Dans tous les domaines, le processus d’établissement des horaires de travail des employés implique une quantité exorbitante de coordination, de collaboration et de conciliation. En termes simples : un grand nombre de pièces mobiles sont impliquées dans une planification efficace. Voici un aperçu de la façon dont les logiciels de planification peuvent vous aider à maîtriser cette tâche.
Couverture, excédent et alertes : personnel de coordination
Coordonner les horaires, remplir les créneaux, couvrir les quarts de travail vides (tout en s’assurant que vous ne réservez pas du personnel pour des heures supplémentaires inutiles) peut être un emploi à temps plein. Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre comme TrackTik vous permet de voir les heures supplémentaires arriver avant qu’elles ne se produisent, ce qui vous donne la possibilité de faire des ajustements et de protéger votre budget. La gestion des heures supplémentaires avant qu’elles ne deviennent un problème peut faire la différence entre un mois rentable et un mois non rentable.
Un logiciel de gestion du personnel approprié vous donnera les avertissements et les avis nécessaires. Ceci est important car les règlements, les exigences et les heures d’ouverture par la poste peuvent varier et doivent être portés à votre attention en temps opportun, et non après que des erreurs ou des compromis se sont produits. Les outils de planification avancés de TrackTik peuvent vous aider à contrôler les dépenses en heures supplémentaires.
Vous pourrez voir l’impact des scénarios d’heures supplémentaires et de vacances. Vous pouvez également voir les quarts de travail vacants, les quarts de travail non confirmés, la surveillance des présences, la file d’attente des propositions pour les offres de quart et un tableau de bord pour les notes de quart.
Participation, évaluations et données objectives : la collaboration facilitée
Avoir un moyen d’évaluer vos employés ou votre personnel contractuel est de la plus haute importance pour maîtriser vos ICP et vos ANS. Vos clients comptent sur vous pour gérer et gérer et maintenir les normes de service. Cela peut être difficile à faire si vous n’avez pas de processus intégrés et automatisés. Souvent, cela nécessite la collaboration de plusieurs services et processus qui n’ont apparemment aucun moyen d’être réconciliés. Cela peut mener à des situations où les gestionnaires de la sécurité ont de la difficulté à savoir si un agent s’est présenté pour un quart de travail.
Recevez en temps réel les alertes d’absences; voyez qui a pointé, sur le site ou quels postes doivent être pourvus en temps réel pour que vous puissiez prendre des mesures proactives pour résoudre tout problème. Non seulement le logiciel d’ordonnancement de TrackTik fournit des alertes en temps réel, mais il recueille également des données objectives qui facilitent l’évaluation de la performance et de la qualité du service afin que vous puissiez prendre de meilleures décisions de gestion dans l’avenir.
Grâce aux données de planification avancée, vous serez en mesure d’exporter des données prêtes pour la paie qui combinent les efforts des gestionnaires des ressources humaines et de l’ordonnancement : rationalisation du processus inter-services. Chaque partie aura accès à la même information, ce qui éliminera les erreurs humaines ou les retouches.
Les opérations d’ordonnancement avancées supportées par le bon logiciel vous donneront une vue globale des forces et faiblesses opérationnelles qui vous donnera la capacité de prendre des décisions fondées sur les données dans les domaines appropriés de vos fonctions de première ligne et de gestion administrative.
Rapprochement : réponses aux questions
Devrai-je constamment modifier les paramètres à chaque période d’ordonnancement?
Définitivement pas. Une fois que vous avez mis en place certains paramètres d’ordonnancement et exigences pour les quarts de travail récurrents, le travail est effectué et les processus peuvent être automatisés à partir de là!
Comment puis-je aviser les gardes de tout changement de quart de travail ?
C’est facile : en envoyant un courriel à vos gardes. Grâce à un « tableau des quarts de travail », vous pouvez trouver les informations nécessaires sur les quarts de travail et informer vos gardes par SMS de l’offre de quarts de travail. C’est aussi un excellent moyen de communiquer efficacement et en temps réel avec vos agents.
Je suis préoccupé par la saisie des données. Est-ce que je gagne vraiment du temps?
Bien qu’il y ait un investissement initial, vous en récolterez les fruits avec une plus grande efficacité et moins de temps consacré à la saisie manuelle des données dans vos opérations :
- Faciliter la production de rapports sans papier pour le personnel de première ligne.
- Exécutez facilement votre cycle de paie pour que les données de paie soient prêtes.
- Profitez des intégrations avec votre logiciel de comptabilité
- Bénéficiez d’une vue d’ensemble des informations d’ordonnancement sur l’ensemble des sites et des zones.
Super, donc mon ordonnancement a été rationalisé. En quoi cela aide-t-il le reste de mes processus?
L’avantage des logiciels d’ordonnancement avancé est qu’ils sont conçus pour s’intégrer facilement à vos autres fonctions opérationnelles. Partagez des données, exportez des analyses et connectez vos opérations pour faciliter le suivi des présences, la facturation et la veille stratégique, en éliminant les cloisonnements.
Conclusion
L’ordonnancement avancé est un engrenage d’une machine plus grande qui doit fonctionner en tandem avec vos autres fonctions de gestion administrative. Qu’il s’agisse d’absences ou d’heures supplémentaires, vous avez besoin d’un moyen optimal de gérer les ressources qui élimine les cloisonnements et facilite la circulation des données. N’oubliez pas non plus qu’un logiciel d’ordonnancement performant vous offre une gamme d’options adaptées à vos besoins. Donnez du pouvoir à tous les niveaux de vos opérations grâce à des informations complètes qui aident vos employés à mieux faire leur travail.
Liste de contrôle du logiciel d’ordonnancement avancé :
- Vue complète du profil RH
- Affichage dynamique des tuiles ou du tableau de bord pour des informations rapides
- Fonctionnalités SMS et courriel pour les alertes et notifications
- Données prêtes pour la paie
