Tous les logiciels ne sont pas égaux. Choisir un système permettant de gérer correctement une entreprise de sécurité est plus qu’une option intéressante. Nous sommes bien au-delà de l’approche papier-crayon et tableur. Mais pour exploiter correctement les données, le système doit être plus que facile à utiliser, accessible de partout et centralisé. En fait, ces critères sont devenus le strict minimum pour répondre aux attentes et aux normes du secteur d’activité et des entreprises.

Vous pouvez juger de l’efficacité de votre logiciel de gestion du personnel de sécurité en déterminant s’il est allé au-delà du minimum, en évaluant la manière dont les données sont utilisées, avec qui elles sont partagées, la facilité avec laquelle elles sont manipulées et dans quelle mesure les décisions en matière de sécurité sont guidées par les données et non par des suppositions.

Voici quatre autres éléments à prendre en compte lorsque vous vous engagez dans votre transformation numérique :

  1. Vous n’avez pas accès aux données historiques et en temps réel
    Sans une vision en temps réel de vos opérations, il est difficile de gérer et de s’adapter aux changements de dernière minute, de respecter les accords de niveau de service (ANS), de réduire avec précision les dépenses en heures supplémentaires ou de mesurer les indicateurs clés de performance (ICP). Sans rapports ni données précises, vous ne pouvez pas repérer les tendances et anticiper les risques potentiels avant qu’ils ne se transforment en problèmes. Il est toujours préférable d’utiliser la technologie à son maximum. Contrôlez le coût et l’exposition des heures supplémentaires non facturées et des services manqués. Transmettez efficacement les informations relatives aux horaires à votre personnel (par SMS, par courriel ou par téléphone). La solution doit vous offrir la flexibilité d’un module de création de rapports facile à utiliser. Comme une image vaut mille mots, vos rapports doivent être riches en images et autres données.
  2. Vous ne pouvez pas prouver votre conformité
    De la santé-sécurité au droit du travail, en passant par les exigences relatives aux déclarations en matière de sécurité publique, les exploitants en sécurité sont directement ou indirectement concernés par la législation. Vous devez disposer d’un processus permettant de revoir régulièrement la législation existante et de communiquer tout changement à vos parties prenantes. Les responsables de la sécurité peuvent avoir à rendre compte directement de la conformité ou à fournir des données pour soutenir les efforts sur la conformité de leurs clients. Dans les deux cas, vous avez besoin d’une solution de gestion du personnel de sécurité capable de collecter, de stocker et de communiquer les données de l’ensemble des opérations et de réduire le risque d’erreurs potentielles relatives à la conformité. Une autre façon de démontrer la conformité est de faire preuve de responsabilité, de fiabilité et de transparence.
  3. Vous ne pouvez pas suivre la progression de vos agents
    Vous vous demandez encore où sont vos agents? Dans le monde connecté d’aujourd’hui, cela ne devrait pas arriver. Vous devez savoir, en temps réel, où se trouvent vos équipes. Sans cette fonction, vous ne pouvez pas rassurer vos clients, assurer la responsabilisation ou la tranquillité d’esprit à l’utilisateur final. Avec le suivi GPS, vous avez accès à une carte dynamique en temps réel qui affiche, en tout temps, la position de vos agents. Grâce au géorepérage prédéfini, vous recevrez des alertes lorsque le personnel pénètre dans une zone déterminée ou s’il quitte le site du client. Vos superviseurs et vos agents doivent être automatiquement avertis par SMS et par courriel si l’agent se trouve dans la zone interdite que vous avez établie.
  4. Vous continuez à effectuer des tâches manuelles inutiles
    Les tâches manuelles sont chronophages, provoquent des erreurs et sont une perte d’énergie. Si vous continuez à appeler manuellement les agents pour savoir qui peut travailler et quand, ou à utiliser des feuilles de présence sur papier et à transcrire manuellement les heures dans les systèmes de paie, vous générerez des coûts énormes en termes de travail administratif, de perte potentielle de données et vous exposerez l’organisation au risque d’erreur humaine. Trouvez une solution qui dote vos agents de tous les outils dont ils ont besoin, comme le rapport d’incident, pour pousser les rapports directement dans la plateforme par le biais des téléphones cellulaires. Une solution de gestion du personnel de sécurité devrait vous aider à planifier les quarts de travail, à suivre les heures et les présences, et à disposer d’un système intégré de déclaration des salaires.

Une solution de gestion du personnel de sécurité doit aller au-delà des principes de base, s’intégrer pleinement dans votre entreprise, vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux et vous apporter les avantages suivants : organisation, efficacité, tranquillité d’esprit, responsabilité et performance. Je vous mets au défi d’examiner la capacité de votre système à extraire de multiples types de points de données et à manipuler les informations pour les utiliser afin d’améliorer votre entreprise.

L’adoption des technologies ne doit pas être un exercice caractéristique; elle devrait faire partie d’un plan d’amélioration des affaires. Si vous vous limitez aux fonctionnalités, vous ne profiterez probablement pas des occasions que la technologie peut vous apporter.

Si votre logiciel de gestion du personnel de sécurité n’est pas à la hauteur, planifiez une démonstration avec nous pour voir comment TrackTik répond aux attentes et aux normes du secteur et des entreprises.

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