Dardan Security bietet personalisierten Schutz mit TrackTik

Britisches Sicherheitsunternehmen in Privatbesitz transformiert seine Abläufe durch Automatisierung, Live-Analysen und eine datenorientierte Denkweise 

Als das Wachstum von Dardan Security begann, seine manuellen Systeme zu übersteigen, wandte sich das Unternehmen an TrackTik, um sein Personalmanagement zu vereinheitlichen, die Verantwortlichkeit zu stärken und seinen Kunden Echtzeit-Transparenz zu bieten. Fünf Jahre später ist die Technologie zu einem wesentlichen Bestandteil der Fähigkeit von Dardan geworden, effizient zu skalieren – ohne dabei seine persönliche, mitarbeiterorientierte Herangehensweise zu verlieren. 

Über Dardan Security 

Dardan Security wurde 1973 gegründet und ist einer der renommiertesten unabhängigen Sicherheitsdienstleister Großbritanniens. Das Unternehmen bietet zuverlässige physische Sicherheitslösungen in großem Umfang sowie branchenführende mobile Dienste, Sicherheitstechnologien und -systeme. Das Unternehmen leistet jeden Monat mehr als 50.000 Stunden stationären Wachdienst an über 60 Standorten und unterstützt über 700 Kunden mit mobilen Patrouillen, Alarmreaktionen, Schlüsselverwaltung und geplanten Aufgaben. Diese doppelte Kompetenz, die hochwertigen bemannten Wachdienst mit agilen mobilen Einsätzen verbindet, ermöglicht es Dardan, Standorte mit den richtigen Ressourcen, Sichtbarkeit und einer Mischung aus Technologie und geschultem Personal zu schützen. 

Mit Kunden aus den Bereichen Wissenschaft, Forschung und Wissenschaftseinrichtungen, Unternehmensimmobilien, Biowissenschaften und Pharmazie sowie kritischer Infrastruktur bleibt das Engagement von Dardan unverändert: maßgeschneiderte, professionelle und informationsgestützte Sicherheit. „Jeder Kunde ist anders, daher bieten wir niemals eine Einheitslösung an“, erklärt Paul Beard, Chief Commercial Officer bei Dardan Security. „Wir fragen, was sie tatsächlich wollen, und passen unsere Dienstleistungen entsprechend an.“ 

Um dieses breite Leistungsspektrum zu unterstützen, betreibt Dardan eine Flotte von 27 Fahrzeugen, die jährlich mehr als 1,2 Millionen Meilen in London, Südostengland, Schottland, Nordost-Norfolk, Suffolk, Cambridgeshire und Essex zurücklegen und Patrouillen, CCTV-Einsätze, Alarmaktivierungsunterstützung sowie Schließ-/Entriegelungsdienste schnell und kontinuierlich durchführen. 

Die Herausforderung: Manuelle Arbeitsabläufe bremsten das Wachstum 

Jahrelang stützte sich Dardan auf eine Vielzahl von Altsystemen und manuellen Arbeitsabläufen. „Wir hatten talentierte Mitarbeiter, aber diese verbrachten zu viel Zeit damit, sich mit Tabellenkalkulationen herumzuschlagen und Daten manuell zu überprüfen. Die Rechnungsstellung war oft eine Vollzeitbeschäftigung, bei der Zahlen von einem Ort zum anderen kopiert und eingefügt werden mussten“, erinnert sich Andrew Barnard, ESG- und Compliance-Manager bei Dardan.  

Als Dardan expandierte, konnten die Altsysteme nicht mehr mithalten. Dienstpläne, Vorfallberichte und Rechnungsstellung wurden manuell bearbeitet, oft über mehrere Tabellenkalkulationen hinweg. Die Einschränkungen waren offensichtlich: „Als wir wuchsen und immer komplexere Kunden bedienten, wurde jeder manuelle Schritt zu einem Engpass. Es schlichen sich Fehler ein, Daten waren schwer abzugleichen, und wir liefen Gefahr, wichtige Details zur Compliance oder Rechnungsstellung zu übersehen. Kein Unternehmen kann auf der Grundlage manueller Prozesse skalieren“, erklärt Barnard. 

Über die Effizienz hinaus benötigte Dardan mehr Verantwortlichkeit und Echtzeit-Transparenz sowohl für das Management als auch für die Kunden in allen Bereichen seiner mobilen Patrouillen- und Wachdienste.  

Die Lösung: Ein einheitliches System mit TrackTik 

Als Dardan die Sicherheitspersonal-Managementplattform von TrackTik implementierte, war die Umstellung sofort spürbar. 

„Ein einziges System, das alles erledigt – Dienstpläne, Einsatzpläne, Disposition, Abrechnung – das hat den Unterschied gemacht“, sagt Barnard. „Früher hatten wir Papierdienstpläne und manuelle Check-ins. Jetzt gibt es Live-Analysen und sofortige Verantwortlichkeit.“ 

TrackTik half Dardan auch dabei, seine Umwelt- bzw. ESG-Strategie voranzutreiben, indem es den Papierkram durch die elektronische Berichterstattung über Patrouillen, tägliche Ereignisberichte und Besuchermanagement reduzierte. Die Überwachung der Compliance wurde durch Funktionen zur Überwachung von Alleinarbeitern und zur Verfolgung der Arbeitszeitrichtlinie verstärkt, wodurch sichergestellt wurde, dass Dardan stets die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleistet ist. 

Mit TrackTik kann das Security Operations Center von Dardan mobile Patrouillen in Echtzeit verfolgen, Vorfallberichte überwachen und sicherstellen, dass alle geplanten Aufgaben erledigt werden. Kunden erhalten über das sichere Kundenportal sofortigen Zugriff auf Vorfallhistorien, Compliance-Aufzeichnungen und Leistungsanalysen und profitieren so von vollständiger Transparenz. 

Heute unterstützt TrackTik den Betrieb von mehr als 4.000 aktiven Standorten, ist mit über 200 angeschlossenen CCTV-Systemen integriert und automatisiert Arbeitsabläufe, die früher ganze Arbeitstage in Anspruch nahmen. Allein das Finanzteam bearbeitet mittlerweile fast 600 Rechnungen pro Monat, die alle automatisch mit verifizierten Daten aus dem Außendienst erstellt werden. 

Die vierteljährlichen Geschäftsberichte, deren Erstellung früher Stunden dauerte, sind jetzt mühelos zu erstellen. „Wir können uns einfach in das System einloggen und sehen genau, was getan wurde“, erklärt Barnard. „Das bedeutet, dass sich die Besprechungen auf die Verbesserung der Ergebnisse konzentrieren können – statt auf die Suche nach Daten.“ 

Ergebnisse: Intelligentere Entscheidungen, schnellere Rechnungsstellung und stärkeres Kundenvertrauen 

Seit der Einführung von TrackTik hat Dardan messbare und strategische Vorteile erzielt: 

• Zeitersparnis und Abrechnungsgenauigkeit:Die Rechnungsstellung erfolgt nun automatisiert und fehlerfrei, sodass das Finanzteam keine Daten mehr manuell eingeben muss. 

• Verbesserte Transparenz:Live-Analysen stellen sicher, dass jede Patrouille, jeder Bericht und jede Aufgabe nachverfolgt und überprüft werden kann. 

• Verbesserte Compliance:Die Überwachung von Alleinarbeitern und der Arbeitszeitrichtlinie gewährleistet die Sicherheit der Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. 

• ESG und Berichtseffizienz:Elektronische Patrouillen- und Besucherberichte reduzieren den Papierkram und unterstützen Nachhaltigkeitsinitiativen. 

• Datengesteuertes Wachstum:Erkenntnisse aus TrackTik-Daten haben Dardan dabei geholfen, Verbesserungen im Service zu identifizieren und sogar Teams umzustrukturieren. 

• Wettbewerbsvorteil:Dardan hat mehrere Aufträge gewonnen, indem es bei Kundenpräsentationen die Technologie und die Analysefunktionen von TrackTik vorgestellt hat. 

„Unser größter ROI liegt in der Abrechnungsgenauigkeit – weniger Personalbedarf, schnellere Bearbeitungszeiten und absolutes Vertrauen in die Daten“, sagt Barnard. „Der versteckte ROI liegt jedoch in der Analyse. TrackTik hilft uns, Trends zu erkennen, Änderungen zu begründen und unseren Kunden unseren Wert zu beweisen.“ 

Umgestaltung des Service im CB1 Estate, Cambridge 

Eine der bedeutendsten Erfolgsgeschichten von Dardan ist das CB1 Estate in Cambridge – ein großes gemischt genutztes Bauprojekt, an dem neben Forschungszentren und Studentenwohnheimen auch weltweit bekannte Unternehmen wie Microsoft, Apple, Cushman & Wakefield, Bidwells und Brookgate beteiligt sind. 

Als Dardan den Standort übernahm, nutzte das Unternehmen die Daten und Analysen von TrackTik, um die Struktur und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen zu überarbeiten. 

„Die von TrackTik bereitgestellten Informationen haben den gesamten Vertrag verändert“, erklärt Barnard. „Sie haben uns nicht nur dabei geholfen, die SLAs zu erfüllen, sondern uns auch die Grundlage dafür geliefert, die Abläufe neu zu gestalten, die Managementkontrolle zu verstärken und die Mitarbeiterzahl zu verdoppeln.“ 

Durch die Nutzung der Live-Berichte und Vorfalldaten von TrackTik konnte Dardan sowohl gegenüber den Standortbetreibern als auch gegenüber einzelnen Stakeholdern messbare Verbesserungen bei der Servicequalität und Reaktionsfähigkeit nachweisen. Die Transparenz und die einfache Weitergabe von Informationen überzeugten den Kunden davon, die Partnerschaft auszuweiten. 

„Unser Kunde hat Ergebnisse gesehen und erneut investiert“, fügt Barnard hinzu. „Die Transparenz von TrackTik untermauert dieses Vertrauen – es hat unsere tägliche Zusammenarbeit verändert.“ 

Eine datengesteuerte Zukunft: 27.000 Berichte pro Monat und steigende Tendenz 

Fünf Jahre nach dem Start von TrackTik setzt Dardan seine Innovationsarbeit fort. Das Unternehmen erstellt nun monatlich 27.000 Berichte, in denen alle Vorfälle, Patrouillen und Compliance-Aktivitäten erfasst werden – alles innerhalb des TrackTik-Ökosystems. 

„Wir erfassen alles“, bemerkt Barnard. „Diese Transparenz fördert die Verantwortlichkeit und hilft uns, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Es geht nicht nur darum, etwas zu verfolgen, sondern auch darum, zu verstehen, wo wir uns verbessern können.“ 

Das Team erweitert außerdem die Nutzung von TrackTik DataLab, um fortschrittliche Dashboards zu erstellen und tiefere Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen. 

„Unser nächster Schritt ist, den Kunden direkten Zugriff auf ihre eigenen Dashboards zu geben“, sagt Barnard. „Sie können dann jederzeit Trends bei Vorfällen, die Abdeckung durch Patrouillen und Compliance-Kennzahlen einsehen.“ 

Über die Analytik hinaus nutzt Dardan das TrackTik-API-Ökosystem und neue KI-Integrationen, um einen größeren Teil seines Workflows zu automatisieren – von der CCTV-Überwachung bis zur Weiterleitung von Vorfällen. 

„KI ist für uns die nächste Herausforderung“, sagt Barnard. „Wenn das System den Inhalt eines Berichts erkennen und ihn automatisch an die richtige Person weiterleiten kann, ist das ein enormer Effizienzgewinn. Und genau darauf arbeitet TrackTik hin.“ 

Das Ergebnis 

TrackTik hat Dardan Security in die Lage versetzt: 

• Automatisieren Sie die Rechnungsstellung und Berichterstellung für Tausende von Aufträgen pro Monat. 

• Kunden Echtzeit-Analysen und Transparenz bieten 

• Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie sich wertschöpfenderen Aufgaben widmen können. 

• Nutzen Sie Datenanalysen, um Kundenbeziehungen auszubauen und zu stärken. 

• Erfassen und analysieren Sie monatlich 27.000 Berichte zur kontinuierlichen Verbesserung. 

• Verwalten Sie über 4.000 Standorte, über 200 CCTV-Systeme und fast 600 Rechnungen pro Monat über eine einheitliche Plattform. 

„TrackTik hilft uns dabei, unseren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie als Individuen behandelt werden“, fasst Barnard zusammen. „Es hat uns dabei geholfen, schneller, intelligenter und transparenter zu arbeiten – und genau so möchten wir Sicherheit bieten.“