C’est une chose d’implémenter un logiciel de gestion des effectifs pour votre entreprise de sécurité – c’en est une autre d’utiliser un logiciel qui est vraiment capable de répondre aux exigences du lieu de travail moderne. Bien que de nombreux facteurs puissent avoir une grande influence sur l’efficacité de votre système (comme l’infonuagique et le déploiement flexible de logiciels), peu de caractéristiques sont plus importantes que la gestion des effectifs en temps réel.
C’est une chose d’implémenter un logiciel de gestion des ressources humaines pour votre entreprise de sécurité – c’en est une autre d’utiliser un logiciel qui est vraiment capable de répondre aux exigences du lieu de travail moderne. Bien que de nombreux facteurs puissent avoir une grande influence sur l’efficacité de votre système (comme l’infonuagique et le déploiement flexible de logiciels), peu de fonctions sont plus importantes que la gestion des effectifs en temps réel. Après tout, gérer une équipe de gardes de sécurité n’est pas une tâche facile, surtout lorsqu’il s’agit d’organiser les horaires, de surveiller les activités des agents sur plusieurs sites clients et de traiter les rapports d’incidents. Cependant, à l’aide d’outils de gestion des effectifs en temps réel, chacune de ces tâches devient beaucoup plus facile à gérer, ce qui allège la charge de travail du personnel administratif tout en permettant aux gardiens d’exercer un meilleur contrôle sur leur travail.
Alors, que signifie exactement « temps réel » pour votre logiciel de gestion des effectifs? Voici quelques exemples d’applications en temps réel qui peuvent faire une différence pour votre équipe.
Accès facile
L’un des plus grands avantages du logiciel « temps réel » est qu’il permet à chacun – du personnel administratif aux clients et aux agents de sécurité – d’accéder à l’information dont il a besoin en temps réel. L’intégration avec les téléphones intelligents et les tablettes permet aux utilisateurs d’effectuer les tâches nécessaires à tout moment et en tout lieu. Si un gardien doit mettre à jour sa disponibilité de travail, il n’a pas besoin d’attendre son prochain quart de travail pour le faire. Si un client souhaite accéder aux données des patrouilles les plus récentes sur son site, il n’a pas besoin de se fier aux rapports papier soumis par l’équipe de gestion de la sécurité.
En fournissant un accès en temps réel à l’ordonnancement, au suivi des gardes, aux rapports d’incidents, et plus encore, il devient d’autant plus facile de maintenir des communications de qualité entre toutes les parties concernées. Les messages peuvent même être envoyés par SMS ou par courriel, ce qui garantit que la bonne information est transmise aux bonnes personnes en temps utile. Cela augmentera considérablement l’efficacité de la main-d’œuvre, ce qui permettra à votre équipe d’offrir de meilleurs résultats à vos clients.
Amélioration de la responsabilisation
Un autre avantage notable du logiciel de gestion des effectifs en temps réel est sa capacité à améliorer la responsabilisation des membres de votre équipe de sécurité. Le suivi GPS et les points de contrôle numériques sont des caractéristiques clés des programmes modernes de gestion des effectifs de sécurité. Ces outils permettent à la direction de suivre les activités des gardes en temps réel et de s’assurer que les patrouilles sont effectuées conformément aux exigences du client.
Si un garde n’arrive pas à un point de contrôle requis, une alerte est envoyée à la direction, ce qui lui permet de contacter le garde et de corriger le problème.
Ce niveau accru de responsabilisation fait en sorte que les gardes assument l’entière responsabilité de leurs fonctions. Le suivi en temps réel se traduit naturellement par un travail plus diligent de la part des gardes en patrouille, qui s’assurent que vous respectez adéquatement les promesses que vous avez faites à vos clients.
Bien sûr, cette augmentation de la responsabilisation va dans les deux sens – avec un accès instantané aux données, la direction est responsable de prendre des mesures immédiates pour résoudre les rapports d’incident et d’autres problèmes. Comme tous les membres de votre équipe de sécurité s’approprient davantage leur travail, il sera d’autant plus facile de dépasser les attentes des clients.
Des données plus intelligentes
La diffusion automatique de l’information par un système de gestion des effectifs en temps réel garantit une efficacité et une précision accrues dans toutes les activités de votre équipe. Avec les rapports d’incidents, les données de localisation peuvent être ajoutées automatiquement à l’aide des données GPS, ce qui accélère le processus de rapport et élimine les erreurs. Le fait d’héberger l’information sur les horaires dans une base de données numérique qui reflète les mises à jour en temps réel et les préférences des clients réduit considérablement le risque de programmer le mauvais gardien pour un quart de travail particulier.
En stockant ces informations dans une base de données en nuage sécurisée, les utilisateurs peuvent avoir l’assurance que leurs données seront sauvegardées pour référence future. Il n’y a aucun risque que des rapports importants soient égarés.
Avec des données précises et protégées, les entreprises de gardiennage et leurs clients seront mieux placés pour apporter d’autres améliorations qui augmenteront l’efficacité et la sécurité.
