SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré ses opérations et la satisfaction de ses clients, ce qui lui a permis de réaliser des économies et de préparer sa croissance.

SFM Security fournit des services d'agents de sécurité non armés depuis 1992. Forte d'une histoire riche en événements de premier plan au stade Orange Bowl de la ville de Miami, la société s'est développée pour fournir des services de sécurité à 60 sites clients dans tout le sud de la Floride. Sa base de clientèle englobe divers secteurs, notamment l'immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les ports de plaisance et les établissements d'enseignement.

Après avoir mis en œuvre TrackTik, SFM Security a constaté des changements et des améliorations marqués dans ses opérations. L'adoption de la plateforme de gestion des effectifs de sécurité tout-en-un a permis de relier l'activité des agents sur site et les opérations de backend, ce qui a entraîné des améliorations majeures en termes d'efficacité opérationnelle, de satisfaction des clients et de prestation de services.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité en utilisant TrackTik

1) Immédiateté et précision dans la transmission des rapports d'incidents

TrackTik a considérablement amélioré le processus de rapport d'incident de SFM. Les agents de sécurité ont désormais la possibilité d'envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, ce qui apporte une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail de sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, commente : "Nous avons pu réduire le délai entre le moment où le rapport est créé et celui où le client le reçoit. Dans ce secteur, il est essentiel de partager rapidement des informations sensibles, ce qui procure à nos clients une grande tranquillité d'esprit."

En outre, les données saisies dans les rapports d'incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d'efficacité et à fournir aux clients une transparence sur les activités sur le site. Les agents de sécurité peuvent désormais fournir des preuves tangibles de leurs patrouilles, puisqu'une photo accompagne un rapport montrant que les contrôles ont été effectués.
SFM a noté que les processus manuels tels que l'enregistrement des licences et des enregistrements de véhicules à un point d'entrée d'une communauté à accès protégé, par exemple, pourraient désormais être remplacés par les capacités de capture de photos dans les rapports d'incidents de TrackTik.

"Le client a désormais accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d'un incident, ce qui lui permet d'effectuer rapidement des vérifications croisées et de déterminer avec précision si un véhicule se trouvait sur le site", a déclaré M. Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Au début, SFM utilisait un logiciel distinct pour la gestion du temps qui était déconnecté de la gestion des salaires, ce qui entraînait des inefficacités opérationnelles. Le système manuel de planification et de comptabilisation des heures a conduit à un manque de flexibilité, à une mauvaise surveillance de l'accumulation des heures supplémentaires et à une inefficacité dans la gestion des salaires. SFM recherchait une solution pour rationaliser la planification des gardes et réduire les heures supplémentaires non facturables.
Les fonctions complètes de planification de TrackTik, y compris l'application Shift App qui informe les employés des équipes ouvertes pour des événements spéciaux, se sont avérées très rentables pour SFM. La capacité du logiciel à automatiser le chronométrage et à optimiser la planification des horaires a aidé SFM à maintenir un contrôle précis sur les heures de travail des gardiens.

Cette stratégie a effectivement empêché les gardiens de s'approcher des seuils d'heures supplémentaires. De manière impressionnante, SFM a réussi à maintenir le nombre d'heures supplémentaires non facturables à seulement 1 %, ce qui est nettement inférieur à la norme industrielle de 5 %.

Le fait de relier les enregistrements des horaires et du temps de travail a également permis de mettre en place des processus de paie plus précis, qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les gardes sont payés équitablement et à temps.

3) Rationalisation des processus administratifs de l'AFD

En mettant en œuvre TrackTik, SFM a réussi sa transition vers la gestion d'une opération sans papier. Le passage à une plateforme entièrement numérique a permis de rationaliser les processus et de réduire considérablement les frais administratifs traditionnellement associés à la paperasserie manuelle.
TrackTik ne se limite pas aux tâches quotidiennes ; il comprend des fonctions de gestion de la paie et d'envoi de factures, ce qui prend énormément de temps aux équipes comptables qui ont l'habitude de rapprocher manuellement les feuilles de temps et de procéder à des vérifications pour facturer les clients. M. Frensdorf a fait l'éloge de l'approche "tout-en-un" de TrackTik : "En rassemblant ces différentes tâches en un seul endroit, tout est organisé et facile à trouver. TrackTik permet à l'ensemble de l'entreprise de fonctionner plus facilement et de mieux travailler ensemble, comme une machine bien huilée".

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis de réaliser des économies annuelles d'environ 80 000 dollars tout en libérant les ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services fournis aux clients de l'AFD

L'introduction d'un portail client en libre-service a transformé la façon dont SFM Security interagit avec ses clients. Les clients peuvent désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de programmation et à la documentation, ce qui favorise la transparence et permet des fonctionnalités en libre-service très appréciées.
Frensdorf commente : "Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue d'ensemble de leur programmation de sécurité et servant de référentiel central pour tous leurs besoins en matière de rapports. Cet accès en libre-service aux rapports a rationalisé le processus et s'est avéré inestimable dans les affaires juridiques en fournissant des preuves à l'appui."

Les rapports complets de TrackTik ont été mis en évidence dans un cas particulier impliquant un établissement de divertissement en proie à des défaillances de sécurité, notamment avec des locataires qui laissaient fréquemment la porte d'un bar ouverte. Pendant les patrouilles, les agents de sécurité ont méticuleusement documenté chaque cas dans l'application TrackTik sur une période de quelques mois. Le client pouvait facilement extraire ces rapports archivés via son portail personnalisé. Cette documentation a permis au client de SFM de prouver la négligence après un incident survenu à la porte du bar, avec la preuve que les équipes de sécurité avaient fait preuve de diligence raisonnable.

5) Transformer les données en actions avec le Data Lab de TrackTik

L'équipe dirigeante de SFM avait besoin de comprendre comment elle gérait les visites de sites sur l'ensemble des sites clients, en s'assurant que chaque site et chaque poste était visité systématiquement, au moins tous les deux jours. Cependant, la collecte de ces données à partir de l'application TrackTik et la recherche d'un moyen de visualiser et d'exporter ces données pour faciliter l'analyse et la confirmation de l'achèvement des points de contrôle constituaient un défi.

Le passage de la génération manuelle de rapports avec des journaux dans Excel à l'utilisation du Data Lab de TrackTik a marqué un changement significatif dans l'efficacité opérationnelle. Data Lab peut traduire de grands ensembles de données et des mesures critiques en diagrammes, tableaux et graphiques visuellement attrayants. Il aide désormais SFM à surveiller les incidents et les activités, à repérer les tendances et à partager des informations en temps réel dans l'ensemble de l'organisation. SFM peut désormais recevoir automatiquement des rapports complets à l'aide de graphiques et de widgets pour extraire et partager rapidement des données pertinentes, confirmant ainsi que tous les points de contrôle nécessaires ont été couverts lors des patrouilles.

M. Frensdorf a fait part de ses réflexions sur la manière dont Data Lab modifie ses processus de reporting internes : "Nous disposons désormais d'un excellent dispositif de contrôle de la productivité et d'équilibrage. Nous renforçons la responsabilité des agents et nous pouvons facilement extraire et partager ces données avec les dirigeants qui examinent les indicateurs clés de performance dans l'ensemble de l'organisation. Le tableau de bord est un excellent moyen d'examiner nos opérations avec plus de clarté".

Data Lab a considérablement simplifié le processus de vérification de la conformité, en particulier en ce qui concerne la tenue des dossiers des employés pour des éléments tels que les certifications et les licences pour le personnel de sécurité. Toutes ces données sont stockées dans la suite d'outils administratifs Back Office de TrackTik, mais elles peuvent désormais être facilement consultées et partagées à l'aide de tableaux de bord dynamiques dans Data Lab. Le personnel peut vérifier si un agent de sécurité possède une certification spécifique ou si ses licences sont à jour, et même informer les agents 30 jours à l'avance de l'état de leurs qualifications. Ce niveau d'efficacité et de prévoyance dans la gestion de la conformité souligne un autre avantage de l'intégration de la solution de bout en bout de TrackTik et de la visualisation de toutes ces données et informations dans un tableau de bord simplifié.

Reconnaissant l'importance de données accessibles et compréhensibles pour la prise de décisions stratégiques, SFM et TrackTik se sont associés pour développer des widgets personnalisés. Ces outils personnalisés sont conçus pour rationaliser l'analyse des données, offrant à l'équipe dirigeante de SFM un aperçu des métriques et des tendances opérationnelles. Cet effort de coopération met en évidence la nature adaptable de la plateforme TrackTik et son potentiel à transformer les pratiques de gestion de la sécurité en offrant des données personnalisées et exploitables pour améliorer la prise de décision et la supervision opérationnelle.

Faire passer les principaux résultats commerciaux à un niveau supérieur et se réjouir des possibilités de croissance

TrackTik a transformé SFM en intégrant des solutions automatisées dans ses opérations de sécurité. Grâce à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, à l'augmentation de la satisfaction des clients et à des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, TrackTik étant un partenaire essentiel dans son parcours.

"Nous sommes extrêmement satisfaits de notre partenariat avec TrackTik, soutenu par une véritable politique d'ouverture avec leur équipe. Le système est supérieur en termes de rapports et de planification, et ses capacités en matière de ressources humaines et de facturation sont de premier ordre. Il nous aide à gérer l'ensemble des opérations de sécurité de bout en bout. Nous pouvons voir notre entreprise se développer parce que TrackTik est notre partenaire de choix. Une communication étroite avec le service de formation et le service clientèle nous permet de poser des questions qui alimentent l'innovation et la créativité dans l'approche de notre activité. L'épine dorsale de notre croissance future sera construite sur une base technologique solide grâce à TrackTik. - John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security.