SFM Security utiliza la plataforma de gestión de personal de TrackTik para impulsar su crecimiento y superar con creces los índices de referencia del sector

SFM Security utiliza la plataforma de gestión de personal de TrackTik para impulsar su crecimiento y superar con creces los índices de referencia del sector

SFM Security lleva ofreciendo servicios de seguridad sin armas desde 1992, prestando servicio a 60 instalaciones de clientes de diversos sectores en el sur de Florida. Gracias a las soluciones automatizadas de TrackTik, SFM Security ha mejorado sus operaciones y la satisfacción de sus clientes, lo que le ha permitido ahorrar costes y sentar las bases para el crecimiento de la empresa.

SFM Security lleva prestando servicios de vigilancia sin armas desde 1992. Con una dilatada trayectoria en la prestación de servicios de seguridad en eventos de gran repercusión en el estadio Orange Bowl de la ciudad de Miami, la empresa ha crecido hasta prestar servicios de seguridad en 60 instalaciones de clientes repartidas por todo el sur de Florida. Su cartera de clientes abarca diversos sectores, entre los que se incluyen el sector inmobiliario comercial, organismos públicos, centros sanitarios, comunidades residenciales, puertos deportivos e instituciones educativas.

Tras implementar TrackTik, SFM Security observó cambios y mejoras notables en sus operaciones. La adopción de esta plataforma integral de gestión del personal de seguridad permitió coordinar la actividad de los guardias sobre el terreno con las operaciones administrativas, lo que supuso importantes mejoras en la eficiencia operativa, la satisfacción de los clientes y la prestación de servicios.

5 formas en las que SFM mejoró sus operaciones de seguridad gracias a TrackTik

1) Rapidez y precisión en la transmisión de los informes de incidentes

TrackTik ha mejorado considerablemente el proceso de notificación de incidentes de SFM. Los agentes de seguridad ahora pueden enviar informes a los clientes de forma inmediata, tan solo unos minutos después de su creación. Esta rápida entrega garantiza que los clientes estén informados en tiempo real, lo que supone un importante valor añadido dada la naturaleza delicada del trabajo de seguridad.

John Frensdorf, vicepresidente de Operaciones de Seguridad de SFM Security, comentó: «Hemos conseguido reducir el tiempo que transcurre entre la elaboración del informe y su recepción por parte del cliente. Compartir rápidamente información urgente es fundamental en este sector, lo que proporciona a nuestros clientes una gran tranquilidad».

Además, los datos recopilados en los informes de incidentes de TrackTik también contribuyen a mejorar la eficiencia y a ofrecer a los clientes transparencia sobre las actividades in situ. Los agentes de seguridad pueden ahora aportar pruebas tangibles de sus patrullas, ya que el informe va acompañado de pruebas fotográficas que demuestran que se han realizado los controles.
SFM señaló que los procesos manuales, como el registro de matrículas y matrículas de vehículos en un punto de entrada a una comunidad con acceso controlado, por ejemplo, podrían sustituirse ahora por las funciones de captura de fotografías de los informes de incidentes de TrackTik.

«Ahora el cliente tiene acceso a información inmediata sobre todos los vehículos presentes durante un incidente, lo que le permite realizar comprobaciones cruzadas rápidas y determinar con precisión si un vehículo se encontraba en el lugar», afirmó Frensdorf.

2) Planificación optimizada para limitar las horas extras no facturables

Al principio, SFM utilizaba un software independiente para el control de horarios que no estaba conectado con la gestión de nóminas, lo que provocaba ineficiencias operativas. El sistema manual de planificación y control de horarios daba lugar a una falta de flexibilidad, una supervisión deficiente de la acumulación de horas extras y una gestión ineficaz de las nóminas. SFM buscaba una solución para optimizar la planificación de los turnos de los guardias y reducir las horas extras no facturables.
Las completas funciones de planificación de turnos de TrackTik, incluida la aplicación Shift App, que notifica a los empleados los turnos disponibles para eventos especiales, resultaron muy rentables para SFM. La capacidad del software para automatizar el control de horarios y optimizar la planificación de turnos ayudó a SFM a mantener un control preciso sobre las horas de trabajo de los guardias.

Esta estrategia impidió de forma eficaz que los guardias se acercaran a los límites de horas extras. Sorprendentemente,SFM logró mantener las horas extras no facturables en tan solo un 1 %, una cifra significativamente inferior al estándar del sector, que es del 5 %.

La integración de los registros de planificación de turnos y de control de horarios también ha dado lugar a unos procesos de nóminas más precisos que minimizan los errores humanos y garantizan que los guardias reciban un salario justo y puntual.

3) Optimización de los procesos administrativos de SFM

Gracias a la implantación de TrackTik, SFM ha logrado pasar con éxito a una gestión sin papel. El cambio a una plataforma totalmente digital ha agilizado los procesos y ha reducido significativamente los gastos administrativos que tradicionalmente conllevaba el papeleo manual.
TrackTik va más allá de las tareas diarias; incluye funciones para gestionar las nóminas y enviar facturas, lo que supone una enorme pérdida de tiempo para los equipos de contabilidad acostumbrados a conciliar manualmente las hojas de asistencia y los registros de entrada para facturar a los clientes. Frensdorf elogió el enfoque «todo en uno» de TrackTik: «Al reunir estas diferentes tareas en un solo lugar, todo está organizado y es fácil de encontrar. TrackTik hace que todo el negocio funcione con mayor fluidez y que el equipo colabore mejor, como una máquina bien engrasada».

Se han optimizado las operaciones administrativas, lo que ha supuesto un ahorro anual de aproximadamente 80 000 dólares y ha permitido liberar recursos que antes se dedicaban a la introducción manual de datos.

4) Demostrar el retorno de la inversión (ROI) de los servicios prestados a los clientes de SFM

La implantación de un portal de autoservicio para clientes transformó la forma en que SFM Security interactuaba con sus clientes. Ahora los clientes pueden acceder sin esfuerzo a informes, información sobre horarios y documentación, lo que fomenta la transparencia y ofrece funcionalidades de autoservicio que han sido muy bien valoradas.
Frensdorf comentó: «El portal de la plataforma ha supuesto un cambio revolucionario, ya que ofrece a los clientes una visión completa de su programación de seguridad y sirve como repositorio central para todas sus necesidades de información. Este acceso de autoservicio a los informes ha agilizado el proceso y ha resultado de un valor incalculable en casos judiciales al proporcionar pruebas de respaldo».

La exhaustiva función de generación de informes de TrackTik quedó patente en un caso concreto relacionado con un local de ocio que adolecía de fallos de seguridad, en particular porque los arrendatarios solían dejar abierta la puerta de un bar concreto. Durante las rondas, los guardias de seguridad documentaron meticulosamente cada incidente en la aplicación TrackTik a lo largo de varios meses. El cliente pudo consultar fácilmente estos informes archivados a través de su portal personalizado.Esta documentación permitió al cliente de SFM demostrar la negligencia tras un incidenteocurrido en la puerta del bar, con pruebas que respaldaban que los equipos de seguridad habían actuado con la debida diligencia.

5) Convertir los datos en acciones con el Data Lab de TrackTik

El equipo directivo de SFM necesitaba comprender cómo gestionaban las visitas a las instalaciones de todos los clientes, garantizando que se visitara cada centro y puesto de forma sistemática, al menos cada dos días. Sin embargo, resultaba complicado recopilar esos datos de la aplicación TrackTik y encontrar una forma de visualizarlos y exportarlos para facilitar su análisis y la confirmación de que se habían completado los puntos de control.

La transición de la elaboración manual de informes a partir de registros en Excel al uso de Data Lab de TrackTik supuso un cambio significativo en la eficiencia operativa. Data Lab es capaz de convertir grandes conjuntos de datos y métricas clave en tablas y gráficos visualmente atractivos. Ahora ayuda a SFM a supervisar incidentes y actividades, detectar tendencias y compartir información en tiempo real en toda la organización. SFM puede ahora recibir informes exhaustivos de forma automática mediante widgets de tablas y gráficos para extraer y compartir rápidamente los datos relevantes, lo que permite confirmar que se han cubierto todos los puntos de control necesarios durante las patrullas.

Frensdorf compartió sus reflexiones sobre cómo Data Lab está transformando sus procesos internos de presentación de informes: «Ahora contamos con un sistema excelente para el control y el equilibrio de la productividad. Estamos reforzando la rendición de cuentas entre los responsables y podemos extraer y compartir fácilmente esos datos con la dirección, que analiza los indicadores clave de rendimiento (KPI) en toda la organización. El panel de control es una forma estupenda de obtener una visión más clara y inmediata de nuestras operaciones».

Data Lab ha simplificado considerablemente el proceso de comprobación del cumplimiento normativo, especialmente en lo que respecta al mantenimiento de los expedientes de los empleados en materia de certificaciones y licencias del personal de seguridad. Todos estos datos se almacenan en el conjunto de herramientas administrativas «Back Office» de TrackTik, pero ahora se puede acceder a ellos y compartirlos fácilmente mediante los paneles dinámicos de Data Lab. El personal puede comprobar si un agente de seguridad cuenta con una certificación específica o si sus licencias están al día, e incluso avisar a los agentes con 30 días de antelación sobre el estado de sus credenciales. Este nivel de eficiencia y previsión en la gestión del cumplimiento normativo pone de relieve otra ventaja de integrar la solución integral de TrackTik y visualizar todos esos datos e información en un panel de control simplificado.

Conscientes de la importancia de disponer de datos accesibles y comprensibles para la toma de decisiones estratégicas, SFM y TrackTik se han asociado para desarrollar widgets personalizados.Estas herramientas a medida están diseñadas para agilizar el análisis de datos, ofreciendo al equipo directivo de SFM información detallada sobre métricas y tendencias operativas.Esta iniciativa conjunta pone de relieve la naturaleza adaptable de la plataforma de TrackTik y su potencial para transformar las prácticas de gestión de la seguridad, al ofrecer datos personalizados y útiles para mejorar la toma de decisiones y la supervisión operativa.

Llevar los resultados clave de la empresa a un nivel superior y buscar nuevas oportunidades de crecimiento

TrackTik ha transformado SFM al integrar soluciones automatizadas en sus operaciones de seguridad. Gracias a una mayor eficiencia operativa, una mayor satisfacción de los clientes y un importante ahorro de costes, SFM Security está preparada para seguir creciendo, con TrackTik como socio clave en este proceso.

«Estamos muy satisfechos con nuestra colaboración con TrackTik, respaldada por una auténtica política de puertas abiertas con su equipo. El sistema es excelente en cuanto a la generación de informes y la programación, y sus funciones de recursos humanos y facturación son de primera categoría. Nos ayuda a gestionar toda la operación de seguridad de principio a fin. Vemos cómo crece nuestra empresa gracias a que TrackTik es nuestro socio de confianza. La estrecha comunicación con los equipos de formación y atención al cliente nos permite plantear preguntas que impulsan la innovación y la creatividad en el enfoque de nuestro negocio.La columna vertebral de nuestro crecimiento futuro se asentará sobre una sólida base tecnológica gracias a TrackTik».– John Frensdorf, vicepresidente de Operaciones de Seguridad de SFM Security.