Comment réaliser une analyse SWOT de votre firme de sécurité

Dans une industrie reconnue pour son fort roulement de personnel et ses marges serrées, que peut-on faire pour régler les problèmes de planification de sécurité, comme les absences d’appel, et pour combler les quarts vacants avant qu’il n’y ait un impact sur vos clients?

Avec de nombreuses firmes de sécurité aux prises avec une faible rétention et engagement du personnel, l’effet domino est des absences d’appel, des quarts vacants et d’autres problèmes d’horaire. Mais que peuvent faire les fournisseurs de services de sécurité pour a) s’attaquer aux problèmes immédiats de planification et b) travailler à résoudre les défis sous-jacents qui causent des problèmes de planification dès le départ?

Sans réponse, les problèmes d’horaire peuvent entraîner beaucoup de travail manuel pour combler les quarts vacants et les absences, vous distrayant des tâches à valeur ajoutée. Pire encore, cela peut entraîner des erreurs telles qu’un décalage entre l’allocation des ressources et les besoins des clients, des dépenses supplémentaires inutiles, ou nuire à la performance des SLA si les quarts ne peuvent pas être comblés. Du point de vue de la conformité, vous pourriez aussi vous retrouver en violation des clauses de convention collective concernant la priorité au remplacement des quarts, augmentant ainsi l’exposition à la responsabilité.

Les absences régulières sans appel peuvent aussi être le symptôme d’un malaise plus large parmi votre personnel ou d’un problème structurel dans vos opérations.

Sans surveillance, les problèmes d’horaire peuvent entraîner beaucoup de travail manuel pour combler les quarts vacants et les absences.

Gérer les défis d’horaire

Comme nous l’avons déjà discuté, le bon logiciel de gestion de la main-d’œuvre en sécurité peut vous aider à gérer la planification plus efficacement.

Grâce à la technologie qui guide votre horaire, vous pouvez consulter en temps réel la disponibilité du personnel et les quarts vacants. Vous pouvez imposer des exigences minimales de formation ou de compétences par site, et aussi voir quand des heures supplémentaires ou d’autres primes seront engagées. En tenant compte des quarts vacants, vous pouvez déclencher une offre de quart pour les quarts ouverts où le personnel disponible est contacté en masse par SMS au sujet des quarts ouverts et attribué au travail selon le principe du premier arrivé, premier servi, ou envoyer un SMS séquentiellement. Vous pouvez encore adapter votre offre de quarts automatisés pour transférer les alertes séquentiellement à différents groupes de personnel de sécurité, tout en offrant des tarifs premium pour aider à combler les quarts difficiles.

Avec l’accès à des données opérationnelles en temps réel, vous serez bientôt en mesure de repérer toute tendance récurrente dans votre horaire qui pourrait amener à repenser vos opérations de dotation.

Attirer et retenir les talents

Comme mentionné, les absences sans appel peuvent aussi être un indicateur du sentiment du personnel de sécurité. L’industrie de la sécurité est réputée pour son fort roulement et le recrutement est un problème récurrent. En tant que gestionnaire de la sécurité, il a traditionnellement été difficile de trouver la limite entre des marges serrées et la conservation de ses meilleures ressources. Mais avec la technologie d’aujourd’hui, il est devenu plus facile de créer un environnement favorisant la rétention.

Grâce à des données réelles de planification qui guident votre préparation de la paie, vous pouvez utiliser ces données prêtes à la paie pour effectuer une paie régulière et précise, ce qui vous donne une réputation d’employeur responsable et fiable. De même, en limitant les heures supplémentaires, vous pouvez progresser dans la répartition de vos quarts de travail plus équitablement, ce qui rend plus de gens satisfaits.

Enfin, suivre et analyser les données opérationnelles peut vous aider à reconnaître et récompenser les personnes performantes à vos comptes, et à encourager la fidélité de façon à ce que votre modèle d’affaires convienne à votre modèle d’affaires.

Adopter une approche globale de la sécurité

Il est tentant d’essayer d’aborder la planification isolément, étant donné à quel point c’est crucial pour les affaires. Mais ce n’est qu’en adoptant une approche intégrée de vos opérations de sécurité que vous pouvez vraiment résoudre les problèmes sous-jacents à l’origine des problèmes de planification et gérer efficacement les défis inévitables.

La technologie vous permet d’établir les connexions nécessaires entre votre front et votre back office pour prendre des décisions stratégiques concernant l’allocation des ressources, et vous assurer de satisfaire à la fois vos employés et vos clients.