Franchement, il n’est pas difficile de comprendre le processus d’ordonnancement. Il s’agit de communiquer avec le bon garde, puis de l’amener au bon endroit au bon moment. C’est assez basique quand on le regarde comme ça!
En réalité, les agents de sécurité peuvent être difficiles à joindre. Ils ont des profils différents. Ils ont été formés sur différents sites. Différents sites exigent différents ensembles de compétences. Pour ces raisons et bien d’autres encore, l’ordonnancement est complexe, souvent répétitif, et il y a beaucoup de pièces mobiles. L’aspect le plus difficile de la tâche est que certaines des pièces mobiles changent.
Heureusement, il existe un meilleur moyen de planifier votre force de garde.
Pourquoi automatiser?
L’automatisation de votre ordonnancement à l’aide des logiciels les plus récents du secteur rendra votre vie opérationnelle beaucoup plus facile et efficace parce que vous serez en mesure de le faire :
1) Attribuer le bon garde
Tous les gardes ne sont pas adaptés à chaque site, et tous les sites ne sont pas adaptés à chaque garde. Vous devez être en mesure de trouver efficacement le bon garde pour un site en fonction de ses compétences et de ses attributs. En automatisant l’identification des compétences et des attributs, vous augmentez l’efficacité.
2) Communiquer en temps opportun
Grâce à l’IdO, à la mobilité et à la connectivité générale, nous vivons à l’ère de l’accès en temps réel, en tout temps. Je sais que le secteur de la sécurité est souvent sceptique face au changement, mais si nous nous soucions de rentabilité et d’efficacité, nous devons adopter de nouvelles façons de faire!
Votre personnel veut recevoir et confirmer son horaire dans le format qui lui convient le mieux, qu’il s’agisse de SMS, de courriel ou par Internet. Mettez l’horaire entre les mains de vos gardes selon vos priorités et leurs préférences en matière de communication.
3) Comptez sur la précision
L’horaire doit être exact. Vos gardes en dépendent, tout comme vos clients. Les clients paient leurs factures en fonction de l’horaire des gardes et ils veulent que ce soit bien. Nous détestons tous recevoir une facture à corriger. Saisissez les données une fois non pas d’abord dans la planification, puis dans un logiciel de facturation.
4) Augmenter l’efficacité
Regarde les choses en face : au fur et à mesure de votre croissance, vous ne pouvez plus compter sur des « outils » de planification interne ou pire encore – un tableur ou un calendrier sur papier. Saisissez les données d’ordonnancement une seule fois et transférez-les à d’autres systèmes en aval comme la paie, la facturation, la comptabilité, etc.
Une fois que votre équipe d’ordonnancement travaille avec les logiciels les plus récents du secteur, vos employés peuvent choisir la vue appropriée (roulement ou maître) et se concentrer sur les anomalies, les réservations et les vacances plutôt que de répéter constamment les transactions quotidiennes.
Pour ceux qui ne sont pas au courant, TrackTik a introduit la Suite de Gestion Administrative comme un moyen plus efficace de gérer votre société de sécurité. Nous voulions aborder l’automatisation du secteur de la sécurité depuis la ligne de front (Suite de Suite d’Opérations de Gardiennage et Suite de Patrouille Mobile), qui ciblent les données de sécurité, de la gestion administrative, qui se concentre sur la veille stratégique et l’efficacité.
TrackTik permet aux entreprises de services de sécurité de rationaliser l’administration, de planifier efficacement, de réduire le temps de facturation et, comme nous l’avons mentionné, de mesurer la performance des activités de sécurité.
L’objectif ultime de la suite est de permettre à votre équipe de se concentrer sur la prestation de services de qualité qui tiennent les promesses faites à vos clients.
Contactez notre équipe d’experts au [email protected] pour en savoir plus!
