La sécurité de Condor augmente l’efficacité grâce à l’intégration de TrackTik 

Transformation basée sur les données des services de sécurité coloniales

Découvrez comment Colonial Security Services a utilisé les solutions centrées sur les données de TrackTik pour révolutionner les opérations, accroître la productivité et maintenir un avantage concurrentiel dans le secteur de la sécurité.

Il y a plus de 30 ans, Colonial Security Services est née d’un petit service de nettoyage familial en Pennsylvanie, lorsqu’ils ont reconnu que leur clientèle bénéficierait aussi des services de sécurité. Avec un portefeuille d’affaires élargi, l’organisation compte maintenant des clients dans plus de 30 États, possède des bureaux dans 18 grandes villes à travers les États-Unis et emploie plus de 775 agents de sécurité. La firme dessert plusieurs secteurs couvrant l’immobilier résidentiel et commercial, la logistique, l’enseignement supérieur, la santé et, plus récemment, les secteurs gouvernementaux, y compris les aéroports.

À mesure que l’entreprise grandissait, leur besoin de technologies pour améliorer l’efficacité de leurs opérations augmentait également. Le suivi par stylo et papier des agents de sécurité sur plusieurs sites pour la planification et la facturation est devenu trop lourd pour l’organisation en raison de la croissance rapide de ses affaires.

1. Défi : Prendre du retard sur la courbe technologique
2. Une approche personnalisée pour rationaliser les flux de travail
3. Résultats : Innovation par l’automatisation
4. Aller au-delà des bases du suivi des agents de sécurité
5. Planification optimisée
6. Abandonner les tableurs Excel
7. Générer des analyses basées sur les données pour le client
8. Préparer le succès

Il devenait clair que pour rester compétitive, l’équipe devait passer au numérique. Le PDG et président de Colonial Security Services, Dave Jackson, a commenté :

« Ne pas avoir cette pointe de pointe te met loin derrière sur le marché d’aujourd’hui. En disposant d’une plateforme technologique solide, nous pouvons rivaliser avec des acteurs plus importants et nous démarquer des entreprises qui n’offrent pas ce genre de solutions à leurs clients. »

Défi : Prendre du retard sur la courbe technologique

Avec les avancées technologiques comme l’IA et la vidéosurveillance qui propulsent la sécurité physique, Colonial a cherché une solution technologique à l’avant-garde du changement et favorisant l’analyse intégrée des données.

L’équipe a examiné différentes solutions mais voulait quelque chose au-delà d’un simple système de visite des agents de sécurité. « Nous voulions une plateforme complète qui recueille les données pertinentes et agit comme un sixième sens pour nos agents sur le terrain. Les équiper d’analyses statistiques leur permet de mieux comprendre où aller, comment s’y rendre et quoi faire une fois sur place », a souligné Jackson. Les données de reporting et les analyses disponibles dans la solution TrackTik représentaient l’ensemble des opérations de Colonial et ont guidé la décision d’achat de l’équipe.

À l’extérieur, la solution TrackTik offre une grande visibilité sur l’activité des agents de sécurité afin d’augmenter la productivité et de garder les agents en sécurité sur le terrain. Colonial Security savait que la plateforme aiderait à assurer la sécurité des sites clients et que les agents accomplissaient leurs tâches comme prévu, avec plus d’informations à portée de main.

TrackTik éliminerait aussi de nombreux maux de tête administratifs internes auxquels l’entreprise en croissance faisait face. « Consolider nos processus autrefois manuels dans un outil de gestion centralisé comme TrackTik nous a énormément profités », a partagé Derek Salisbury, vice-président du développement des affaires chez Colonial Security Solutions. « Les données extraites du logiciel de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik ont été une véritable révolution, allant de la simplification des procédures d’embauche et d’intégration à l’accélération des fonctions de facturation et de comptes clients. »

Une approche personnalisée pour rationaliser les flux de travail

Tirer le meilleur parti de leur solution TrackTik était une priorité absolue pour l’équipe de Colonial Security, alors ils ont travaillé à élaborer un programme d’entraînement adapté au mieux à leur style d’apprentissage. L’équipe de formation de TrackTik a pris en compte leurs besoins et maintenant Colonial Security a l’impression de réaliser les capacités de la technologie.

« Nous avons vu tellement de flexibilité de la part de l’équipe TrackTik pour construire un programme de formation personnalisé qui respecte le style des apprenants que nous sommes tous ici. Nous avons apprécié de faire partie de ces conversations et nous reconnaissons que l’équipe d’entraînement a dû pivoter pour que nous puissions nous mettre à niveau », a remarqué Jackson. « Nous avons adoré à quel point TrackTik était intuitif. Depuis, nous avons mis en place notre série interne de formation vidéo pour amener nos agents à s’auto-apprendre avec des tutoriels utiles. »

Résultats : Innovation grâce à l’automatisation

De meilleurs résultats commerciaux sont ce à quoi Colonial Security s’attend en utilisant le logiciel TrackTik pour automatiser ses processus manuels. Le système tout-en-un peut fournir des réponses à l’ensemble de l’organisation et des sites clients, afin que la direction soit toujours informée de l’évolution des opérations de sécurité et puisse identifier les opportunités d’amélioration

Aller au-delà des bases du suivi des agents de sécurité

TrackTik permet aux agents de fournir beaucoup plus de contexte lors des missions de garde de sécurité sur le terrain. Colonial Security profite du téléchargement de photos et d’étiquettes NFC dans les rapports d’incident afin que les clients puissent voir ce qui se passe sur place. Colonial Security a rapidement mis en place des visites, des horaires et des rapports spécifiques au site dans la plateforme intuitive TrackTik, et les agents étaient opérationnels sur le système en quelques heures. Grâce aux pointages en temps réel à l’arrivée, à la sortie et aux rapports de changement de quart nécessitant des signes de travail, Colonial Security peut tenir les agents responsables afin que les clients reçoivent une facturation précise et s’assurer que la productivité est à leur place.

Ordonnancement optimisé

Avant TrackTik, l’équipe de répartition de Colonial Security avait du mal à suivre les quarts de travail et la disponibilité des employés. Grâce à des systèmes intégrés qui automatisent ces processus en arrière-plan, le personnel gagne un temps incroyable tout en s’assurant que la planification et la facturation et la paie sont précises. « Avec TrackTik qui combine la planification, la facturation et la paie au même endroit, nous mettons le meilleur produit devant nos clients. Nous savons que nous planifions toujours le bon agent pour le bon poste au bon taux de rémunération », a souligné Jackson. « Nous ne surchargeons pas les agents, et nous ne planifions pas inutilement des heures supplémentaires. » Les changements de quart peuvent être adaptés dans le système à la volée, car TrackTik identifie chaque agent de sécurité qui répond aux exigences du poste, possède les certifications appropriées et habite à une distance spécifiée pour combler rapidement les éventuels horaires. Cela se fait de façon fluide en coulisses, donc le client n’est jamais dérangé.

Abandonner les tableaux Excel

L’ensemble complet de la solution TrackTik la rendait très attrayante pour l’équipe de Colonial Security. Il ne s’agissait pas seulement de numériser les processus manuels, mais aussi de débloquer de nouvelles efficacités. En réalisant tout le potentiel de la suite de solutions TrackTik, Colonial a découvert qu’ils pouvaient consolider quatre applications logicielles différentes en une seule. La plateforme TrackTik a désormais remplacé les applications pour des tâches administratives telles que la paie, la planification, la facturation et la surveillance des agents. Cette gestion centralisée a permis de réduire l’erreur humaine puisque seul un endroit pour l’intervention était nécessaire. Le personnel ne perdait plus de temps à passer d’une application à l’autre ni à dupliquer la saisie de données dans plusieurs portails.

« Il nous fallait presque un jour et demi pour compléter la paie; Maintenant, on a fini en quelques minutes. – Dave Jackson, PDG et président de Colonial Security Services Étude de cas des Colonial Security Services

Générer des analyses basées sur les données pour le client

La prise de décision éclairée était l’objectif ultime de Colonial Security, y compris l’accès à des points de données facilement partagés avec ses clients. Identifier les domaines d’amélioration ou débloquer de meilleures façons de travailler pour les clients est un avantage crucial de l’analyse des données contenues dans la solution TrackTik.

Jackson a expliqué qu’il a déjà vu ces analyses de données se concrétiser pour rationaliser les opérations. « Après avoir analysé plusieurs points de données et rapports d’incidents pour un client, nous avons identifié une inactivité à un certain poste sous surveillance 24 heures sur 24. Avec des données pour nous appuyer, nous pouvons recommander une stratégie rentable pour réduire la couverture à un poste qui ne nécessitait pas de surveillance 24 heures sur 24. » L’équipe de Colonial Security espère partager ce genre de bonnes pratiques avec d’autres clients lors de l’analyse des données reçues.

Préparer le succès

Grâce à son partenariat avec TrackTik, Colonial Security Services a réussi à naviguer dans son parcours de transformation numérique, en adoptant la technologie dans le paysage de la sécurité en constante évolution. Comme l’a noté Jackson, « la technologie TrackTik nous a permis de croître et de mûrir en tant qu’entreprise, nous aidant à suivre le rythme des géants de l’industrie de la sécurité. »

La satisfaction client ne fera que croître à mesure que l’équipe de Colonial Security développera ses portails clients pour partager en un coup d’œil les analyses de performance des agents de sécurité. Cette expérience client sans faille est au cœur de l’engagement de Colonial envers ses clients. La capacité de s’auto-servir ne fera qu’aider à renforcer la confiance des clients envers les données et à démontrer comment Colonial apporte de la valeur à ses clients.