Suite de systèmes d'exploitation pour le back-office

[ TRACKTIK BOSS ]

Cessez de gérer vos tâches administratives à l'aide de tableurs.

BOSS est la suite logicielle de gestion administrative de TrackTik : planification, gestion des présences, contrats et facturation intégrés à la plateforme que vous utilisez déjà. Pas besoin de faire appel à un autre fournisseur. Pas de problèmes d'intégration. Pas besoin de saisir à nouveau les données dont votre plateforme dispose déjà.

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Système d'exploitation Tracktik Back Office 1

Plus de 3 000 services de sécurité nous font confiance

— LE DÉLAI ENTRE LA COMMANDE ET LA FACTURATION —

La plupart des entreprises de sécurité disposent de données qu'elles n'utilisent pas.

Pointages, heures validées, relevés de service… tout est dans TrackTik. Mais en aval, votre équipe continue de les saisir manuellement. Dans le système de paie. Dans la facturation. Dans un tableur créé en 2019. C'est dans ce décalage entre les données dont vous disposez et celles utilisées par votre back-office que la marge s'amenuise.

Planification par SMS

Une seule absence non signalée représente 45 minutes de travail administratif. Multipliez ce chiffre par plusieurs sites et quelques interventions par semaine : vous perdez ainsi entre 5 et 8 heures par planificateur chaque semaine à gérer des situations d'urgence.

Les heures ont été saisies à trois reprises avant la facturation

Vérifié dans TrackTik. Saisi à nouveau dans le système de paie. Saisi une nouvelle fois dans le système de facturation. Trois sources de données, trois cycles de rapprochement, trois endroits où les erreurs s'accumulent. Les factures contestées font l'objet d'une discussion hebdomadaire.

Perte de marge due à des retards de facturation

Il faut compter deux à trois semaines entre la fin d'une mission et l'envoi de la facture. Chaque jour de retard se répercute sur le délai moyen de recouvrement. Le temps consacré au rapprochement comptable est du temps qui n'est pas consacré au développement des contrats. Les opérations se développent ; l'administration cède la marge.

— QU'EST-CE QU'UN BOSS ? —

BOSS comble le fossé entre vos opérations d'
s et votre back-office.

BOSS — la suite de systèmes d'exploitation pour le back-office — est la composante de TrackTik qui transforme vos données opérationnelles vérifiées en tâches que votre back-office effectue actuellement manuellement. La planification se transforme en couverture automatique. Les heures vérifiées deviennent des feuilles de temps prêtes à être intégrées à la paie. Les feuilles de temps deviennent des factures précises. Un flux de travail de bout en bout, sur la plateforme que vous utilisez déjà.

Même plateforme — pas besoin de se reconnecter

Mêmes données — pas besoin de les saisir à nouveau

Conçu pour les entreprises de sécurité

Même plateforme — pas besoin de se reconnecter

Mêmes données — pas besoin de les saisir à nouveau

Conçu pour les entreprises de sécurité

— LES MODULES —

Quatre modules. Un seul flux de travail.

EMPLOI DU TEMPS ET PRÉSENCE

Pourvoyez les postes vacants en 30 secondes, et non en 45 minutes.

Remplir automatiquement les postes vacants en fonction des certifications, du lieu de travail et de la disponibilité aux heures supplémentaires
Vue en temps réel de la couverture sur plusieurs sites
Détecter les heures supplémentaires avant qu'elles ne surviennent

CONTRATS ET FACTURATION

Les heures validées sont directement reprises dans des factures précises.

Création automatique de factures à partir des données de planning vérifiées
Facturation multi-contrats avec une précision au niveau du site
Des rapports prêts pour un audit pour chaque cycle de facturation

GESTION DES CONGÉS

Les congés payés, les congés maladie et les absences imprévues sont regroupés en un seul endroit.

Demandes en libre-service pour les agents de sécurité via mobile
Impact en temps réel sur la couverture et le risque d'heures supplémentaires
Respect des lois nationales et régionales en matière de congés

TRAVAILLEUR ISOLÉ

Sécurité en temps réel pour les agents de sécurité travaillant seuls.

Contrôles réguliers avec escalade automatique
Bouton d'urgence avec localisation et détails de l'incident
Piste d'audit pour les contrôles de conformité et les vérifications d'assurance

— Des résultats éprouvés —

Ce que rapportent les entreprises qui utilisent BOSS.

Gain de temps moyen pour la planification des tâches

Réduction du temps nécessaire au téléchargement des fiches de paie chez Hawkeye Security

Exactitude des heures par équipe chez Close Range International

« Nous avons réduit le temps consacré à la planification d'environ 40 %. La plus grande différence, c'est de ne plus avoir à rechercher manuellement des remplaçants pour chaque poste vacant. »

Opérateur de salle de contrôle,
entreprise de sécurité de taille moyenne

« Les agents peuvent désormais choisir les postes vacants qu’ils souhaitent occuper, ce qui permet à notre service de gagner un temps précieux dans la recherche d’un agent qualifié. Le processus de validation est fluide et efficace.»

Wayne Paquette, chargé de clientèle,
Close Range International

— POURQUOI BOSS EN PARTICULIER —

Conçu pour les entreprises de sécurité. Intégré à TrackTik.

La plupart des logiciels de gestion administrative sont génériques : il s'agit d'outils de comptabilité, de logiciels de gestion des salaires ou d'applications de planification conçus pour le commerce de détail. BOSS se distingue à deux égards :

Conçu pour les opérations de surveillance

Planification tenant compte de plusieurs sites, de plusieurs contrats et des certifications. Règles de facturation qui reflètent la manière dont les entreprises de sécurité établissent réellement leurs devis et leurs factures. Rapports de conformité destinés aux autorités de régulation de votre secteur — et non un simple suivi des références de produits au détail.

Pas besoin de gérer une deuxième plateforme

BOSS est intégré à TrackTik. Vous utilisez les mêmes identifiants de connexion que ceux dont votre équipe se sert actuellement. Les mêmes agents, les mêmes sites, les mêmes données. Pas de projet d'intégration. Pas de synchronisation des données qui tombe en panne tous les trimestres. Pas besoin de former à nouveau vos planificateurs et vos répartiteurs à un nouvel outil.

Opérations → finances, automatiquement

Lorsqu'un agent pointe, il ne s'agit pas seulement d'un enregistrement de présence : c'est la base d'une ligne de paie et d'une ligne de facture. BOSS automatise ce processus. Avec d'autres outils, vous devez le refaire manuellement chaque semaine.

— RESSOURCES —

Approfondissez le sujet. Perspectives sur le secteur de la sécurité

Série de webinaires sur le back-office Image du webinaire L2 1 1024×576 1

WEBINAIRE EN DIRECT

De la feuille de service à la facture — Une série TrackTik en deux parties

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Guide

Les 5 piliers de l'efficacité des services administratifs

Guide pratique destiné aux exploitants d'agences de sécurité. Les cinq domaines opérationnels dans lesquels les entreprises perdent le plus de temps, et comment celles qui utilisent TrackTik ont comblé ces lacunes.

Télécharger le guide

— FAQ —

Questions fréquemment posées

La suite Guarding gère l'aspect opérationnel : suivi des agents de sécurité, signalement des incidents, consignes de poste et gestion des sites. BOSS prend en charge les tâches administratives qui s'ensuivent : planification, gestion des présences, contrats et facturation. La plupart des clients de TrackTik commencent par la suite Guarding et ajoutent BOSS lorsqu'ils souhaitent assurer la cohérence entre les opérations et la gestion financière.

Oui. BOSS est intégré à TrackTik et n'est pas commercialisé en tant que produit autonome. C'est un choix délibéré : la valeur ajoutée de BOSS réside dans les données qu'il extrait de votre plateforme opérationnelle.

Pour les clients TrackTik existants qui intègrent BOSS, la mise en œuvre dure généralement entre 4 et 6 semaines par module : la planification est généralement mise en service en premier, suivie des contrats et de la facturation. Nous vous attribuons un responsable de mise en œuvre dédié et organisons des réunions hebdomadaires jusqu’à ce que vous soyez pleinement à l’aise avec le système.

Les deux. Vous pouvez commencer par la gestion des rendez-vous uniquement, ou par la gestion des contrats et de la facturation uniquement, puis ajouter les autres modules plus tard. La plupart des entreprises commencent par s'attaquer au problème le plus urgent : généralement la gestion des rendez-vous pour les activités en forte croissance, ou la facturation pour les entreprises confrontées à des problèmes de trésorerie.

Le tarif de BOSS est calculé par agent en service et par mois, avec des paliers de volume. Contactez notre équipe pour obtenir un devis adapté à votre activité : nous l'établirons en fonction du nombre d'agents, du nombre de sites et des modules dont vous avez besoin.

La plupart des solutions alternatives sont soit des solutions ponctuelles, soit des outils généraux de gestion du personnel. BOSS constitue la couche administrative d'une plateforme conçue de bout en bout pour les entreprises de sécurité : même fournisseur que pour le suivi de vos agents, mêmes données, mêmes identifiants de connexion. La question de l'intégration ne se pose pas, car il n'y a pas d'intégration à proprement parler.

Oui. TrackTik accompagne les entreprises de sécurité en Amérique du Nord et en Europe, en proposant des services de facturation adaptés à chaque marché, des rapports de conformité et la gestion des devises pour chaque région. Contactez notre équipe pour obtenir des informations spécifiques à votre pays.