TrackTik Software ULC (« TrackTik », « nous » ou « nous ») s’engage à offrir de la transparence à ses clients et utilisateurs quant à ses pratiques de gestion de leurs renseignements personnels. À cette fin, cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons et divulguons des renseignements personnels ainsi que comment ces renseignements personnels peuvent être consultés et corrigés au besoin.

En visitant le site web (« Site Web »), en téléchargeant l’application mobile associée (« Application ») ou en utilisant les services associés (collectivement « Services »), en nous contactant ou en acceptant de recevoir des courriels de TrackTik, vous acceptez les termes et conditions de cette politique de confidentialité.

Lorsque vous visitez ou vous connectez à notre site web, les témoins (cookies) et technologies similaires peuvent être utilisés par nos partenaires de données en ligne ou fournisseurs pour associer ces activités à d’autres renseignements personnels qu’ils ou d’autres détiennent à votre sujet, y compris par association avec votre courriel ou votre adresse domiciliaire. Nous (ou les fournisseurs de services en notre nom) pouvons alors envoyer des communications et du marketing à ces adresses courriel ou domiciliaires. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir cette publicité en visitant https://app.retention.com/optout

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites web ou services exploités par des tiers. TrackTik n’est donc pas responsable de ses politiques de confidentialité, procédures et pratiques concernant la protection des renseignements personnels.

Cette politique de confidentialité est intégrée à nos Conditions d’utilisation et est assujettie à celles-ci. Les termes en majuscules utilisés mais non définis dans cette politique de confidentialité ont la signification qui leur est donnée dans nos Conditions d’utilisation.

1. Quelle est notre relation avec votre employeur?

TrackTik a conclu une entente avec votre employeur pour vous accorder l’accès à l’application et aux services (« Entente avec l’employeur »). TrackTik traitera vos renseignements personnels au nom de votre employeur et conformément à ses instructions légales. Les informations que vous nous fournissez et/ou que vous téléchargez via l’application (qu’elles constituent ou non des renseignements personnels) seront également régies par la convention avec l’employeur.

Les références dans cette Politique de confidentialité à « votre employeur » doivent faire référence à l’entité qui a conclu l’entente d’employeur avec nous, que vous soyez ou non, en droit, un employé, consultant ou contractuel de cette entité, et ces références ne visent pas à caractériser ou à nuire à votre statut vis-à-vis de cette entité.

2. Quelles informations recueillons-nous?

Les types d’informations personnelles et autres que nous pouvons recueillir à votre sujet proviennent principalement de quatre sources : (a) les informations que vous fournissez; (b) les informations fournies par votre employeur; (c) informations recueillies via l’application; et (d) l’information collectée automatiquement. Les bases légales pour notre traitement des renseignements personnels sont principalement que le traitement est nécessaire à la prestation des services et que le traitement est effectué dans notre intérêt légitime, ce qui est expliqué plus en détail dans la section « Comment utilisons-nous vos informations? ». Nous pouvons également traiter les renseignements personnels avec votre consentement, en les demandant si nécessaire.

a) Informations que vous fournissez

Lorsque vous accédez aux Services, nous pouvons vous demander volontairement de nous fournir certaines informations qui vous identifient personnellement ou pourraient être utilisées pour vous identifier personnellement (« Informations personnelles »). Les renseignements personnels incluent (sans s’y limiter) les catégories d’informations suivantes : (1) les données de contact (telles que votre adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone); (2) données démographiques (comme votre code postal); (3) informations professionnelles (comme le nom de votre entreprise, votre fonction et votre identifiant d’employé); (4) informations sur l’horaire; (5) les données sur les rapports d’incident (incluant, sans limitation, le temps, l’action, les détails, l’emplacement, etc.); (6) informations sur les licences; et (5) autres renseignements d’identification que vous choisissez volontairement de nous fournir et/ou exigés par votre employeur, y compris, sans s’y limiter, des identifiants uniques tels que mots de passe, photos ou renseignements personnels dans les courriels ou lettres que vous nous envoyez. Nous pouvons également recueillir des renseignements supplémentaires, qui peuvent être des renseignements personnels, tels que décrits autrement au moment de la collecte ou en vertu de votre consentement. Si vous choisissez de retenir des renseignements personnels demandés par nous, il se peut qu’il ne vous soit pas possible d’accéder à certaines parties du Service.

b) Informations fournies par votre employeur

Votre employeur peut nous fournir des informations à votre sujet : (1) lors de la création d’un profil utilisateur afin de vous permettre d’accéder à l’application dans le cadre de l’Entente avec l’employeur (que ce soit à titre d’essai ou à titre complet) ou pour nous permettre de fournir nos services. Ces informations peuvent inclure votre nom, adresse courriel de l’entreprise, numéro de téléphone de l’entreprise, titre de poste, niveau d’ancienneté, département, date de début de travail, salaire et emplacement principal du bureau; (2) autrement dans le cadre de l’utilisation de l’application par votre employeur.

c) Informations recueillies via l’application

Selon votre appareil, notre application peut demander certaines permissions qui lui permettent d’accéder aux données de votre appareil. Par défaut, vous devez accorder ces permissions avant que les informations respectives puissent être consultées. Une fois la permission donnée, vous pouvez la révoquer à tout moment et il est de votre responsabilité de les surveiller et de les ajuster selon vos préférences. Pour révoquer ces permissions, vous pouvez consulter les paramètres de l’appareil. La procédure exacte pour contrôler les permissions des applications peut dépendre de votre appareil et de votre logiciel. Veuillez noter que la révocation de telles permissions pourrait nuire au bon fonctionnement de l’application. Si vous accordez l’une des permissions listées ci-dessous, vos informations peuvent être recueillies par l’application :

• Téléphone : Cette permission permet à l’application d’ouvrir votre téléphone pour effectuer des appels sortants en utilisant les numéros de téléphone stockés dans l’application. Votre numéro de téléphone sera également collecté pour servir d’identifiant distinct pour les exigences de validation et d’installation. Quelques exemples seraient de contacter le numéro d’urgence de votre entreprise, le numéro local des services d’urgence ou les contacts dans l’un des endroits où vous travaillez. Il n’y a aucun composant dans l’application qui nous permet d’écouter, d’enregistrer ou de suivre les appels effectués. Toutes les actions d’appel effectuées apparaîtront à l’écran lorsque votre application mobile sera ouverte après avoir sélectionné une option pour passer un appel. Une fois que vous êtes déconnecté de l’application, aucune fonction n’est utilisée pour demander un appel depuis votre appareil.
• Localisation : Cette permission sert à donner à l’application l’accès à la transmission de la localisation de votre appareil, via les services de localisation de Google, au serveur TrackTik lorsque vous vous connectez et utilisez l’application. Cela est fait pour fournir à votre employeur votre emplacement pendant que vous travaillez afin d’assurer votre sécurité. Lorsque vous vous déconnectez de l’application, toutes les transmissions de localisation sont coupées – TrackTik ne pourra pas accéder à votre emplacement.
• Appareil photo : Cette permission est nécessaire pour permettre à l’application d’utiliser votre appareil photo lors de la prise de photos ou de vidéos à partir de l’application ou lorsque l’enregistrement de sécurité à distance est déclenché par votre employeur. Comme pour la permission du téléphone, l’application ouvre simplement l’application caméra pour que vous puissiez prendre la photo à ajouter à un rapport ou enregistrer une vidéo (mode visionnement). La fonction d’enregistrement de sécurité à distance peut être déclenchée par votre employeur s’il l’a activée. L’écran de votre appareil changera pour que vous soyez conscient de l’enregistrement. Une fois que vous êtes déconnecté de l’application, aucune fonction n’est utilisée pour accéder à votre caméra. Dans certains pays ou provinces, l’enregistrement vidéo n’est pas permis; cette fonction peut être désactivée par votre employeur pour respecter toutes les réglementations de votre région.
• Microphone : Presque identique à la permission de caméra, la permission de microphone est demandée afin que l’application puisse enregistrer l’audio pendant un enregistrement vidéo ou dans le cadre de la fonction d’enregistrement de sécurité à distance déclenchée par votre employeur. Votre microphone ne peut plus être accessible une fois que vous êtes déconnecté de l’application. Dans certains pays ou provinces, l’enregistrement audio n’est pas permis avec la vidéo, ce qui peut être configuré par votre employeur pour respecter toutes les réglementations de votre région.
• Stockage : L’application demande l’accès au stockage de votre appareil afin de pouvoir accéder aux images et vidéos prises à l’intérieur de l’application et les supprimer une fois téléchargées sur le serveur TrackTik. Il y a aussi une option pour téléverser des images depuis votre appareil au lieu de devoir les prendre directement depuis l’application. Cette permission nous donne la possibilité d’accéder à ces images – nous n’accédons à aucune autre donnée enregistrée sur votre appareil. Comme pour toutes les autres permissions demandées par l’application, l’accès au stockage de votre appareil n’est pas permis une fois que vous vous êtes déconnecté de l’application.

d) Informations collectées automatiquement

TrackTik peut utiliser des cookies de navigateur ou des technologies similaires pour identifier l’ordinateur, l’appareil mobile, et enregistrer vos préférences et autres données. Nous utilisons des témoins de navigateur ou des technologies similaires pour évaluer comment nos services, appareils ou applications sont utilisés et pour offrir une amélioration continue de nos produits, services et applications, pour faire des recommandations et pour compléter les transactions que vous demandez. Les témoins peuvent être stockés localement sur des appareils mobiles ou sur des serveurs informatiques exploités ou contrôlés par des fournisseurs tiers de TrackTik. De plus, lorsque vous visitez notre site Web ou utilisez notre application, nos systèmes recueillent automatiquement votre adresse IP et le type de navigateur que vous utilisez. Nous pouvons employer des tiers pour publier des publicités concernant nos produits, services et applications sur d’autres sites web. L’utilisation de témoins (cookies) ou d’autres technologies similaires par ces tiers est régie par leurs politiques de confidentialité. Vous pouvez limiter la collecte automatique de certaines informations par notre site Web ou notre application en désactivant les cookies via les options de votre navigateur. Veuillez noter que désactiver les cookies peut vous empêcher d’utiliser certaines fonctionnalités de notre site Web ou application, comme maintenir un compte en ligne.

3. Comment utilisons-nous vos informations?

Nous prenons des mesures conçues pour garantir que seuls les employés qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions d’emploi y auront accès.

Nous utilisons l’information que nous recueillons de diverses façons pour offrir les services et gérer notre entreprise, notamment :

• exploiter, maintenir, améliorer et fournir toutes les fonctionnalités des Services, fournir les services et informations que vous demandez, répondre aux commentaires et questions et soutenir les utilisateurs des Services;
• pour remplir nos obligations découlant de la convention d’employeur;
• comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences de nos utilisateurs, améliorer les services et développer de nouveaux produits, services, fonctionnalités et fonctionnalités;
• prévenir et détecter la fraude ou l’utilisation abusive de vos produits, services et applications;
• de vous envoyer des communications sous réserve des lois applicables;
• ou pour se conformer aux exigences légales et réglementaires lorsque cela s’applique.

4. Avec qui partageons-nous vos informations?

Dans certaines circonstances, et afin d’exécuter les Services, nous pouvons divulguer certaines informations que nous recueillons auprès de vous :

• au sein de notre famille d’entreprises, qui comprend des maisons-mères, des entreprises, des filiales, des filiales, des unités d’affaires et d’autres sociétés partageant une propriété commune;
• avec votre employeur conformément à la convention d’employeur;
• avec des fournisseurs de services tiers travaillant pour TrackTik;
• avec les fournisseurs de services d’urgence;
• avec les forces de l’ordre et les entités gouvernementales lorsque la loi l’exige;
• et à un acquéreur, successeur ou cessionnaire dans le cadre de toute fusion, acquisition, financement par dette, vente d’actifs ou transaction similaire, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre où des informations sont transférées à un ou plusieurs tiers comme l’un de nos actifs commerciaux, et seulement si le destinataire de vos renseignements personnels s’engage à respecter une politique de confidentialité dont les termes sont substantiellement conformes à cette politique.

Lorsque nous divulguons vos renseignements personnels à des tiers, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les règles énoncées dans cette politique de confidentialité sont respectées et que ces tiers fournissent des garanties suffisantes pour mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Nous pouvons enfin rendre certaines informations collectées automatiquement, agrégées ou autrement non personnellement identifiables à disposition de tiers pour diverses fins, notamment (i) le respect de diverses obligations de déclaration; (ii) à des fins commerciales ou de marketing; ou (iii) aider ces parties à comprendre vos intérêts, habitudes et modes d’utilisation pour certains programmes, contenus, services et/ou fonctionnalités disponibles via les Services.

5. Comment stockons-nous vos informations?

Vos renseignements personnels peuvent être stockés et traités dans tout pays où nous avons des installations ou où nous faisons appel à des fournisseurs de services. En visitant le site Web, en téléchargeant l’application ou en utilisant les Services, vous consentez au transfert d’informations vers des pays hors de votre pays de résidence, qui peuvent avoir des règles de protection des données différentes de celles de votre pays. Bien que ces renseignements soient à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois du pays où ils sont détenus et peuvent être divulgués aux gouvernements, tribunaux ou organismes d’application de la loi ou de réglementation de cet autre pays, conformément aux lois de ce pays.

Cependant, nos pratiques concernant vos renseignements personnels continueront en tout temps d’être régies par cette Politique de confidentialité et, le cas échéant, nous respecterons les exigences du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») qui offrent une protection adéquate pour le transfert des renseignements personnels de l’UE/EEE vers un pays tiers.

TrackTik a mis en place diverses mesures de protection physiques, administratives et techniques conçues pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sous notre contrôle. Cependant, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie et vous devez être conscient qu’il existe toujours un certain niveau de risque que les renseignements personnels que vous nous fournissez soient divulgués sans votre consentement et sans faute de la part de TrackTik. Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Contactez-nous ». Si nous apprenons une violation des systèmes de sécurité, nous vous informerons ainsi que les autorités de la survenue de la faille conformément à la loi applicable.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pour la durée raisonnablement nécessaire afin de remplir les objectifs pertinents énoncés dans cette politique de confidentialité et afin de respecter nos obligations légales et réglementaires. Selon les Conditions d’utilisation de TrackTik, dans les 90 jours suivant la résiliation de l’Accord, toute donnée client restant dans le matériel ou les systèmes utilisés par TrackTik pour fournir les Services, y compris toute information personnelle associée, sera supprimée ou autrement rendue inaccessible. Dans tous les cas, bien qu’une confirmation de suppression des données ne soit pas émise automatiquement, elle serait fournie aux clients sur demande. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant les périodes pendant lesquelles vos renseignements personnels seront conservés, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Contactez-nous ».

6. Droits concernant vos renseignements personnels

Tracktik reconnaît que vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les corriger, conformément à la loi applicable ou à des droits supplémentaires en vertu du RGPD. Tracktik recueille des informations sous la direction de votre employeur et n’a aucune relation directe avec vous. Si vous ne souhaitez plus être contacté par votre employeur et/ou si vous souhaitez accéder ou corriger vos renseignements personnels, veuillez contacter directement l’employeur avec qui vous interagissez.

7. Vie privée des enfants

Les services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 16 ans sans obtenir le consentement parental. Si vous avez moins de 16 ans, veuillez ne pas utiliser ni accéder aux Services à aucun moment ni de quelque manière que ce soit. Si nous apprenons que des renseignements personnels ont été recueillis via les Services auprès de personnes de moins de 16 ans et sans consentement parental vérifiable, nous prendrons les mesures appropriées pour supprimer ces informations. Si vous êtes parent ou tuteur et découvrez que votre enfant de moins de 16 ans a fourni des renseignements personnels, vous pouvez nous en informer comme indiqué dans la section « Contactez-nous » et demander que nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.

8. Mise à jour

Nous mettrons à jour cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques, technologies, exigences légales et autres facteurs. Veuillez vérifier la légende « Dernière mise à jour » au bas de cette page pour voir quand cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois. Lorsque des modifications sont apportées à cette Politique de confidentialité, elles entrent immédiatement en vigueur lorsqu’elles sont publiées dans une Politique de confidentialité mise à jour publiée sur cette page, sauf indication contraire. L’utilisation des services à la suite de ces changements indique votre consentement aux pratiques décrites dans la politique de confidentialité mise à jour.

9. Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette politique de confidentialité ou vos renseignements personnels, pour exercer les droits applicables, déposer une plainte ou obtenir des renseignements sur nos politiques et pratiques à l’égard de tout fournisseur de services à l’extérieur du Canada, notre agent de protection de la vie privée peut être contacté par la poste ou par courriel à l’aide des coordonnées suivantes :

Responsable de la protection de la vie privée
TrackTik Software ULC
4200 St Laurent Blvd #445
Montréal, QC H2W 2R2

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