Comme toute personne qui dirige une équipe de sécurité le sait, les opérations de sécurité ne se limitent pas à l’envoi de gardes en patrouille. Qu’il s’agisse de gérer les horaires des quarts de travail, de communiquer des instructions spéciales aux gardes ou de s’assurer que les rapports sur la paie et les clients sont traités efficacement, il y a de nombreuses tâches quotidiennes banales qui peuvent prendre une bonne partie de votre temps précieux.

Avec un logiciel moderne d’ordonnancement des agents de sécurité, votre équipe peut devenir beaucoup plus efficace grâce à un système d’exploitation rationalisé. Voici quelques-unes des façons dont les logiciels de planification des agents de sécurité peuvent améliorer les opérations de votre entreprise.

Éliminer la paperasserie

Nous vivons à l’ère du numérique où les téléphones intelligents et les médias sociaux semblent avoir pris le dessus sur le monde. N’est-il donc pas logique que votre ordonnancement de la sécurité suive les tendances modernes? Fait incroyable, cependant, de nombreuses entreprises de sécurité continuent de s’appuyer sur des rapports en papier pour l’affectation des quarts de travail, le suivi des heures d’arrivée et de départ des gardes et même le dépôt des rapports d’incident.

Le fait est que les rapports papier peuvent facilement être égarés ou perdus au cours du remaniement, ce qui entraîne des problèmes de communication entre vous, vos gardes et vos clients. Et c’est du gaspillage! Les logiciels d’ordonnancement modernes éliminent une grande partie des besoins en papier de votre équipe en transférant cette charge quotidienne de papier à un format numérique. Les gardes et les clients sont avisés de l’horaire des quarts de travail par courriel ou par texto, tandis que le rapport de temps s’effectue automatiquement aux postes électroniques. Lorsque vous planifiez l’envoi d’alertes et d’autres informations directement sur les téléphones intelligents de votre équipe, vous n’aurez jamais à vous soucier qu’un mémo important pour vos gardes ne se perde.

Automatisation

La numérisation de l’ordonnancement, la comptabilisation du temps et les autres tâches quotidiennes ne réduisent pas seulement la paperasserie, mais elle peut aussi vous donner plus de temps pour vous occuper des tâches de gestion importantes. Le logiciel de planification des agents de sécurité est entièrement personnalisable, mais il offre également de nombreuses options d’automatisation qui vous permettent de consacrer moins de temps à la microgestion des aspects banals de votre entreprise.

Par exemple, les modèles d’ordonnancement peuvent générer des horaires de quarts pour chaque semaine en quelques instants seulement, en utilisant des renseignements précis sur vos clients et vos gardes pour s’assurer que les bons agents sont affectés aux bons quarts. Les logiciels modernes automatisent également de nombreux autres éléments importants de votre entreprise, y compris la facturation pour les clients, la paie et la comptabilisation du temps, et même les rapports.

Avec un logiciel d’automatisation, vous pouvez passer moins de temps à vous soucier de ces tâches banales et plus de temps à vous concentrer sur ce qui va réellement faire croître votre entreprise, comme la prospection de clients potentiels ou offrir une meilleure formation à vos gardes.

Responsabilisation accrue

Enfin, le logiciel avancé d’ordonnancement des agents de sécurité peut également rationaliser vos opérations en améliorant la responsabilisation de votre entreprise. C’est particulièrement important pour que vos gardes soient responsables envers vous et vos clients. La conservation électronique du temps permet à vos employés d’arriver à l’heure à leur quart de travail (vous ne pouvez pas forger un enregistrement électronique, après tout), tandis que le suivi GPS vous permet de garder l’œil sur votre équipe en tout temps.

Plus important encore, le logiciel d’aujourd’hui comprend des fonctions telles que le signalement des incidents en temps réel et l’enregistrement vidéo en direct, ce qui permet à vos agents de fournir une alerte immédiate en cas d’incident. Après un rapport d’incident contesté, une combinaison d’enregistrement vidéo et de suivi GPS pourrait faire toute la différence pour prouver ce qui s’est réellement passé – protégeant à la fois votre entreprise et les membres de votre équipe.

Conclusion

En éliminant la paperasserie, en automatisant les tâches banales et en améliorant la responsabilisation des employés, les logiciels modernes d’ordonnancement des agents de sécurité peuvent aider votre entreprise à devenir plus efficace et à offrir un service supérieur à vos clients. Non seulement cela vous permettra de maintenir une relation de travail positive avec vos clients, mais cela créera également un meilleur environnement de travail pour vos gardes et le personnel des opérations de gestion administrative. Grâce à ces éléments constitutifs, votre entreprise de sécurité sera plus que jamais en mesure d’attirer de nouveaux clients et d’obtenir un succès durable.