégrés au logiciel fourniront aux clients et au personnel de bureau toute l’information nécessaire pour responsabiliser votre équipe et améliorer son efficacité.