Les professionnels de la sécurité d’entreprise doivent souvent défendre leur budget auprès des dirigeants. La triste réalité, c’est qu’il est difficile pour les services de sécurité de démontrer leur valeur – jusqu’à ce qu’un incident se produise. La valeur ajoutée tout au long de l’année par des équipes de sécurité bien gérées est plus difficile à démontrer en l’absence de données solides.
Une question de perception
Le traitement des incidents majeurs est la façon la plus évidente dont les équipes de sécurité démontrent leur valeur, et souvent les seules activités qui sont enregistrées sur le radar des détenteurs de budget et des dirigeants. Cela peut signifier que d’autres travaux tout aussi précieux passent inaperçus. Cela peut aller de l’évitement des dépenses liées, par exemple, à des problèmes d’installations non contrôlés tels que des fuites et des portes cassées, à la prévention des atteintes à la réputation dues à des vols.
Sans les données nécessaires pour avoir une vue d’ensemble de vos opérations, vous risquez de réduire votre budget, ce qui pourrait signifier moins d’heures et moins de gardes, ce qui ouvrirait votre organisation à des incidents coûteux. Il est peut-être trop tard pour que les dirigeants prennent conscience de la valeur des dépenses de sécurité.
Mais comment pouvez-vous remettre en question les perceptions par rapport à la réalité?
La meilleure façon pour les équipes de sécurité de montrer leur valeur est d’utiliser un logiciel automatisé et intégré de gestion des effectifs de sécurité qui favorise la visibilité, la transparence et la responsabilisation.
Si vous planifiez, suivez les données et gérez les heures supplémentaires manuellement ou à l’aide d’un logiciel indépendant en cloisonnement, vous n’êtes pas armé de données en temps réel, exactes et essentielles sur vos dépenses et activités. Sans données en temps réel à transmettre à la direction, vous aurez beaucoup plus de difficultés à gérer.
Voici quelques façons d’utiliser le logiciel intégré de gestion des effectifs de sécurité pour défendre votre budget :
Suivre les incidents en temps réel
Lorsque votre travail passe inaperçu aux yeux de la direction, il est difficile de les convaincre que vous fournissez plus qu’ils ne le pensent. Avec l’inexactitude et le manque d’information dans les rapports établis sans logiciel automatisé de gestion des effectifs de sécurité, vous n’avez pas les données pour vous sauvegarder.
Au lieu d’essayer de compter sur les gardes pour rapporter et se souvenir des détails des incidents, la collecte d’informations précises en temps réel signifie que vous n’aurez plus jamais à utiliser les suppositions comme données.
Les avantages? Non seulement vous disposez maintenant de données précises pour justifier votre budget, mais vous avez une idée beaucoup plus claire du nombre d’incidents que votre équipe de sécurité résout, ce qui améliore votre temps de réponse et vos capacités d’atténuation des risques. Si vous n’avez pas suivi vos données avec précision auparavant, vous ne savez peut-être même pas à quel point vous avez travaillé dur.
Fournir des données sur les secteurs problématiques
En plus du suivi en temps réel de l’impact de votre équipe sur l’organisation, vous pouvez localiser exactement où les incidents se produisent et identifier les tendances. Auparavant, si une porte en particulier avait constamment eu besoin d’être réparée ou si une zone de l’immeuble avait connu plus d’incidents que d’autres, vous n’avez peut-être pas saisi la tendance.
Maintenant, grâce à un suivi précis, vous pouvez non seulement déterminer où vous devez concentrer vos efforts et vos ressources, mais aussi prouver à la direction que vous utilisez votre budget et vos gardes le plus efficacement possible. Bien que les incidents anticipatoires aient pu miner votre situation budgétaire dans le passé, avec l’accès à l’historique des données, vous pouvez maintenant mettre en évidence des avantages tangibles.
Améliorer la responsabilisation des employés
Une équipe bien gérée et bien suivie signifie une équipe responsable. Avec un système de surveillance des gardes, vous pouvez suivre non seulement les incidents, mais aussi les mouvements de votre équipe pendant le service. L’horodatage de l’activité et le suivi GPS sur les téléphones signifie que personne ne peut vous donner des données inexactes sur ses quarts de travail, volontairement ou non.
Une plus grande responsabilisation des employés s’accompagne d’une plus grande assurance que votre budget est utilisé efficacement.
Gérer les dépenses relatives aux heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont l’une des plus grosses pertes de revenus pour les équipes de sécurité. Si une part importante de votre budget est consacrée aux heures supplémentaires, vous vous exposez aux défis budgétaires de la direction.
Effectuer le suivi des données sur les dépenses en heures supplémentaires de votre équipe n’est pas un problème avec les logiciels de gestion des effectifs de sécurité. Non seulement vous aurez une idée précise des dépenses en heures supplémentaires, mais vous pourrez identifier avec précision la cause profonde des dépenses et prendre des mesures correctives au besoin. La technologie peut vous soulager de la planification tout en vous aidant à faire progresser votre budget.
Soutenu par une vue à 360 degrés de vos opérations grâce aux données, vous pouvez démontrer le retour sur investissement de votre équipe tout au long de l’année et trouver la défense de vos budgets beaucoup plus facile.
