SFM Security nutzt TrackTiks Workforce-Management-Plattform, um das Wachstum voranzutreiben und Branchen-Benchmarks zu übertreffen

SFM Security nutzt TrackTiks Workforce-Management-Plattform, um das Wachstum voranzutreiben und Branchen-Benchmarks zu übertreffen

SFM Security bietet seit 1992 unbewaffnete Sicherheitsdienste an und betreut 60 Kundenstandorte in verschiedenen Branchen in Südflorida. Durch die automatisierten Lösungen von TrackTik konnte SFM Security die Abläufe und die Kundenzufriedenheit verbessern, was Kosteneinsparungen ermöglichte und das Unternehmen auf Wachstum vorbereitete.

SFM Security bietet seit 1992 unbewaffnete Sicherheitsdienste an. Das Unternehmen, das in der Vergangenheit bereits hochkarätige Veranstaltungen im Orange-Bowl-Stadion der Stadt Miami betreute, hat sich zu einem Anbieter von Sicherheitsdienstleistungen für 60 Kunden in ganz Südflorida entwickelt. Der Kundenstamm umfasst verschiedene Sektoren, darunter gewerbliche Immobilien, Regierungsbehörden, medizinische Einrichtungen, Wohngemeinschaften, Jachthäfen und Bildungseinrichtungen.

Nach der Implementierung von TrackTik konnte SFM Security deutliche Veränderungen und Verbesserungen im Betrieb feststellen. Die Einführung der All-in-One-Plattform für die Verwaltung des Sicherheitspersonals verknüpfte die Aktivitäten des Wachpersonals vor Ort mit den Backend-Aktivitäten und führte zu erheblichen Verbesserungen der betrieblichen Effizienz, der Kundenzufriedenheit und der Dienstleistungserbringung.

5 Wege, wie SFM seine Sicherheitsmaßnahmen mit TrackTik verbessert hat

1) Unmittelbarkeit und Genauigkeit bei der Übermittlung von Vorfallsberichten

TrackTik hat das Verfahren zur Meldung von Vorfällen bei SFM erheblich verbessert. Das Sicherheitspersonal hat nun die Möglichkeit, Berichte bereits Minuten nach ihrer Erstellung an die Kunden zu senden. Diese schnelle Bereitstellung stellt sicher, dass die Kunden in Echtzeit informiert werden, was angesichts der sensiblen Natur der Sicherheitsarbeit einen erheblichen Mehrwert darstellt.

John Frensdorf, VP of Security Operations bei SFM Security, kommentiert: "Wir konnten die Zeit zwischen der Erstellung des Berichts und dem Erhalt des Berichts durch den Kunden verkürzen. Die schnelle Weitergabe von zeitkritischen Informationen ist in diesem Geschäft von entscheidender Bedeutung und gibt unseren Kunden ein enormes Maß an Sicherheit."

Darüber hinaus tragen die in der TrackTik-Berichterstattung über Vorfälle erfassten Daten auch zur Effizienzsteigerung bei und bieten den Kunden Transparenz über die Aktivitäten vor Ort. Das Sicherheitspersonal kann nun einen greifbaren Beweis für seine Patrouillen liefern, da einem Bericht ein Foto beiliegt, das zeigt, dass die Kontrollen abgeschlossen wurden.
SFM merkte an, dass manuelle Prozesse wie das Erfassen von Fahrzeugzulassungen und -registrierungen an einer Einfahrt zu einer bewachten Wohnanlage nun durch die Fotoerfassungsfunktionen von TrackTik ersetzt werden könnten.

"Jetzt hat der Kunde Zugang zu sofortigen Informationen über alle Fahrzeuge, die während eines Vorfalls anwesend waren, um einen schnellen Abgleich durchzuführen und festzustellen, ob ein Fahrzeug vor Ort war", so Frensdorf.

2) Optimierte Zeitplanung zur Begrenzung nicht abrechenbarer Überstunden

Zu Beginn verwendete SFM eine separate Software für die Zeiterfassung, die nicht mit der Gehaltsabrechnung verbunden war, was zu betrieblichen Ineffizienzen führte. Das manuelle Planungs- und Zeiterfassungssystem führte zu mangelnder Flexibilität, schlechter Übersicht über die angesammelten Überstunden und Ineffizienz bei der Lohnabrechnung. SFM suchte nach einer Lösung, um die Personaleinsatzplanung zu rationalisieren und nicht abrechenbare Überstunden zu reduzieren.
Die umfassenden Planungsfunktionen von TrackTik, einschließlich der Shift App, die die Mitarbeiter über offene Schichten für besondere Ereignisse informiert, erwiesen sich für SFM als sehr kosteneffizient. Die Fähigkeit der Software, die Zeiterfassung zu automatisieren und die Zeitplanung zu optimieren, half SFM, die Arbeitszeiten der Wachleute genau zu kontrollieren.

Mit dieser Strategie wurde wirksam verhindert, dass sich das Wachpersonal der Überstundenschwelle näherte. Beeindruckenderweise gelang es SFM, die nicht fakturierbaren Überstunden bei nur 1 % zu halten, was deutlich unter dem Branchenstandard von 5 % liegt.

Die Verknüpfung von Planungs- und Zeiterfassungsdaten hat auch zu präziseren Lohnabrechnungsprozessen geführt, die menschliche Fehler minimieren und sicherstellen, dass das Wachpersonal gerecht und pünktlich bezahlt wird.

3) Rationalisierung der SFM-Verwaltungsabläufe

Mit der Einführung von TrackTik ist SFM erfolgreich zu einem papierlosen Betrieb übergegangen. Die Umstellung auf eine vollständig digitale Plattform hat die Prozesse gestrafft und den Verwaltungsaufwand, der traditionell mit manuellem Papierkram verbunden ist, erheblich reduziert.
TrackTik deckt mehr als nur die täglichen Aufgaben ab; es enthält Funktionen für die Abwicklung der Gehaltsabrechnung und den Versand von Rechnungen, was für Buchhaltungsteams, die gewohnt sind, Stundenzettel und Check-Ins für die Rechnungsstellung an Kunden manuell abzustimmen, unglaublich zeitaufwändig ist. Frensdorf lobt den All-in-One-Ansatz von TrackTik: "Indem wir diese verschiedenen Aufgaben an einem Ort zusammenführen, ist alles organisiert und leicht zu finden. TrackTik sorgt dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungsloser läuft und besser zusammenarbeitet, wie eine gut geölte Maschine."

Die Verwaltungsabläufe wurden gestrafft, was zu jährlichen Einsparungen in Höhe von etwa 80.000 Dollar führte, während gleichzeitig Ressourcen von der manuellen Dateneingabe befreit wurden.

4) Nachweis des ROI der für SFM-Kunden erbrachten Dienstleistungen

Die Einführung eines Self-Service-Kundenportals veränderte die Art und Weise, wie SFM Security mit seinen Kunden interagiert. Die Kunden konnten nun mühelos auf Berichte, Planungsinformationen und Dokumentation zugreifen, was die Transparenz förderte und Selbstbedienungsfunktionen ermöglichte, die sehr geschätzt wurden.
Frensdorf kommentierte: "Das Portal der Plattform war ein Wendepunkt, da es den Kunden einen umfassenden Überblick über ihre Sicherheitsplanung bot und als zentraler Aufbewahrungsort für alle ihre Berichtsanforderungen diente. Dieser Selbstbedienungszugang zu Berichten hat den Prozess gestrafft und sich in Rechtsfällen als unschätzbar wertvoll erwiesen, da er unterstützende Beweise liefert."

Die umfassende Berichterstattung von TrackTik zeigte sich in einem Fall, bei dem es um eine Unterhaltungseinrichtung ging, die von Sicherheitsmängeln geplagt war, insbesondere weil die Mieter häufig eine bestimmte Bartür offen ließen. Während der Patrouillen dokumentierte das Sicherheitspersonal über einige Monate hinweg akribisch jeden Vorfall in der TrackTik-App. Der Kunde konnte diese archivierten Berichte einfach über sein benutzerdefiniertes Portal abrufen. Diese Dokumentation ermöglichte es dem Kunden von SFM, nach einem Vorfall an der Bartür Fahrlässigkeit nachzuweisen und zu belegen, dass die Sicherheitsteams ihre Sorgfaltspflicht erfüllt hatten.

5) Mit TrackTiks Datenlabor Daten in Aktionen verwandeln

Das Führungsteam von SFM musste verstehen, wie es die Standortbesuche an allen Kundenstandorten verwaltete, um sicherzustellen, dass jeder Standort und jeder Posten systematisch, mindestens jeden zweiten Tag, besucht wurde. Es war jedoch eine Herausforderung, diese Daten aus der TrackTik-App zu sammeln und einen Weg zu finden, sie zu visualisieren und zu exportieren, um sie einfach zu analysieren und die Erfüllung der Kontrollpunkte zu bestätigen.

Die Umstellung von der manuellen Erstellung von Berichten mit Protokollen in Excel auf die Verwendung von TrackTiks Data Lab bedeutete eine erhebliche Veränderung der betrieblichen Effizienz. Data Lab kann große Datensätze und kritische Metriken in visuell ansprechende Diagramme, Tabellen und Grafiken übersetzen. Es hilft SFM nun, Vorfälle und Aktivitäten zu überwachen, Trends zu erkennen und Erkenntnisse in Echtzeit im gesamten Unternehmen zu teilen. SFM kann nun automatisch umfassende Berichte mit Diagramm- und Grafik-Widgets erhalten, um schnell relevante Daten abzurufen und weiterzugeben und zu bestätigen, dass alle erforderlichen Kontrollpunkte während der Patrouillen abgedeckt wurden.

Frensdorf teilte seine Gedanken darüber mit, wie Data Lab seine internen Berichterstattungsprozesse verändert: "Jetzt haben wir diese großartige Einrichtung für Produktivitätskontrollen und -abgleiche. Wir verbessern die Verantwortlichkeit unter den Mitarbeitern und können diese Daten leicht abrufen und mit der Führungsebene teilen, die die KPIs im gesamten Unternehmen betrachtet. Das Dashboard ist eine großartige Möglichkeit, unsere Abläufe sofort klarer zu sehen."

Data Lab hat den Prozess zur Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften erheblich vereinfacht, vor allem in Bezug auf die Aufzeichnungen der Mitarbeiter, wie z. B. Zertifizierungen und Lizenzen für Sicherheitspersonal. All diese Daten werden in TrackTiks Back-Office-Suite von Verwaltungstools gespeichert, können aber jetzt über dynamische Dashboards in Data Lab leicht abgerufen und gemeinsam genutzt werden. Die Mitarbeiter können überprüfen, ob ein Sicherheitsmitarbeiter über eine bestimmte Zertifizierung verfügt oder ob seine Lizenzen auf dem neuesten Stand sind, und die Mitarbeiter sogar 30 Tage im Voraus über den Status ihrer Berechtigungsnachweise informieren. Dieses Maß an Effizienz und Voraussicht im Compliance-Management zeigt einen weiteren Vorteil der Integration der End-to-End-Lösung von TrackTik und der Visualisierung all dieser Daten und Informationen in einem vereinfachten Dashboard.

SFM und TrackTik haben erkannt, wie wichtig zugängliche und verständliche Daten für die strategische Entscheidungsfindung sind, und sind eine Partnerschaft eingegangen, um maßgeschneiderte Widgets zu entwickeln. Diese maßgeschneiderten Tools wurden entwickelt, um die Datenanalyse zu rationalisieren und dem Führungsteam von SFM Einblicke in operative Kennzahlen und Trends zu geben. Diese Zusammenarbeit unterstreicht die Anpassungsfähigkeit der TrackTik-Plattform und ihr Potenzial, das Sicherheitsmanagement zu verändern, indem es maßgeschneiderte, umsetzbare Daten für eine bessere Entscheidungsfindung und Betriebsüberwachung bietet.

Wichtige Geschäftsergebnisse auf die nächste Stufe heben und Wachstumschancen wahrnehmen

TrackTik hat SFM durch die Integration von automatisierten Lösungen in die Sicherheitsabläufe verändert. Durch verbesserte betriebliche Effizienz, gesteigerte Kundenzufriedenheit und signifikante Kosteneinsparungen ist SFM Security für weiteres Wachstum bereit, wobei TrackTik als zentraler Partner auf diesem Weg dient.

"Wir sind äußerst zufrieden mit unserer Partnerschaft mit TrackTik, die durch eine echte Politik der offenen Tür mit ihrem Team aufrechterhalten wird. Das System ist in Bezug auf die Berichterstattung und die Zeitplanung überlegen, und seine Personal- und Abrechnungsfunktionen sind erstklassig. Es hilft uns, den gesamten Sicherheitsbetrieb von Anfang bis Ende zu verwalten. Wir sehen unser Unternehmen wachsen, weil TrackTik unser bevorzugter Partner ist. Die enge Kommunikation mit dem Schulungs- und Kundendienst ermöglicht es uns, Fragen zu stellen, um Innovation und Kreativität in unserem Geschäftsansatz zu fördern. Das Rückgrat unseres zukünftigen Wachstums wird auf einem starken technologischen Fundament mit TrackTik aufgebaut sein." - John Frensdorf, VP of Security Operations bei SFM Security.