Condor Security améliore son efficacité grâce à l'intégration de TrackTik 

La transformation des services de sécurité coloniaux axée sur les données

Découvrez comment Colonial Security Services a utilisé les solutions centrées sur les données de TrackTik pour révolutionner les opérations, améliorer la productivité et maintenir un avantage concurrentiel dans le secteur de la sécurité.

Il y a plus de 30 ans, Colonial Security Services est née d'un petit service de nettoyage familial en Pennsylvanie, qui s'est rendu compte que sa clientèle pourrait également bénéficier de services de sécurité. Avec un portefeuille d'activités élargi, l'organisation compte aujourd'hui des clients dans plus de 30 États, possède des bureaux dans 18 grandes villes des États-Unis et emploie plus de 775 agents de sécurité. L'entreprise offre ses services à plusieurs secteurs verticaux, notamment l'immobilier résidentiel et commercial, la logistique, l'enseignement supérieur, les soins de santé et, plus récemment, les secteurs gouvernementaux, y compris les aéroports.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, son besoin de technologie pour améliorer l'efficacité de ses opérations s'est fait ressentir. Le suivi au stylo et sur papier des agents de sécurité sur plusieurs sites pour la planification et la facturation est devenu trop lourd pour l'organisation en raison de la croissance rapide de l'entreprise.

1. Défi : Se laisser distancer par la technologie
2. Une approche personnalisée pour rationaliser les flux de travail
3. Résultats : L'innovation par l'automatisation
4. Dépasser les bases du suivi des agents de sécurité
5. Optimisation de la programmation
6. L'abandon des feuilles de calcul
7. Des informations basées sur les données pour les clients
8. Se préparer à la réussite

Il devenait évident que pour rester compétitive, l'équipe devait passer au numérique. Dave Jackson, président-directeur général de Colonial Security Services, a commenté l'événement :

"Ne pas disposer de cette technologie de pointe vous place loin derrière la courbe sur le marché actuel. En disposant d'une plate-forme technologique solide, nous pouvons rivaliser avec les grands acteurs et nous démarquer des entreprises qui n'offrent pas ce type de solutions à leurs clients."

Défi : Rester à la traîne de la technologie

Avec des avancées technologiques telles que l'IA et la vidéosurveillance qui propulsent la sécurité physique vers l'avant, Colonial a cherché une solution technologique à la pointe du changement et favorisant l'analyse intégrée des données.

L'équipe a étudié différentes solutions, mais voulait quelque chose de plus qu'un système de surveillance des agents de sécurité. "Nous voulions une plateforme complète qui capture des données pertinentes et agit comme un sixième sens pour nos agents sur le terrain. L'analyse statistique leur permet de mieux savoir où aller, comment s'y rendre et ce qu'il faut faire une fois sur place", explique M. Jackson. Les rapports de données et les analyses disponibles dans la solution TrackTik couvrent l'ensemble des opérations de Colonial et ont motivé la décision d'achat de l'équipe.

En externe, la solution TrackTik offre une grande visibilité sur l'activité des agents de sécurité afin d'améliorer la productivité et d'assurer la sécurité des agents sur le terrain. Colonial Security savait que la plateforme contribuerait à garantir la sécurité des sites de ses clients et à faire en sorte que les agents accomplissent leurs tâches comme prévu en ayant plus d'informations à portée de main.

TrackTik permettrait également d'éliminer de nombreux maux de tête administratifs internes auxquels l'entreprise en pleine croissance était confrontée. "La consolidation de nos processus autrefois manuels dans un outil de gestion centralisé tel que TrackTik nous a été extrêmement bénéfique", a déclaré Derek Salisbury, vice-président du développement commercial chez Colonial Security Solutions. "Les données tirées du logiciel de gestion des effectifs de TrackTik ont changé la donne, qu'il s'agisse de rationaliser les procédures d'embauche et d'intégration ou d'accélérer les fonctions de facturation et de comptes clients."

Une approche personnalisée pour rationaliser les flux de travail

Tirer le meilleur parti de leur solution TrackTik était une priorité absolue pour l'équipe de Colonial Security, qui s'est donc efforcée de mettre en place un programme de formation adapté à son style d'apprentissage. L'équipe de formation TrackTik a pris en compte leurs besoins et a maintenant fait en sorte que Colonial Security ait l'impression de comprendre les capacités de la technologie.

"Nous avons constaté une grande flexibilité de la part de l'équipe de TrackTik dans l'élaboration d'un programme de formation personnalisé qui tenait compte du style d'apprenants que nous sommes tous ici. Nous avons apprécié de faire partie de ces conversations et de reconnaître que l'équipe de formation a dû pivoter pour nous permettre de nous mettre au diapason", a remarqué Jackson. "Nous avons adoré l'intuitivité de TrackTik. Depuis, nous avons créé notre série de formations vidéo internes pour permettre à nos agents de s'auto-apprendre grâce à des instructions utiles."

Résultats : L'innovation par l'automatisation

Colonial Security s'attend à de meilleurs résultats commerciaux en utilisant le logiciel TrackTik pour automatiser ses processus manuels. Le système tout-en-un peut fournir des réponses à l'échelle de l'organisation et des sites clients, de sorte que la direction soit toujours au courant du déroulement des opérations de sécurité et puisse identifier les possibilités d'amélioration.

Aller au-delà des bases du suivi des agents de sécurité

TrackTik permet aux agents de fournir beaucoup plus de contexte lorsqu'ils effectuent des tournées d'agents de sécurité sur le terrain. Colonial Security profite du téléchargement de photos et de tags NFC dans les rapports d'incidents pour que les clients puissent voir ce qui se passe sur place. Colonial Security a rapidement mis en place des visites, des horaires et des rapports spécifiques au site dans la plateforme intuitive TrackTik, et les agents ont été opérationnels sur le système en l'espace de quelques heures. Grâce à l'enregistrement en temps réel des arrivées et des départs, ainsi qu'aux rapports de changement d'équipe nécessitant des signatures, Colonial Security peut tenir les agents responsables afin que les clients reçoivent une facturation précise et puissent s'assurer que les niveaux de productivité sont conformes à ce qu'ils devraient être.

Optimisation de la programmation

Avant TrackTik, l'équipe de répartition de Colonial Security avait du mal à suivre les horaires et la disponibilité des employés. Grâce à des systèmes intégrés qui automatisent ces processus de base, le personnel gagne un temps considérable tout en s'assurant que la planification, la facturation et la paie sont exactes. "Avec TrackTik qui combine la planification, la facturation et la paie en un seul endroit, nous offrons le meilleur produit à nos clients. Nous savons que nous programmons le bon agent pour le bon travail, au bon taux de rémunération, à tout moment", a fait remarquer M. Jackson. "Nous ne surchargeons pas les agents et nous ne programmons pas inutilement des heures supplémentaires. Les changements d'équipe peuvent être pris en compte dans le système à la volée, car TrackTik identifie tous les agents de sécurité qui répondent aux exigences du poste, possèdent les certifications appropriées et habitent à une distance donnée, afin de combler rapidement toute lacune en matière de planification. Cette opération s'effectue en toute transparence, en coulisses, de sorte que le client ne subit aucun désagrément.

Abandonner les feuilles de calcul

L'ensemble de la solution TrackTik a séduit l'équipe de Colonial Security. Il ne s'agissait pas seulement de numériser les processus manuels, mais aussi de débloquer de nouvelles efficacités. En réalisant le plein potentiel de la suite de solutions TrackTik, Colonial a découvert qu'elle pouvait consolider quatre applications logicielles différentes en une seule. La plateforme TrackTik remplace désormais les applications pour les tâches administratives telles que la paie, la planification, la facturation et les capacités de surveillance des gardiens. Cette gestion centralisée a permis de réduire les erreurs humaines, puisqu'il n'y avait plus qu'un seul endroit où saisir les données. Le personnel ne perd plus de temps à passer d'une application à l'autre et à saisir des données sur plusieurs portails.

"Avant, il nous fallait près d'un jour et demi pour effectuer la paie ; aujourd'hui, nous le faisons en quelques minutes. - Dave Jackson, PDG de Colonial Security Services Étude de cas Colonial Security Services

Des informations basées sur des données pour le client

L'objectif ultime de Colonial Security était de prendre des décisions éclairées, notamment en accédant à des données qui pourraient être facilement partagées avec ses clients. L'analyse des données à l'intérieur de la solution TrackTik permet d'identifier les domaines d'amélioration ou de découvrir de meilleures méthodes de travail pour les clients.

M. Jackson a expliqué comment il a déjà vu ces données servir à rationaliser les opérations. "Après avoir analysé plusieurs points de données et rapports d'incidents pour un client, nous avons identifié une inactivité à un certain poste surveillé 24 heures sur 24. Données à l'appui, nous pouvons recommander une stratégie rentable pour réduire la couverture d'un poste qui n'avait pas besoin d'être surveillé 24 heures sur 24". L'équipe de Colonial Security espère partager ce type de bonnes pratiques avec d'autres clients au fur et à mesure qu'ils analysent les données qui leur parviennent.

Se préparer à la réussite

Grâce à son partenariat avec TrackTik, Colonial Security Services a réussi son parcours de transformation numérique, en adoptant la technologie dans le paysage de la sécurité en constante évolution. Comme l'a noté Jackson, "la technologie TrackTik nous a permis de grandir et de mûrir en tant qu'entreprise, en nous aidant à suivre le rythme des géants de l'industrie de la sécurité."

La satisfaction des clients ne fera que croître au fur et à mesure que l'équipe de Colonial Security développera ses portails clients pour partager des informations sur les performances des agents de sécurité en un coup d'œil. Cette expérience client transparente est au cœur de l'engagement de Colonial envers ses clients. La possibilité de libre-service contribuera à renforcer la confiance des clients dans les données et à montrer comment Colonial apporte de la valeur à ses clients.