Les opérations de sécurité sont propulsées par des décisions – faites le bon choix en temps opportun et vous pouvez éviter les menaces; faites le mauvais choix au mauvais moment et vous compromettez la sécurité et la réputation de votre entreprise ainsi que les biens sous votre garde. L’objectif final derrière le bon appel est d’obtenir le bon garde au bon endroit au bon moment et au bon endroit.

Pour prendre la bonne décision, il vous faut passer au crible les données et les encombrements du système dont nous sommes entourés aujourd’hui. Mais que se passerait-il si vous pouviez prendre la bonne décision à chaque fois et le faire à la vitesse de l’éclair?

La Suite de Gestion Administrative de TrackTik comble le fossé entre les données et l’action. Cette solution logicielle est conçue pour apporter de la fluidité à vos opérations et s’intègre de façon transparente avec les suites de gestion des gardes sur site et mobiles TrackTik. Cela permet de consolider les contrôles de l’ensemble de vos opérations de sécurité en une seule plate-forme facile à utiliser.

En fait, TrackTik réunit tout cela en établissant les horaires de vos gardes, en visualisant leur emplacement en temps réel, en répartissant les postes et les quarts de travail en réagissant à des circonstances imprévues, et enfin, en facturant vos clients avec une transparence et une précision jamais vues auparavant. L’étendue du logiciel TrackTik apportera une synergie à vos opérations. Lisez la suite pour savoir comment!

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La technologie comme multiplicateur de force et de relation

Avant de vous plonger dans les avantages du logiciel de gestion de la main-d’œuvre de l’industrie de la sécurité, vous vous demandez peut-être si la technologie est vraiment bénéfique pour mon entreprise de sécurité? Et vous n’êtes pas le seul à poser cette question. De nombreux travailleurs du monde de la sécurité se méfient des tentacules de la technologie qui s’infiltrent dans leurs opérations de sécurité.

Les entreprises, comme les particuliers, sont uniques et vous pourriez soutenir qu’il n’existe pas de solution universelle pour chaque entreprise. Dans le monde de la sécurité, vous n’avez peut-être pas les mêmes objectifs ou les mêmes relations avec vos clients et parties prenantes que vos concurrents. De plus, la sécurité est une question de relations et de satisfaction des besoins complexes de vos clients.

Cependant, même dans le cas d’un service à plusieurs niveaux comme la sécurité physique, la technologie peut jouer un rôle important dans le renforcement des relations. Si elle est appliquée correctement, la technologie peut servir de multiplicateur de force.

La technologie intelligente peut devenir vos yeux et vos oreilles avec une persévérance et une constance qu’il est impossible d’atteindre avec un travail strictement humain. Grâce à une mise à jour constante des flux d’activités, votre personnel de sécurité et vos décideurs auront le temps d’évaluer efficacement les menaces et d’atténuer les risques ou les circonstances imprévisibles avec une agilité jamais vue auparavant.

Bâtir un programme de sécurité mature

La réalité est que les environnements de sécurité évoluent et que les intervenants en sécurité recherchent des fournisseurs dynamiques qui offrent un service de bout en bout. La technologie est presque une condition préalable pour répondre à ces nouveaux types de demandes. Alors que la révolution de la technologie intelligente et de l’information arrive à maturité avec une myriade d’applications, les industries apprennent à s’approprier la technologie pour leurs propres cas uniques, se donnant ainsi un avantage concurrentiel.

Entre-temps, le secteur de la sécurité s’adapte également à ce nouveau programme; la convergence entre la technologie et le monde physique ou l’espace de sécurité cybernétique et physique est en cours. Mais il y a seulement quelques années, la sécurité était encore un art amorphe. Cette décision magique était le résultat de décisions et de processus de moindre envergure, truffés de conjectures et d’heures administratives fastidieuses. Cette approche « imprévisible » des opérations de sécurité était mystérieuse, au risque de nuire à la réputation et à la sécurité.

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Aujourd’hui, avec l’avènement des bons outils, l’évaluation et la neutralisation des menaces ne sont plus une science inexacte. Les points de données étaient toujours là, mais la collecte et l’exploitation de leur potentiel semblaient invraisemblables. Désormais, les données sont collectées et rationalisées dans les portails décisionnels de manière transparente. En quelques clics, vous pouvez arriver à des conclusions critiques.

Alors, que pouvez-vous faire exactement avec un logiciel comme TrackTik?

1. Bénéficiez d’une visibilité inégalée

Recueillez des renseignements sur vos opérations de sécurité à partir de divers points d’entrée de données dans un système centralisé afin de mieux comprendre vos vulnérabilités, d’identifier les domaines à améliorer et de planifier vos besoins futurs.

Dans une solution à guichet unique, trouvez cette information organisée et facilement accessible sous forme de rapports et de graphiques qui peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes que vous visez pour un niveau de transparence qui n’a jamais existé dans le domaine de la sécurité.

2. Récoltez vos données

La solution logicielle complète de TrackTik consolide vos diverses sources d’information afin de réduire l’arriéré de préparation fastidieuse des données. En automatisant vos processus administratifs ou de gestion administrative, le système TrackTik passe à l’action en passant au crible de gros volumes de données et en les acheminant vers les bons canaux.

Les accumulations de données sont effacées à mesure que des données précises sont extraites de vos opérations et intégrées à la préparation de la paie, de la facturation et de la facturation afin de maintenir la satisfaction des employés et des clients. Vous ne serez plus jamais embourbé par un travail d’administration inefficace et exhaustif!

3. Offrir un service de qualité à vos intervenants en sécurité

Grâce à un processus rationalisé et à un système intelligent produisant les bonnes informations, vous pouvez vous concentrer sur la démonstration de la prestation de services en fonction des besoins de vos clients. En ne ratant jamais une occasion dans votre service, vous serez à l’écoute des besoins de vos parties prenantes et votre entreprise prospérera.

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Qu’est-ce qu’il y a dans la Suite de Gestion Administrative de TrackTik?

À l’instar de la suite Suite d’Opérations de Gardiennage qui l’a précédée, la Suite de Gestion Administrative de TrackTik est un outil conçu dans le seul but de faire passer les opérations de sécurité au niveau supérieur. S’éloignant un peu plus des fonctionnalités des deux autres suites, la Suite de Gestion Administrative se concentre sur l’amélioration de l’efficacité opérationnelle en gagnant du temps et en réduisant les erreurs liées à vos fonctions de gestion administrative.

Avec une solution de planification, de préparation de la paie et de facturation intégrée à votre plate-forme de gestion des gardes sur place et mobile. Vous pouvez facilement connecter vos termes de contrat à votre ordonnancement de gardiennage et gérer la disponibilité du personnel en quelques clics.

La veille stratégique est intégrée à toutes ces fonctions et peut vous aider à améliorer votre efficacité, à gagner du temps et à réduire les erreurs. Les analyses approfondies du système comprennent une vue d’ensemble de vos dix principaux clients, votre type de vente par service et de nombreuses autres options personnalisables pour répondre à vos besoins et priorités. Grâce à ce niveau de détail granuleux, vous pouvez voir où vous êtes le plus rentable, où vous pouvez vous améliorer et comment vous pouvez repousser les limites et établir de nouveaux repères dans le secteur.

Avec ses deux modules — les modules Planification et Contrats & Facturation — la Suite de Gestion Administrative de TrackTik vous donnera un avant-goût d’une solution logicielle à guichet unique qui apportera une synergie à vos opérations.

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Module de planification : établir le bon horaire à chaque fois

Le module de planification vous donne un aperçu en temps réel des quarts de travail de votre personnel et relie vos contrats de service à vos opérations. Lorsque vous n’êtes pas au courant de vos opérations au sol, il est plus difficile de vous adapter aux changements de dernière minute ou de faire face aux dépenses en heures supplémentaires. En vous familiarisant avec ce qui se passe en temps réel, vous serez en mesure de favoriser l’excellence opérationnelle dans l’ensemble de vos services de sécurité.

Grâce à des données de planification détaillées et à des outils réactionnaires intégrés pour déplacer les exceptions, vous pouvez garantir une utilisation optimale de vos ressources et améliorer la précision, l’efficacité et la conformité de vos fonctions de gestion administrative. Faites correspondre le bon ensemble de compétences à la bonne tâche, et plus encore.

1. Élaborer une stratégie de dotation

Au lieu de vous fier à des suppositions pour faire correspondre les gardes aux quarts de travail et aux sites, vous pouvez automatiser ces tâches fastidieuses et créer une stratégie de dotation en personnel qui profitera à vos opérations dans l’avenir. Pendant que vous y êtes, vous pouvez également suivre les tendances et identifier les possibilités d’amélioration.

L’utilisation d’analyses prédictives et d’outils intelligents tels que la « disponibilité des employés », la « prévention des heures supplémentaires » et les « quarts de travail non confirmés » pour allouer vos ressources de la façon la plus efficace possible et créer le meilleur horaire de garde possible.

2. Réagir aux changements de dernière minute

Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, il n’y a plus lieu de paniquer. Vous n’avez pas besoin de décrocher le téléphone ou d’envoyer un courriel de masse, en espérant que quelqu’un, n’importe qui puisse décrocher. Vous n’avez plus à vous fatiguer les doigts et vous risquez de prendre une décision coûteuse juste pour vous adapter aux circonstances changeantes.

Avec la Suite de Gestion Administrative de TrackTik, vous pouvez désormais gérer les interruptions de disponibilité et de présence en quelques clics faciles et gagner du temps sur les fastidieux efforts de réordonnancement manuel. En utilisant les outils d’offre de décalage de SMS et d’autres dispositifs astucieux, vous pouvez tendre la main au personnel approprié en quelques minutes à peine.

3. Communiquez avec votre personnel de première ligne

L’un des principaux obstacles à la prestation de services de sécurité de qualité était la difficulté des voies de communication entre l’avant et l’arrière du bureau. Avec la Suite de Gestion Administrative de TrackTik, vous pouvez maintenant combler l’écart entre vos agents et votre personnel de soutien administratif afin de mieux suivre la responsabilité et d’obtenir une visibilité en tout temps. Grâce à un panneau de messagerie et aux fonctions d’accusé de réception après commande, vous pouvez rester en contact avec les employés au sol en tout temps.

Assurez la sécurité de vos travailleurs isolés grâce à un lien viable avec votre système de gestion. En offrant une protection à votre travailleur isolé, vous établissez un point de repère dans l’industrie et devenez un phare en matière de protection des employés. Les clients vous considéreront également comme une source plus fiable pour la sécurité des travailleurs isolés.

4. Trouver la meilleure personne pour le poste

Utilisez le tableau de bord en temps réel pour gérer les quarts de travail, les relevés de temps, les vérifications des employés et les alertes de quart en temps réel. Dans ce panneau de contrôle ou ce tableau d’affichage numérique, affichez les quarts de travail vacants, puis trouvez la personne appropriée pour le poste en faisant correspondre les compétences requises et les distances des employés (en cas d’urgence) par rapport au site ou aux sites nécessitant un gardien.

Module Gestion des Contrats et Facturation : présentez la valeur de vos services à vos clients

Pour les fournisseurs de services de sécurité, le module Contrats et facturation de la Suite de Gestion Administrative de TrackTik est un outil précieux qui facilite la facturation des clients. Gardez le contrôle de l’encombrement et conservez de façon transparente les données nécessaires à la création, à la correction et à la distribution des factures à vos clients. En même temps, vous ne raterez pas le coche en enregistrant les paiements et les notes de crédit, en vous assurant de ne jamais perdre de vue vos activités génératrices de profits et de demeurer responsable devant vos parties prenantes.

Un autre avantage est que vous pouvez assurer la satisfaction des employés en conservant et en préparant leurs données de paie à temps, en tout temps. En utilisant les grands volumes de données sur la paie empilés à l’intérieur de ce module, prenez du recul et surveillez les tendances afin de rester à l’affût des lacunes futures, entre autres choses.

1. Afficher un compte rendu exact de vos services

Évitez les dépenses inutiles et assurez-vous de démontrer la valeur et le rendement de votre budget en créant des contrats, en définissant les services et en facturant les postes. Utilisez des « paliers de prix personnalisables» et des « primes de facturation » pour traiter les termes complexes de votre contrat de service. Vous pouvez tenir vos clients au courant par l’intermédiaire d’un « portail client » affichant les informations auxquelles vous aimeriez qu’ils aient accès.

2. Personnalisez vos contrats

Alignez vos opérations pour respecter vos engagements contractuels et simplifiez votre processus de facturation afin d’accroître la satisfaction de vos parties prenantes. En établissant et en gérant les contrats de vos clients selon un cycle de facturation périodique, respectez vos normes de service envers vos clients.

3. Préparer les données prêtes pour la paie

Évitez de rapprocher manuellement les données de planification avec les données de paie et de facturation pour réduire les erreurs et gagner du temps. Personnalisez la fréquence de votre paie et fixez les niveaux de rémunération en fonction des postes. Vous pouvez également récompenser vos employés pour leur travail acharné.

Centraliser et expérimenter la synergie

Au fur et à mesure que les organisations grandissent et que l’information bombarde les décideurs, il devient de plus en plus important d’organiser un flux continu de données. L’assouplissement de ces canaux de données peut réduire les arriérés d’affaires et les décisions bloquées qui peuvent aller jusqu’à faire échouer les profits.

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Éliminer les goulots d’étranglement, minimiser les erreurs humaines, réduire le temps passé à migrer et à réconcilier les données peut s’avérer crucial dans les environnements commerciaux difficiles d’aujourd’hui. À la lumière de ces développements, les partisans des systèmes centralisés se portent garants d’une technologie collaborative qui peut s’adresser relativement facilement à tous les niveaux d’organisation.

La structure allégée qu’offrent les systèmes centralisés est également plus rentable et plus transparente. Pour les entreprises ayant de grands portefeuilles et des structures alambiquées, la création et la persistance du cloisonnement des données sont presque inévitables. Pour résoudre ce problème, une source centrale d’information avec des degrés d’accès peut mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, peu importe l’ampleur de l’organisation.

Pour les besoins de données complexes d’aujourd’hui, les analyses approfondies de la Suite de Gestion Administrative de TrackTik comprennent une vue d’ensemble de vos dix principaux clients, vos ventes par type de service et de nombreuses autres options personnalisables pour répondre à vos besoins et priorités. Grâce à ce niveau de détail, vous pouvez voir où vous êtes le plus rentable, où vous pouvez vous améliorer et comment passer au niveau suivant.