SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré les opérations et la satisfaction des clients, permettant des économies et préparant l’entreprise à croître.

SFM Security fournit des services de garde de sécurité non armés depuis 1992. Forte d’une longue tradition de services lors d’événements de haut niveau au stade Orange Bowl de la ville de Miami, l’entreprise a grandi pour offrir des services de sécurité à 60 sites clients à travers le sud de la Floride. Leur clientèle couvre divers secteurs, notamment l’immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les marinas et les établissements d’enseignement.

Après la mise en place de TrackTik, SFM Security a connu des changements marqués et des améliorations dans ses opérations. L’adoption de la plateforme tout-en-un de gestion de la main-d’œuvre en sécurité a relié l’activité de garde sur place et les opérations en arrière-plan, entraînant d’importantes améliorations en efficacité opérationnelle, satisfaction client et prestation de services.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité grâce à TrackTik

1) Immédiateté et exactitude dans la livraison des rapports d’incident

TrackTik a considérablement amélioré le processus de signalement des incidents de SFM. Les agents de sécurité ont maintenant la capacité d’envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, offrant une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail en sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, a commenté : « Nous avons pu raccourcir le délai entre la création du rapport et celui où le client le reçoit. Partager rapidement des informations sensibles au facteur temps est essentiel dans ce métier, offrant à nos clients une grande tranquillité d’esprit. »

De plus, les données recueillies dans le rapport d’incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d’efficacité et à offrir aux clients une transparence sur les activités sur place. Les agents de sécurité peuvent maintenant fournir une preuve tangible de leurs patrouilles, puisque des preuves photographiques accompagnent un rapport montrant que les vérifications ont été effectuées.
SFM a noté que des processus manuels comme l’enregistrement des permis et immatriculations des véhicules à un point d’entrée dans une communauté à accès fermé, par exemple, pourraient maintenant être remplacés par les capacités de capture de photos dans le rapport d’incidents de TrackTik.

« Maintenant, le client a accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d’un incident pour effectuer une vérification rapide et localiser si un véhicule était sur place », a déclaré Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Au début, SFM utilisait des logiciels séparés pour la mesure du temps, déconnectés de la paie, ce qui entraînait des inefficacités opérationnelles. Le système manuel de planification et de gestion du temps entraînait un manque de flexibilité, une mauvaise supervision de l’accumulation des heures supplémentaires et une inefficacité dans la gestion de la paie. SFM a cherché une solution pour simplifier la planification des gardes et réduire les heures supplémentaires non facturables.
Les fonctionnalités complètes de planification de TrackTik, incluant l’application Shift qui informe les employés des quarts ouverts pour des événements spéciaux, se sont avérées très économiques pour SFM. La capacité du logiciel à automatiser la gestion du temps et à optimiser la planification des horaires a permis à SFM de garder un contrôle précis sur les heures de travail des agents.

Cette stratégie a effectivement empêché les arrières d’approcher les seuils de prolongation. De manière impressionnante, SFM a réussi à maintenir les heures supplémentaires non facturables à seulement 1%, nettement en dessous de la norme industrielle de 5%.

L’association des registres de planification et de gestion du temps a également permis des processus de paie plus précis qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les agents sont payés équitablement et à l’heure.

3) Rationalisation des processus administratifs de la SFM

En mettant en œuvre TrackTik, SFM a réussi à passer à une gestion sans papier. Le passage à une plateforme entièrement numérique a simplifié les processus et réduit considérablement la charge administrative traditionnellement associée à la paperasse manuelle.
TrackTik couvre plus que les tâches quotidiennes; Il inclut des fonctionnalités pour gérer la paie et l’envoi des factures, ce qui est extrêmement chronophage pour les équipes comptables qui sont utilisées pour rapprocher manuellement les feuilles de temps et les points de suivi pour les clients. Frensdorf a salué l’approche tout-en-un de TrackTik : « En réunissant ces différentes tâches au même endroit, — tout est organisé et facile à trouver. TrackTik fait fonctionner toute l’entreprise de façon plus fluide et fonctionne mieux ensemble, comme une machine bien huilée. »

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis d’économiser environ 80 000 $ par an tout en libérant des ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services offerts aux clients SFM

L’introduction d’un portail client en libre-service a transformé la manière dont SFM Security interagissait avec ses clients. Les clients pouvaient désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de planification et à la documentation, favorisant la transparence et permettant des fonctionnalités libre-service très appréciées.
Frensdorf a commenté : « Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue complète de leur planification de sécurité et servant de dépôt central pour tous leurs besoins en rapports. Cet accès libre-service aux rapports a simplifié le processus et s’est avéré précieux dans les dossiers juridiques en fournissant des preuves à l’appui. »

Le reportage complet de TrackTik a été mis en valeur dans une affaire particulière impliquant un établissement de divertissement miné par des failles de sécurité, notamment avec des locataires laissant fréquemment une porte de bar ouverte. Pendant les patrouilles, les agents de sécurité ont minutieusement documenté chaque incident dans l’application TrackTik pendant quelques mois. Le client pouvait facilement récupérer ces rapports archivés via son portail personnalisé. Cette documentation a permis au client de SFM de prouver la négligence après un incident survenu à la porte du bar, avec des preuves que les équipes de sécurité avaient fait preuve de leur diligence raisonnable.

5) Transformer les données en action avec le Data Lab de TrackTik

L’équipe de direction de SFM devait comprendre comment elle gérait les visites de site dans tous les sites clients, en s’assurant que chaque site et chaque poste étaient visités de façon systématique, au moins un jour sur deux. Cependant, recueillir ces données à partir de l’application TrackTik et trouver un moyen de visualiser et exporter ces données pour une analyse facile et une confirmation de l’accomplissement des points de contrôle a été un défi.

La transition de la génération manuelle de rapports avec des journaux dans Excel à l’utilisation du Data Lab de TrackTik a marqué un changement significatif dans l’efficacité opérationnelle. Data Lab peut traduire de grands ensembles de données et des métriques critiques en graphiques, tableaux et graphiques visuellement attrayants. Il aide maintenant la SGF à surveiller les incidents et activités, à repérer les tendances et à partager des informations en temps réel à travers l’organisation. SFM pouvait désormais recevoir automatiquement des rapports complets à l’aide de graphiques et de widgets pour extraire et partager rapidement les données pertinentes, confirmant que tous les points de contrôle nécessaires étaient couverts pendant les patrouilles.

Frensdorf a partagé ses réflexions sur la façon dont Data Lab modifie ses processus internes de production de rapports : « Maintenant, nous avons cette excellente configuration pour les contrôles et contrepoids de productivité. Nous renforçons la responsabilité entre les dirigeants et pouvons facilement extraire et partager ces données avec la direction en examinant les KPI à travers l’organisation. Le tableau de bord est une excellente façon de voir nos opérations plus clairement immédiatement. »

Data Lab a considérablement simplifié le processus de vérification de conformité, notamment en ce qui concerne la tenue des dossiers des employés pour des certifications et des licences pour le personnel de sécurité. Toutes ces données sont stockées dans la suite d’outils administratifs Back Office de TrackTik, mais peuvent maintenant être facilement consultées et partagées grâce aux tableaux de bord dynamiques du Data Lab. Le personnel peut vérifier si un agent de sécurité possède une certification spécifique ou si ses licences sont à jour, allant même jusqu’à informer les agents 30 jours à l’avance de l’état de leurs diplômes. Ce niveau d’efficacité et de clairvoyance en gestion de la conformité met en lumière un autre avantage d’intégrer la solution de bout en bout de TrackTik et de visualiser toutes ces données et informations dans un tableau de bord simplifié.

Reconnaissant l’importance de données accessibles et compréhensibles pour la prise de décisions stratégiques, SFM et TrackTik se sont associés pour développer des widgets personnalisés. Ces outils sur mesure sont conçus pour simplifier l’analyse de données, offrant à l’équipe de direction de SFM des informations sur les indicateurs et tendances opérationnels. Cet effort coopératif met en lumière la nature adaptable de la plateforme de TrackTik et son potentiel à transformer les pratiques de gestion de la sécurité en offrant des données personnalisées et exploitables pour améliorer la prise de décision et la supervision opérationnelle.

Faire passer les principaux résultats d’affaires au niveau supérieur et se projeter sur les opportunités de croissance

TrackTik a transformé la SFM en intégrant des solutions automatisées à ses opérations de sécurité. Grâce à une efficacité opérationnelle accrue, une satisfaction client accrue et des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, avec TrackTik qui joue un rôle clé dans son parcours.

« Nous sommes extrêmement satisfaits de notre partenariat avec TrackTik, maintenu par une véritable politique de porte ouverte avec leur équipe. Le système est supérieur en matière de rapports et de planification, et ses capacités RH et facturation sont de premier ordre. Cela nous aide à gérer toute l’opération de sécurité de bout en bout. Nous pouvons voir notre entreprise grandir parce que TrackTik est notre partenaire de prédilection. Une communication étroite avec la formation et le service à la clientèle nous permet de poser des questions pour stimuler l’innovation et la créativité dans l’approche de notre entreprise. La colonne vertébrale de notre croissance future sera bâtie sur une base technologique solide grâce à TrackTik. » – John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security.