Gérer une équipe de sécurité n’est pas une tâche facile. Qu’il s’agisse d’embaucher le bon personnel ou de s’assurer que tous les gardes sont planifiés correctement, la gestion de la force de garde peut prendre beaucoup de temps, vous en laissant moins pour vous concentrer sur les activités qui vous aident à développer votre entreprise.

Ça n’a pas à se passer comme ça. Une gestion de la force de garde efficace est beaucoup plus facile à réaliser qu’on ne le pense, surtout grâce à la disponibilité croissante de systèmes automatisés spécialement conçus pour les équipes de gardes. Pour en savoir plus sur la façon dont les processus automatisés qui sont maintenant disponibles peuvent vous aider, vous et votre personnel, à gagner du temps sur des tâches de gestion clés.

Planification

La planification des gardes est sans aucun doute l’une des responsabilités les plus fastidieuses qu’une équipe de gestion de la sécurité doit assumer. L’ordonnancement est une préoccupation constante, avec plusieurs variables que les gestionnaires doivent prendre en considération. Qu’il s’agisse de répondre aux exigences de sécurité des clients, de tenir compte des demandes de congés ou d’autres problèmes de disponibilité, il faut beaucoup de travail pour s’assurer que les bons gardes sont affectés aux bons quarts de travail.

Heureusement, les technologies d’automatisation d’aujourd’hui ont grandement simplifié le processus d’ordonnancement. Les plateformes d’ordonnancement fournissent une vue d’ensemble de vos gardes et de vos clients, ce qui facilite la vérification des exigences des clients et de la disponibilité des gardes dans un seul endroit pratique. Les quarts de travail récurrents peuvent même être entièrement automatisés pour apparaître sur l’horaire de chaque semaine.

Mieux encore, ces systèmes d’ordonnancement envoient automatiquement une notification aux gardes lorsqu’ils reçoivent une nouvelle mission, réduisant ainsi les besoins de communication. De telles commodités réduisent considérablement le temps que votre personnel de bureau doit consacrer à ces tâches, tout en réduisant l’erreur humaine qui peut se glisser dans le processus d’ordonnancement.

Gestion de la répartition

Qu’il s’agisse de s’assurer que les gardes sont arrivés à l’heure à leur quart de travail ou que les rapports d’incidents sont bien organisée, la gestion de votre équipe de gardes pendant qu’ils sont au travail exige aussi du travail. Les outils d’automatisation simplifient les tâches clés pour les gardes et le personnel administratif afin d’accroître l’efficacité.

Par exemple, les systèmes de gestion administrative comportent des modules de gestion des présences qui fournissent une vue en temps réel de la présence d’un garde de sécurité à son quart de travail à l’heure. Le suivi GPS et le géorepérage donnent un aperçu en direct des activités des gardes, ce qui permet à la direction de savoir ce qui se passe sans qu’il soit nécessaire d’effectuer des vérifications constantes.

Les systèmes de rapports automatisés simplifient également la paperasserie pour les gardes, leur permettant de soumettre des rapports rapidement et avec une plus grande précision. Les applications de rapports saisissent automatiquement l’heure et le lieu, tout en marquant les autres champs comme « requis » pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont enregistrées et transmises directement au personnel de gestion administrative. Plus besoin d’attendre la paperasse physique lorsque tout est soumis numériquement!

Salaires et factures

La commodité de l’ordonnancement automatisé, du suivi des gardes et de la production de rapports s’applique également à la gestion de la paie et de la facturation des employés. Les données de planification et de rapport (y compris les informations relatives aux demandes de congés, aux congés de maladie et au travail des jours fériés) peuvent être facilement intégrés dans les systèmes de paie de votre entrepriseL’information n’a besoin d’être saisie qu’une seule fois pour créer une liste de paie exacte.

Ces systèmes facilitent également la création, l’envoi et le suivi des factures, ce qui vous permet de garder le contrôle de vos flux de trésorerie. Grâce aux rapports et à la facturation automatisés, vous n’avez plus à vous soucier de la perte d’une facture clé dans une pile de documents. De nombreux systèmes automatisés fournissent même une ventilation détaillée des coûts et des revenus associés à chaque site client, ce qui vous permet d’identifier facilement les clients les plus rentables pour votre entreprise.

Devenir plus efficace que jamais

En tirant parti des outils d’automatisation mis à la disposition des équipes de gardes de sécurité d’aujourd’hui, vous serez mieux équipé que jamais pour gérer efficacement votre personnel. Au fur et à mesure que vous et votre  personnel de gestion administrative est en mesure de réduire le temps que vous consacrez aux tâches mondaines (mais essentielles) de gestion des gardiens,plus vous aurez plus de temps pour les choses qui feront croître votre entreprise. Une utilisation plus efficace de votre temps vous procurera des avantages à court et à long terme qui vous permettront de travailler dans un environnement plus sécuritaire.