Dardan Security ofrece protección personalizada con TrackTik

Una empresa de seguridad británica de capital privado transforma sus operaciones gracias a la automatización, el análisis en tiempo real y una mentalidad centrada en los datos 

Cuando el crecimiento de Dardan Security empezó a superar la capacidad de sus sistemas manuales, la empresa recurrió a TrackTik para unificar la gestión de su plantilla, reforzar la rendición de cuentas y ofrecer visibilidad en tiempo real a sus clientes. Cinco años después, esta tecnología se ha convertido en un elemento fundamental para que Dardan pueda crecer de forma eficiente, sin perder su toque personal y su enfoque centrado en las personas. 

Acerca de Dardan Security 

Fundada en 1973, Dardan Security es una de las empresas de seguridad independientes más respetadas del Reino Unido, que ofrece soluciones sólidas de vigilancia física a gran escala, junto con servicios móviles, tecnología y sistemas de seguridad líderes en el sector. La empresa presta más de 50 000 horas de vigilancia estática al mes en más de 60 ubicaciones y da servicio a más de 700 clientes con patrullas móviles, respuesta a alarmas, custodia de llaves y tareas programadas. Esta doble capacidad, que combina una vigilancia con personal de alta calidad con operaciones móviles ágiles, permite a Dardan proteger las instalaciones con los recursos adecuados, la visibilidad necesaria y la combinación perfecta de tecnología y personal cualificado. 

Con una cartera de clientes que abarca el ámbito académico, centros de investigación y científicos, complejos empresariales, entornos de ciencias de la vida y farmacéuticos, e infraestructuras críticas, el compromiso de Dardan sigue siendo el mismo: una seguridad a medida, profesional y basada en la información. «Cada cliente es diferente, por lo que nunca ofrecemos una solución única para todos», explica Paul Beard, director comercial de Dardan Security. «Les preguntamos qué es lo que realmente quieren y adaptamos nuestros servicios a sus necesidades». 

Para dar respuesta a esta amplia gama de servicios, Dardan cuenta con una flota de 27 vehículos que recorren más de 1,2 millones de millas al año por Londres, el sureste de Inglaterra, Escocia, el noreste de Norfolk, Suffolk, Cambridgeshire y Essex, prestando servicios de patrulla, intervención ante incidencias de videovigilancia, asistencia en caso de activación de alarmas y apertura y cierre de cerraduras con rapidez y continuidad. 

El reto: los flujos de trabajo manuales frenaban el crecimiento 

Durante años, Dardan dependió de un mosaico de sistemas heredados y flujos de trabajo manuales. «Contábamos con personal con talento, pero dedicaban demasiado tiempo a lidiar con hojas de cálculo y a comprobar datos a mano. La facturación solía suponer un trabajo a tiempo completo que consistía únicamente en copiar y pegar números de un sitio a otro», recuerda Andrew Barnard, responsable de ESG y cumplimiento normativo de Dardan.  

A medida que Dardan crecía, los sistemas heredados no podían seguir el ritmo. La gestión de turnos, la notificación de incidencias y la facturación se realizaban manualmente, a menudo utilizando varias hojas de cálculo. Las limitaciones eran evidentes: «A medida que crecíamos y empezábamos a prestar servicio a clientes más complejos, cada paso manual se convertía en un cuello de botella. Se colaban errores, era difícil conciliar los datos y corríamos el riesgo de pasar por alto detalles fundamentales sobre el cumplimiento normativo o la facturación. Ninguna empresa puede crecer basándose en procesos manuales», explica Barnard. 

Más allá de la eficiencia, Dardan necesitaba una mayor rendición de cuentas y visibilidad en tiempo real, tanto para la dirección como para los clientes, en todas sus operaciones de patrulla móvil y vigilancia.  

La solución: un sistema unificado con TrackTik 

Cuando Dardan implantó la plataforma de gestión del personal de seguridad de TrackTik, la transformación fue inmediata. 

«Disponer de un único sistema que lo haga todo —turnos, hojas de ruta, despacho, facturación—: eso es lo que ha marcado la diferencia», afirma Barnard. «Antes teníamos hojas de ruta en papel y registros manuales. Ahora contamos con análisis en tiempo real y un control instantáneo». 

TrackTik también ayudó a Dardan a impulsar su estrategia medioambiental o ESG, reduciendo el papeleo gracias a la presentación electrónica de informes de patrullas, informes diarios de incidentes y la gestión de visitantes. Se reforzó la supervisión del cumplimiento normativo con funciones de seguimiento de trabajadores aislados y de la Directiva sobre el tiempo de trabajo, lo que garantiza que Dardan cumpla siempre con los requisitos normativos y, al mismo tiempo, mantenga la seguridad de su personal. 

Gracias a TrackTik, el Centro de Operaciones de Seguridad de Dardan puede realizar un seguimiento en tiempo real de las patrullas móviles, supervisar los informes de incidentes y garantizar que se completen todas las tareas programadas. Los clientes obtienen acceso inmediato al historial de incidentes, a los registros de cumplimiento normativo y a los análisis de rendimiento a través del portal seguro para clientes, lo que les proporciona una visibilidad total, al estilo de «libro abierto». 

En la actualidad, TrackTik da soporte a las operaciones en más de 4.000 emplazamientos activos, se integra con más de 200 sistemas de videovigilancia conectados y automatiza flujos de trabajo que antes requerían jornadas laborales completas. Solo el equipo financiero procesa ahora cerca de 600 facturas al mes, cada una de ellas generada automáticamente con datos verificados sobre el terreno. 

Los informes trimestrales de actividad, cuya elaboración solía llevar horas, ahora se realizan sin esfuerzo. «Basta con hacer clic en el sistema para ver exactamente lo que se ha hecho», explica Barnard. «Eso significa que las reuniones se centran en mejorar los resultados, y no en buscar datos». 

Resultados: decisiones más acertadas, facturación más rápida y mayor confianza de los clientes 

Desde que implantó TrackTik, Dardan ha obtenido beneficios cuantificables y estratégicos: 

• Ahorro de tiempo y precisión en la facturación:la facturación ahora está automatizada y no presenta errores, lo que libera al equipo financiero de la introducción manual de datos. 

• Mayor visibilidad:los análisis en tiempo real garantizan que cada patrulla, informe y tarea quede registrado y sea verificable. 

• Mayor cumplimiento normativo:la supervisión de la directiva sobre trabajadores aislados y la directiva sobre el tiempo de trabajo garantiza la seguridad del personal y el cumplimiento de la normativa. 

• ESG y eficiencia en la elaboración de informes:los informes electrónicos de patrullas y visitantes reducen el papeleo y respaldan las iniciativas de sostenibilidad. 

• Crecimiento basado en datos:la información extraída de los datos de TrackTik ha ayudado a Dardan a identificar mejoras en el servicio e incluso a reestructurar los equipos. 

• Ventaja competitiva:Dardan ha conseguido varios contratos gracias a la demostración de la tecnología y las capacidades analíticas de TrackTik durante las presentaciones a los clientes. 

«Nuestro mayor retorno de la inversión (ROI) radica en la precisión de la facturación: se necesita menos personal, los plazos de entrega son más rápidos y hay una confianza total en los datos», afirma Barnard. «Pero el ROI oculto está en el análisis. TrackTik nos ayuda a detectar tendencias, justificar cambios y demostrar nuestro valor a los clientes». 

Transformación de los servicios en la urbanización CB1, Cambridge 

Uno de los mayores éxitos de Dardan es el complejo CB1 Estate de Cambridge, un importante proyecto de uso mixto que cuenta con empresas de renombre mundial como Microsoft, Apple, Cushman & Wakefield, Bidwells y Brookgate, además de centros de investigación y alojamientos para estudiantes. 

Cuando Dardan se hizo cargo de las instalaciones, utilizó los datos y los análisis de TrackTik para reformar por completo la estructura y la gestión de la seguridad. 

«La información que proporciona TrackTik transformó por completo el contrato», explica Barnard. «No solo nos ayudó a cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA), sino que nos proporcionó las pruebas necesarias para rediseñar las operaciones, reforzar la supervisión por parte de la dirección y duplicar la plantilla». 

Gracias al uso de los informes en tiempo real y los datos sobre incidencias de TrackTik, Dardan demostró mejoras cuantificables en la calidad del servicio y en la capacidad de respuesta, tanto ante los propietarios de las instalaciones como ante las partes interesadas a título individual. La transparencia y la facilidad para compartir información convencieron al cliente para ampliar la colaboración. 

«Nuestro cliente vio los resultados y volvió a invertir», añade Barnard. «La transparencia de TrackTik es la base de esa confianza; ha cambiado nuestra forma de trabajar con ellos en el día a día». 

Un futuro basado en los datos: 27 000 informes al mes y en aumento 

Tras cinco años de trayectoria con TrackTik, Dardan sigue innovando. La empresa genera ahora 27 000 informes al mes en los que se registran todos los incidentes, patrullas y actividades de cumplimiento normativo, todo ello dentro del ecosistema de TrackTik. 

«Lo registramos todo», señala Barnard. «Esa visibilidad fomenta la responsabilidad y nos ayuda a tomar decisiones más acertadas. No se trata solo de hacer un seguimiento, sino de entender en qué aspectos podemos mejorar». 

El equipo también está ampliando el uso de TrackTik DataLab para crear paneles de control avanzados y obtener información más detallada sobre los clientes. 

«Nuestro siguiente paso es ofrecer a los clientes acceso directo a sus propios paneles de control», afirma Barnard. «Podrán consultar las tendencias de los incidentes, la cobertura de las patrullas y los indicadores de cumplimiento siempre que lo deseen». 

Más allá de la analítica, Dardan aprovecha el ecosistema de la API de TrackTik y las integraciones emergentes de inteligencia artificial para automatizar aún más su flujo de trabajo, desde la vigilancia por CCTV hasta la gestión de incidencias. 

«La inteligencia artificial es nuestra próxima frontera», afirma Barnard. «Si el sistema es capaz de reconocer el contenido de un informe y remitirlo automáticamente a la persona adecuada, eso supone una enorme mejora en la eficiencia. Y ese es el camino que está siguiendo TrackTik». 

El resultado 

TrackTik ha permitido a Dardan Security: 

• Automatizar la facturación y la elaboración de informes de miles de trabajos al mes 

• Ofrecer análisis en tiempo real y transparencia a los clientes 

• Liberar tiempo al personal para que pueda dedicarse a tareas de mayor valor 

• Aprovecha la información que aportan los datos para desarrollar y fortalecer las relaciones con los clientes 

• Recopilar y analizar 27 000 informes al mes con el fin de lograr una mejora continua 

• Gestiona más de 4.000 emplazamientos, más de 200 sistemas de videovigilancia y cerca de 600 facturas al mes a través de una plataforma unificada 

«TrackTik nos ayuda a hacer que nuestros clientes se sientan tratados de forma personalizada», concluye Barnard. «Nos ha ayudado a trabajar más rápido, de forma más inteligente y con mayor transparencia, y así es exactamente como queremos ofrecer seguridad».