Mettez de côté pour un instant toutes les efficacités opérationnelles de l’automatisation de l’ordonnancement dans votre entreprise de services de sécurité – nous y reviendrons plus loin – et considérez un avantage qui est souvent négligé : l’effet positif du logiciel sur la rétention du personnel.
Bien sûr, je n’ai pas besoin de vous rappeler que le roulement des gardes est un casse-tête permanent dans notre secteur, et que les tracas et les coûts récurrents du recrutement et de la formation des gardes n’ajoutent pas de plaisir à votre journée.
C’est là qu’interviennent l’automatisation des horaires et la rétention du personnel. Laissez-moi vous expliquer.
La recherche en milieu de travail montre qu’un sentiment d’autonomie au travail contribue grandement au bien-être des employés. Par autonomie, j’entends le sentiment perçu qu’un employé peut faire des choix et prendre des décisions concernant son travail, par exemple, où, quand et sur quoi il travaille.
Naturellement, il existe de nombreux degrés d’autonomie au travail.
Un système d’ordonnancement automatisé bien conçu peut offrir à vos gardes un plus grand sentiment d’autonomie et de bien-être :
✔ Offrir des options d’horaires flexibles
Un logiciel d’ordonnancement intelligemment conçu offre aux employés l’équivalent électronique des tableaux d’affectation qui affichent leurs options d’ordonnancement. Par exemple, un garde encore à l’université ou un nouveau père peut avoir des horaires spécifiques qu’il préfère. Le tableau de service électronique leur offre la flexibilité de choisir un horaire qui leur convient, et ce choix contribue à leur bien-être au travail.
✔ Permettre des méthodes flexibles d’offre de quarts de travail qui permettent à vos employés d’être plus proactifs.
Le processus d’offre de postes, une forme d’auto-détermination, laisse une grande partie de l’horaire entre les mains des employés. Ils façonnent de façon proactive leur horaire en fonction des paramètres que vous avez établis.
Par exemple, vous, l’employeur, envoyez un SMS à une liste d’agents et, en fonction de leurs réponses selon le principe du premier arrivé, premier servi, vous attribuez des quarts de travail. Vous pouvez également envoyer un SMS en séquence à votre liste d’officiers. Vous définissez la durée autorisée pour une réponse. Vous pouvez également proposer différents taux de salaire à différents moments de l’enchère. Par conséquent, les employés ont l’impression d’avoir plus de contrôle sur leur horaire.
✔ Renforcer le sens du franc-jeu
Un logiciel d’ordonnancement bien conçu vous permet, à vous et à vos gardes, d’effectuer le suivi des pauses et des heures de repas.
Grâce à ce suivi transparent, vos gardes peuvent clairement commencer et terminer les pauses, puis voir quand ils ont pris leurs pauses. De plus, comme toute cette activité fait l’objet d’un suivi et laisse une piste de vérification, vous pouvez consulter les dossiers électroniques au besoin.
✔ Plus d’avantages pour vous et votre équipe financière
En plus de contribuer au bien-être de vos gardes, l’automatisation de votre planification à l’aide des plus récents logiciels axés sur le secteur rendra votre vie opérationnelle beaucoup plus facile et efficace.
Vous passerez beaucoup moins de temps à résoudre les problématiques évitables et à apaiser les clients insatisfaits.
Voici quelques-unes des douleurs que l’ordonnancement automatisé éliminera ou réduira efficacement :
✗ Mauvaise combinaison du garde et du site
Tous les gardes ne sont pas adaptés à chaque site, et tous les sites ne sont pas adaptés à chaque garde. En automatisant l’identification des compétences et des attributs de vos gardes, vous améliorez l’efficacité et la prestation des services.
✗ Dépendance excessive à l’égard des ordonnanceurs humains
Certaines entreprises peuvent devenir trop dépendantes des ordonnanceurs humains, qui parviennent à stocker toutes les qualifications et les préférences de vos gardes dans leur esprit et leurs systèmes de classification personnels. Par conséquent, l’entreprise devient vulnérable aux absences ou aux demandes des ordonnanceurs. L’automatisation de l’ordonnancement réduit considérablement cette vulnérabilité.
✗ Couverture manquée
La mise au point de dernière minute est inévitable, et elle peut bouleverser le flux de travail d’un ordonnanceur. Lorsque le logiciel vous aide à trouver rapidement des gardes, vous réduisez vos frais généraux et vos employés peuvent consacrer plus de temps à des problèmes plus importants. Identifiez facilement la prochaine meilleure personne disponible.
✗ Planification en double
Que faites-vous quand deux gardes se présentent pour le même quart de travail? Votre client, pour dire le moins, ne sera pas impressionné. En plus de cela: quel gardien est payé? deux? Ça fait mal à la réputation et à la ligne de fond.
✗ Heures supplémentaires
Il est important de ne pas surmener votre équipe du point de vue des RH, de l’efficacité et de l’argent. En termes simples, les heures supplémentaires non facturées peuvent tuer vos marges (et nous savons qu’elles sont déjà serrées). Grâce à la planification automatisée, vous savez qui est disponible et à combien s’élèvent ses heures totales hebdomadaires.
De toute évidence, l’automatisation des horaires peut contribuer au sentiment d’autonomie et de bien-être de vos gardes. Ces sentiments se traduisent par une meilleure rétention du personnel et une équipe RH moins stressée.
En fin de compte, vos équipes des finances et de la direction apprécieront vraiment l’efficacité opérationnelle générée par l’automatisation de la planification.
Lorsque ces équipes sourient, vous savez que vous avez fait un grand pas vers la construction d’une entreprise plus prospère.
