Les dépenses en heures supplémentaires sont une préoccupation sérieuse pour de nombreuses entreprises, mais peu de secteurs sont plus durement touchés par les coûts des heures supplémentaires que les fournisseurs d’agents de sécurité. Bien que vous ne puissiez pas toujours éviter de planifier un garde pour un quart de travail supplémentaire, beaucoup trop d’entreprises nuisent à leurs résultats financiers parce qu’elles n’utilisent pas les stratégies et outils de réduction des heures supplémentaires appropriées.
Trouver des moyens de réduire les dépenses en heures supplémentaires devrait être l’une de vos priorités. À long terme, il pourrait s’agir d’un élément clé du maintien d’une entreprise rentable.
Voici trois des meilleures façons d’éliminer les heures supplémentaires inutiles.
Rationalisation de l’ordonnancement
L’un des principaux obstacles à la réduction des heures supplémentaires est l’absence d’une vue d’ensemble. Lorsque le personnel de gestion ne sait pas exactement combien d’heures ses gardes ont déjà travaillé, il devient trop facile d’assigner un quart de travail à quelqu’un qui finira par recevoir la rémunération des heures supplémentaires.
Heureusement, les nouveaux outils logiciels facilitent grandement la tâche de la direction qui veut avoir une vue d’ensemble de l’horaire de ses gardes. Les mises à jour d’état en temps réel vous aident à voir combien d’heures un garde a déjà travaillé et combien d’autres quarts de travail ont été prévus pour une période de paye donnée. Les alertes et les notifications poussées vous permettent d’être informé si des changements doivent être apportés pour éviter les heures supplémentaires.
Bien qu’un tel logiciel facilite naturellement l’ajustement des affectations d’équipes pour éviter de planifier des heures supplémentaires, ce n’est pas la seule façon d’en faire profiter votre entreprise. En peaufinant l’affectation des quarts de travail, le rendement et la rétention des gardes s’amélioreront à mesure que chacun recevra une charge de travail plus équilibrée.
Formation en groupe de vos gardes
Un autre problème qui empêche les entreprises d’agents de sécurité de réduire les heures supplémentaires est l’écart dans la formation, les habilitations de sécurité et d’autres compétences nécessaires parmi leurs employés. De nombreux clients du secteur de la sécurité exigent que les gardes affectés à leurs installations détiennent une certification particulière ou suivent une formation supplémentaire. Si seul un nombre limité de vos employés possède les compétences requises, vous aurez de la difficulté à éviter de surcharger vos employés les plus qualifiés.
La solution est simple : offrir une formation polyvalente à vos employés. Même si une formation supplémentaire peut nécessiter un investissement initial, elle vous aidera à économiser à long terme. Au fur et à mesure qu’un plus grand nombre de gardes acquerront les compétences et les certifications nécessaires pour remplir différentes tâches, il sera beaucoup plus facile de répartir les quarts de travail de façon plus uniforme.
Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque vous devez trouver un remplaçant en cas d’urgence pour un quart de travail. Avec des gardes mieux formés et disponibles, vous serez mieux en mesure d’éviter de programmer quelqu’un qui fera des heures supplémentaires. Comme dans le cas de la rationalisation de votre horaire, offrir une formation supplémentaire à vos gardes est également susceptible d’améliorer le maintien en poste et la satisfaction au travail, ce qui vous permettra d’améliorer encore davantage vos résultats financiers.
Changements de personnel
Bien souvent, les entreprises de gardiennage qui s’occupent constamment des dépenses d’heures supplémentaires n’ont qu’un seul problème : elles n’ont pas un personnel assez nombreux.
Croyez-le ou non, l’embauche de gardes supplémentaires peut en fait aider une petite entreprise de sécurité à économiser de l’argent. À long terme, il en coûte beaucoup moins cher d’embaucher un nouvel agent qui travaille 30 heures par semaine, plutôt que d’avoir trois autres employés qui font chacun 10 heures supplémentaires.
D’autre part, certaines entreprises peuvent bénéficier d’une dotation proportionnelle. Il n’est pas inhabituel pour les entreprises de gardiennage d’avoir une demande plus élevée certains jours de la semaine ou à certaines périodes de l’année. Certains clients peuvent ne vouloir vos services que pour des événements spéciaux. Avec l’aide du logiciel de planification, il devient beaucoup plus facile de voir quelles sont les périodes qui nécessitent plus de main-d’œuvre et de planifier pour ces événements.
En combinant ces renseignements avec les demandes de congés présentées par les employés et les congés de maladie, il est plus facile de déterminer combien de gardes sont réellement nécessaires au cours d’une période donnée et de trouver la solution qui répond le mieux à vos besoins. Par exemple, vous constaterez peut-être que l’embauche de gardes saisonniers ou d’employés flexibles compensera les dépenses en heures supplémentaires durant les périodes les plus occupées de l’année.
Une approche proactive et avant-gardiste en matière d’ordonnancement permettra de réaliser d’importantes économies par la suite.
