El registro de guardias de seguridad, ahora más fácil: aquí tienes nuestra práctica lista de comprobación

Por muy importante que sea contar con tu equipo de seguridad in situ para realizar sus rondas, tanto tus clientes como la dirección administrativa dependen de unos informes precisos para saber que los turnos se están llevando a cabo correctamente. Y, por supuesto, el registro de un agente de seguridad (o informe diario de actividades) cobra aún más importancia cuando un agente debe intervenir ante un incidente que se produce in situ.

Por supuesto, un informe mal redactado y en el que falten datos esenciales no contribuirá precisamente a que tus clientes se sientan tranquilos. Entonces, ¿qué debes incluir para que tus informes diarios sean útiles? Los siguientes elementos son imprescindibles para que tus guardias de seguridad elaboren un informe de guardia eficaz y útil al final de su turno:

1. Notas sobre el inicio de turno

La responsabilidad de los guardias comienza en el momento en que empieza su turno, por lo que es fundamental incluir una breve sección para las notas de inicio de turno. Los guardias deben indicar cualquier instrucción especial que hayan recibido al inicio del turno, su hora de inicio y una lista de inventario (en la que también se mencione el estado de los artículos que han recibido).

2. Información clasificada

El registro de un guardia de seguridad debe ser fácil de leer tanto para los clientes como para el personal de la oficina durante una jornada ajetreada. Clasificar las actividades notificadas por tipo —como «Acompañamiento de empleados» o «Vehículo sospechoso»— permite a quienes lean el informe encontrar rápidamente la información que requiere una atención especial. Dependiendo del tipo de incidente, la inclusión de subformularios y subcategorías puede permitir a su guardia proporcionar más detalles sobre un suceso notificado. Ciertos incidentes requerirán un informe de incidente que deberá enviarse automáticamente a los canales adecuados.

3. Registros de actividades

Una de las razones por las que tu equipo debe presentar un registro de los guardias de seguridad es para demostrar o confirmar al cliente que han estado realizando sus rondas tal y como se espera, incluso cuando no hay incidentes inusuales que comunicar. No es necesario que los registros de actividad estén repletos de jerga técnica ni de detalles excesivos. Sin embargo, unas descripciones breves y detalladas que pongan de manifiesto que tu guardia está patrullando activamente contribuirán en gran medida a garantizar la tranquilidad del cliente.

4. Marcas de tiempo e información de ubicación

Indicar la hora y la ubicación de una actividad registrada puede ser tan importante como registrar la propia actividad. Los datos de hora y ubicación refuerzan aún más la validez de la información consignada en el registro del guardia de seguridad. Los programas informáticos modernos de gestión de informes para guardias de seguridad facilitan enormemente la incorporación automática de marcas de hora y ubicación a cada registro de actividad gracias al seguimiento por GPS.

5. Imágenes y vídeos

El viejo dicho «una imagen vale más que mil palabras» se aplica especialmente bien al informe diario de actividades de un agente de seguridad. Aunque tus agentes de seguridad no tienen por qué hacer fotos de todo, una foto o un vídeo subido puede permitir a los clientes y al personal de la oficina evaluar de forma rápida y precisa una situación cuando se notifica un incidente in situ. Esto permite a los clientes dar instrucciones de seguimiento cuando sea necesario e incluso puede proteger a tus agentes de seguridad frente a acciones legales si surge una disputa sobre la exactitud de su informe.

6. Datos personalizados

Es posible que algunos clientes tengan requisitos adicionales en cuanto a los informes de los guardias de seguridad, como la firma de un empleado presente en las instalaciones. Asegúrate de que tus guardias conozcan perfectamente cualquier dato específico que deban incluir en su informe, para que tus clientes reciban toda la información que necesitan.

7. Análisis

El informe diario de actividades, así como cualquier informe de incidentes, debería alimentarse en un módulo de análisis para poder aprovechar los datos y las tendencias en las instalaciones del cliente. La seguridad en primera línea es una fuente inagotable de información; asegúrate de sacarle partido.

Gracias a una potente solución de software de vigilancia que se integra con el resto de sistemas de su empresa, a sus guardias les resultará más fácil que nunca elaborar rápidamente un informe de actividades. Los campos condicionales y las plantillas personalizables de informes diarios de actividades de seguridad garantizan que sus guardias incluyan toda la información necesaria en su registro, al tiempo que simplifican el proceso de elaboración de informes mediante la automatización de las marcas de tiempo y otros elementos.

Y lo que es aún más importante, gracias al seguimiento de datos y a una interfaz fácil de usar, los registros de los guardias de seguridad integrados en el software proporcionarán a los clientes y al personal de oficina toda la información necesaria para garantizar la responsabilidad de su equipo y mejorar la eficiencia.