Il y a plus de 30 ans, Colonial Security Services est né d’un petit service de nettoyage familial en Pennsylvanie lorsqu’ils ont réalisé que leur clientèle bénéficierait également de services de sécurité. Avec un portefeuille d’activités élargi, l’organisation compte désormais des clients dans plus de 30 États, possède des bureaux dans 18 grandes villes des États-Unis et emploie plus de 775 agents de sécurité. L’entreprise dessert plusieurs secteurs verticaux couvrant l’immobilier résidentiel et commercial, la logistique, l’enseignement supérieur, la santé et, plus récemment, les secteurs gouvernementaux, notamment les aéroports.
À mesure que l’entreprise se développait, leur besoin de technologie pour améliorer l’efficacité de leurs opérations augmentait également. Le suivi par stylo et papier des agents de sécurité sur plusieurs sites pour la planification et la facturation est devenu trop fastidieux pour l’organisation, en raison de la croissance rapide de son activité.
1. Défi : prendre du retard par rapport à la courbe technologique
2. Une approche sur mesure pour rationaliser les flux de travail
3. Résultats : l’innovation grâce à l’automatisation
4. Aller au-delà des bases du suivi des agents de sécurité
5. Planification optimisée
6. Abandonner les feuilles de calcul
7. Générer des informations basées sur les données pour le client
8. Préparez-vous au succès
Il devenait évident que pour rester compétitive, l’équipe devait passer au numérique. Le PDG et président de Colonial Security Services, Dave Jackson, a commenté :
« Ne pas disposer de cette avance vous place très en retard sur le marché actuel. En disposant d’une plateforme technologique solide, nous pouvons rivaliser avec des acteurs plus importants et nous démarquer des entreprises qui n’offrent pas ce type de solutions à leurs clients.
Défi : prendre du retard par rapport à la courbe technologique
Avec les avancées technologiques telles que l’IA et la vidéosurveillance qui propulsent la sécurité physique vers l’avant, Colonial recherchait une solution technologique à la pointe du changement et favorisant l’analyse intégrée des données.
L’équipe a étudié différentes solutions, mais souhaitait aller au-delà d’un système de tournée des agents de sécurité. « Nous souhaitions une plateforme complète qui capture les données pertinentes et fasse office de sixième sens pour nos agents sur le terrain. Les doter d’analyses statistiques leur permet d’avoir une meilleure connaissance de la situation : où aller, comment s’y rendre et quoi faire une fois sur place », a noté Jackson. Les informations de reporting et d’analyse de données disponibles dans la solution TrackTik couvraient l’ensemble des opérations de Colonial et ont motivé la décision d’achat de l’équipe.
En externe, la solution TrackTik offre une grande visibilité sur l’activité des agents de sécurité pour améliorer la productivité et assurer la sécurité des agents sur le terrain. Colonial Security savait que la plate-forme contribuerait à garantir la sécurité des sites clients et que les gardes accomplissaient leurs tâches comme prévu avec plus d’informations à portée de main.
TrackTik éliminerait également de nombreux problèmes administratifs internes auxquels l’entreprise en pleine croissance était confrontée. « La consolidation de nos processus autrefois manuels dans un outil de gestion centralisé comme TrackTik nous a énormément profité », a partagé Derek Salisbury, vice-président du développement commercial chez Colonial Security Solutions. « Les données extraites du logiciel de gestion des effectifs de TrackTik ont changé la donne, depuis la rationalisation des procédures d’embauche et d’intégration jusqu’à l’accélération des fonctions de facturation et de comptes clients.
Une approche sur mesure pour rationaliser les flux de travail
Tirer le meilleur parti de leur solution TrackTik était une priorité absolue pour l’équipe de Colonial Security, c’est pourquoi ils ont travaillé sur la création d’un programme de formation qui conviendrait le mieux à leur style d’apprentissage. L’équipe de formation TrackTik a examiné leurs besoins et a désormais l’impression que Colonial Security réalise les capacités de la technologie.
« Nous avons constaté une grande flexibilité de la part de l’équipe TrackTik dans la création d’un programme de formation personnalisé qui tenait compte du style d’apprenants que nous sommes tous ici. Nous avons apprécié de participer à ces conversations et reconnaissons que l’équipe de formation a dû pivoter pour que nous soyons à jour », a fait remarquer Jackson. « Nous avons adoré l’intuitivité de TrackTik. Depuis, nous avons créé notre série de formations vidéo internes pour permettre à nos agents de s’auto-apprendre grâce à des procédures utiles.
Résultats : l’innovation grâce à l’automatisation
De meilleurs résultats commerciaux sont ce à quoi Colonial Security s’attend en utilisant le logiciel TrackTik pour automatiser ses processus manuels. Le système tout-en-un peut fournir des réponses dans toute l’organisation et sur les sites clients afin que la direction soit toujours au courant du déroulement des opérations de sécurité et puisse identifier les opportunités d’amélioration.
Aller au-delà des bases du suivi des agents de sécurité
TrackTik permet aux agents de fournir beaucoup plus de contexte lorsqu’ils effectuent des tournées d’agents de sécurité sur le terrain. Colonial Security profite du téléchargement de photos et de balises NFC dans les rapports d’incident afin que les clients puissent voir ce qui se passe sur place. Colonial Security a rapidement mis en place des visites, des calendriers et des rapports spécifiques au site au sein de la plate-forme intuitive TrackTik, et les agents étaient opérationnels sur le système en quelques heures. Avec des rapports d’arrivée et de départ en temps réel et des rapports de changement d’équipe nécessitant des approbations, Colonial Security peut demander des comptes aux gardes afin que les clients reçoivent une facturation précise et puissent garantir que les niveaux de productivité sont là où ils devraient être.
Planification optimisée
Avant TrackTik, l’équipe de répartition de Colonial Security avait du mal à suivre les quarts de travail et la disponibilité des employés. Grâce à des systèmes intégrés qui automatisent ces processus back-end, le personnel gagne un temps incroyable tout en garantissant l’exactitude de la planification, de la facturation et de la paie ultérieures. « Avec TrackTik combinant la planification, la facturation et la paie en un seul endroit, nous proposons le meilleur produit à nos clients. Nous savons que nous recrutons à tout moment le bon agent pour le bon poste, au bon taux de rémunération », a noté Jackson. « Nous ne surchargeons pas les agents et nous ne prévoyons pas inutilement des heures supplémentaires. » Les changements d’équipe peuvent être pris en compte dans le système à la volée, car TrackTik identifie chaque agent de sécurité qui répond aux exigences du poste, possède les certifications appropriées et vit à une distance spécifiée pour combler rapidement toute lacune de planification. Cela se produit de manière transparente en coulisses, afin que le client ne soit jamais gêné.
Abandonner les feuilles de calcul
L’ensemble complet de la solution TrackTik l’a rendu si attrayant pour l’équipe de Colonial Security. Il ne s’agissait pas seulement de numériser les processus manuels, mais également de générer de nouvelles efficacités. En réalisant tout le potentiel de la suite de solutions TrackTik, Colonial a découvert qu’il pouvait regrouper quatre applications logicielles différentes en une seule. La plateforme TrackTik a désormais remplacé les applications pour les tâches administratives telles que les capacités de paie, de planification, de facturation et de surveillance des gardes. Cette gestion centralisée a permis de réduire les erreurs humaines puisqu’un seul endroit pour la saisie était requis. Le personnel ne perdait plus de temps à passer d’une application à l’autre et à dupliquer la saisie des données sur plusieurs portails.
« Avant, il nous fallait près d’un jour et demi pour finaliser la paie ; maintenant nous avons terminé en quelques minutes. – Dave Jackson, PDG et président de Colonial Security Services
Générer des informations basées sur les données pour le client
La prise de décision éclairée était l’objectif ultime de Colonial Security, notamment l’accès à des points de données pouvant facilement être partagés avec ses clients. Identifier les domaines d’amélioration ou débloquer de meilleures façons de fonctionner pour les clients est un avantage crucial de l’analyse des données au sein de la solution TrackTik.
Jackson a expliqué comment il a déjà vu ces informations servir à rationaliser les opérations. « Après avoir analysé plusieurs points de données et rapports d’incidents pour un client, nous avons identifié une inactivité à un certain poste sous surveillance 24 heures sur 24. Avec des données à l’appui, nous pouvons recommander une stratégie rentable pour réduire la couverture d’un poste qui ne nécessitait pas de garde 24 heures sur 24. » L’équipe Colonial Security espère partager ce type de bonnes pratiques avec d’autres clients lors de l’analyse des données entrantes.
Préparez-vous au succès
Grâce à son partenariat avec TrackTik, Colonial Security Services a réussi son parcours de transformation numérique, en adoptant la technologie dans un paysage de sécurité en évolution. Comme l’a souligné Jackson : « La technologie TrackTik nous a permis de croître et de mûrir en tant qu’entreprise, nous aidant ainsi à suivre le rythme des géants du secteur de la sécurité. »
La satisfaction des clients ne fera que croître à mesure que l’équipe de Colonial Security développe ses portails clients pour partager en un coup d’œil des informations sur les performances des agents de sécurité. Cette expérience client fluide est au cœur de l’engagement de Colonial envers ses clients. La possibilité de libre-service ne fera que contribuer à renforcer la confiance des clients dans les données et à montrer comment Colonial apporte de la valeur à ses clients.
