Condor Security steigert die Effizienz mit TrackTik-Integration 

Colonial Security Services' datengesteuerte Transformation

Erfahren Sie, wie Colonial Security Services die datenzentrierten Lösungen von TrackTik einsetzt, um den Betrieb zu revolutionieren, die Produktivität zu steigern und einen Wettbewerbsvorteil im Sicherheitssektor zu erhalten.

Vor über 30 Jahren entstand Colonial Security Services aus einem kleinen, familiengeführten Reinigungsdienst in Pennsylvania, als man erkannte, dass der Kundenstamm auch von Sicherheitsdienstleistungen profitieren würde. Mit einem erweiterten Geschäftsportfolio hat das Unternehmen heute Kunden in über 30 Bundesstaaten, verfügt über Niederlassungen in 18 großen Städten in den USA und beschäftigt über 775 Sicherheitsmitarbeiter. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen für verschiedene Branchen an, darunter Wohn- und Gewerbeimmobilien, Logistik, Hochschulwesen, Gesundheitswesen und seit kurzem auch für den staatlichen Sektor, einschließlich Flughäfen.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch der Bedarf an Technologie, um die Effizienz der Abläufe zu verbessern. Die Nachverfolgung von Sicherheitsmitarbeitern an mehreren Standorten mit Stift und Papier für die Planung und Abrechnung wurde für das Unternehmen aufgrund des schnellen Geschäftswachstums zu umständlich.

1. Die Herausforderung: Hinter der Technologiekurve zurückbleiben
2. Ein maßgeschneiderter Ansatz zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen
3. Ergebnisse: Innovation durch Automatisierung
4. Mehr als nur die Grundlagen der Überwachung von Sicherheitskräften
5. Optimierte Einsatzplanung
6. Weg mit den Tabellenkalkulationen
7. Datenbasierte Einblicke für den Kunden
8. Für den Erfolg gerüstet

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, musste das Team auf die Digitalisierung umsteigen. Dave Jackson, CEO und Präsident von Colonial Security Services, kommentierte:

"Wenn man diesen Vorsprung nicht hat, ist man auf dem heutigen Markt weit abgeschlagen. Mit einer starken Technologieplattform können wir mit größeren Anbietern konkurrieren und uns von Unternehmen abheben, die ihren Kunden diese Art von Lösungen nicht anbieten."

Herausforderung: Hinter der Technologiekurve zurückbleiben

Mit technologischen Fortschritten wie KI und Videoüberwachung, die die physische Sicherheit vorantreiben, suchte Colonial nach einer Technologielösung, die an der Spitze des Wandels steht und integrierte Datenanalysen ermöglicht.

Das Team sah sich verschiedene Lösungen an, wollte aber etwas, das über ein Touring-System für Sicherheitskräfte hinausgeht. "Wir wollten eine allumfassende Plattform, die relevante Daten erfasst und als sechster Sinn für unsere Beamten im Einsatz fungiert. Dank der statistischen Analyse können sie besser einschätzen, wohin sie gehen müssen, wie sie dorthin gelangen und was sie dort tun müssen", so Jackson. Die in der TrackTik-Lösung verfügbaren Datenberichte und Analysen umfassten den gesamten Betrieb von Colonial und gaben den Ausschlag für die Kaufentscheidung des Teams.

Nach außen hin bietet die TrackTik-Lösung einen umfassenden Einblick in die Aktivitäten des Sicherheitspersonals, um die Produktivität zu steigern und die Sicherheit der Mitarbeiter im Einsatz zu gewährleisten. Colonial Security wusste, dass die Plattform dazu beitragen würde, die Sicherheit der Kundenstandorte zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass die Wachleute ihre Aufgaben wie erwartet erfüllen, da ihnen mehr Informationen zur Verfügung stehen.

TrackTik würde auch viele interne Verwaltungsprobleme des wachsenden Unternehmens beseitigen. "Die Konsolidierung unserer ehemals manuellen Prozesse in ein zentrales Management-Tool wie TrackTik hat uns enorm geholfen", sagt Derek Salisbury, VP of Business Development bei Colonial Security Solutions. "Die von TrackTiks Workforce Management Software gewonnenen Daten haben uns sehr geholfen, von der Straffung der Einstellungs- und Onboarding-Prozesse bis hin zur Beschleunigung der Abrechnungs- und Debitorenfunktionen."

Ein maßgeschneiderter Ansatz zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen

Die optimale Nutzung der TrackTik-Lösung hatte für das Team von Colonial Security oberste Priorität. Deshalb wurde ein Schulungsprogramm entwickelt, das dem Lernstil der Mitarbeiter am besten entspricht. Das TrackTik-Schulungsteam berücksichtigte ihre Bedürfnisse und gibt Colonial Security nun das Gefühl, die Möglichkeiten der Technologie zu erkennen.

"Wir haben gesehen, wie flexibel das TrackTik-Team bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Schulungsprogramms war, das den Stil der Lernenden, die wir alle hier sind, berücksichtigt. Wir schätzten es, Teil dieser Gespräche zu sein und zu erkennen, dass das Schulungsteam sich auf uns einstellen musste, um uns auf den neuesten Stand zu bringen", bemerkte Jackson. "Wir waren begeistert, wie intuitiv TrackTik war. Seitdem haben wir eine interne Video-Trainingsreihe entwickelt, um unsere Beamten mit hilfreichen Anleitungen zum Selbststudium zu bewegen."

Ergebnisse: Innovation durch Automatisierung

Bessere Geschäftsergebnisse sind das, was Colonial Security durch den Einsatz von TrackTik-Software zur Automatisierung ihrer manuellen Prozesse erwartet. Das All-in-One-System kann Antworten für das gesamte Unternehmen und die Kundenstandorte liefern, so dass das Management immer weiß, wie die Sicherheitsabläufe laufen, und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen kann

Mehr als nur die Grundlagen der Überwachung von Sicherheitskräften

TrackTik ermöglicht es den Beamten, bei Wachrundgängen vor Ort viel mehr Kontext zu liefern. Colonial Security nutzt die Vorteile des Hochladens von Fotos und NFC-Tags innerhalb von Vorfallsberichten, damit die Kunden sehen können, was vor Ort passiert. Colonial Security hat Touren, Zeitpläne und standortspezifische Berichte schnell in der intuitiven TrackTik-Plattform eingerichtet, und die Mitarbeiter waren innerhalb weniger Stunden mit dem System einsatzbereit. Mit den in Echtzeit erstellten Berichten über Ein- und Ausstiege sowie Schichtwechsel, die abgezeichnet werden müssen, kann Colonial Security das Wachpersonal zur Rechenschaft ziehen, so dass die Kunden genaue Rechnungen erhalten und sicherstellen können, dass die Produktivität dort ist, wo sie sein sollte.

Optimierte Terminplanung

Vor TrackTik war es für das Versandteam von Colonial Security schwierig, den Überblick über die Schichten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten. Mit integrierten Systemen, die diese Backend-Prozesse automatisieren, sparen die Mitarbeiter unglaublich viel Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass die Einsatzplanung und die anschließende Abrechnung und Gehaltsabrechnung korrekt sind. "Mit TrackTik, das Planung, Abrechnung und Gehaltsabrechnung an einem Ort vereint, stellen wir unseren Kunden das beste Produkt zur Verfügung. Wir wissen, dass wir jederzeit den richtigen Beamten für die richtige Aufgabe und den richtigen Lohn einsetzen", so Jackson. "Wir überlasten die Beamten nicht und planen sie nicht unnötig zu Überstundensätzen ein. Schichtänderungen können im System sofort berücksichtigt werden, da TrackTik jedes Sicherheitspersonal identifiziert, das die Anforderungen für den Posten erfüllt, über die entsprechenden Zertifizierungen verfügt und in einer bestimmten Entfernung wohnt, um etwaige Planungslücken schnell zu schließen. Dies geschieht nahtlos hinter den Kulissen, so dass dem Kunden keine Unannehmlichkeiten entstehen.

Weg mit den Tabellenkalkulationen

Das Gesamtpaket der TrackTik-Lösung machte sie für das Colonial Security-Team so attraktiv. Es ging nicht nur darum, manuelle Prozesse zu digitalisieren, sondern auch neue Effizienzpotenziale zu erschließen. Als Colonial das volle Potenzial der TrackTik-Lösungssuite erkannte, entdeckte man, dass man vier verschiedene Softwareanwendungen in einer einzigen konsolidieren konnte. Die TrackTik-Plattform ersetzte nun Anwendungen für administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Terminplanung, Rechnungsstellung und Überwachungsfunktionen. Diese zentralisierte Verwaltung trug dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren, da nur noch eine Stelle für die Eingabe erforderlich war. Das Personal verschwendet keine Zeit mehr mit dem Wechsel zwischen den Anwendungen und der doppelten Dateneingabe in verschiedenen Portalen.

"Früher brauchten wir fast anderthalb Tage für die Gehaltsabrechnung, jetzt sind wir in wenigen Minuten fertig. - Dave Jackson, CEO und Präsident von Colonial Security Services Colonial Security Services Fallstudie

Datenbasierte Einblicke für Kunden

Eine fundierte Entscheidungsfindung war das ultimative Ziel für Colonial Security. Dazu gehörte auch der Zugang zu Datenpunkten, die leicht mit den Kunden geteilt werden konnten. Ein entscheidender Vorteil der Datenanalyse in der TrackTik-Lösung ist das Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten oder die Erschließung besserer Betriebsmethoden für Kunden.

Jackson erzählte, wie er bereits erlebt hat, wie diese Daten zur Rationalisierung der Abläufe beitragen. "Nach der Analyse mehrerer Datenpunkte und der Berichterstattung über Vorfälle für einen Kunden stellten wir fest, dass an einem bestimmten Posten, der rund um die Uhr bewacht wird, Inaktivität herrscht. Mit Hilfe der Daten können wir eine kosteneffiziente Strategie empfehlen, um die Überwachung eines Postens zu reduzieren, der nicht rund um die Uhr bewacht werden musste." Das Team von Colonial Security hofft, diese Art von Best Practice mit anderen Kunden teilen zu können, wenn sie die eingehenden Daten analysieren.

Für den Erfolg gerüstet

Durch die Partnerschaft mit TrackTik hat Colonial Security Services seine digitale Transformation erfolgreich bewältigt und die Technologie in die sich entwickelnde Sicherheitslandschaft integriert. Jackson: "Die TrackTik-Technologie hat es uns ermöglicht, als Unternehmen zu wachsen und zu reifen und mit den Giganten der Sicherheitsbranche Schritt zu halten.

Die Kundenzufriedenheit wird nur noch weiter steigen, wenn das Team von Colonial Security seine Kundenportale ausbaut, um Einblicke in die Leistung des Wachpersonals auf einen Blick zu erhalten. Diese nahtlose Kundenerfahrung ist ein zentrales Element des Engagements von Colonial für seine Kunden. Die Möglichkeit der Selbstbedienung wird dazu beitragen, das Vertrauen der Kunden in die Daten zu stärken und zu zeigen, welchen Wert Colonial seinen Kunden bietet.