Blackbird Security est l’un des fournisseurs de services de sécurité professionnels à la croissance la plus rapide au Canada. Lorsque l’entreprise a démarré en 2015, l’accent était mis sur son siège social de l’époque situé à Vancouver, en Colombie-Britannique. À mesure que la nouvelle de leurs prouesses en matière de sécurité se répandait, des détaillants nationaux comme Loblaws, Sephora et Best Buy en ont pris note. Blackbird Security s’est développé à travers le Canada avec un peu plus de 2 000 employés et un siège social supplémentaire à Toronto.
« Nous avions besoin d’automatisation pour suivre la croissance de notre entreprise. Nous avions besoin de TrackTik. »- Ranko Vukovic, PDG de Blackbird Security.
Voici comment l’automatisation TrackTik a contribué à transformer Blackbird Security.
1. Défi : douleurs croissantes liées à l’expansion
2. Solution : passer au numérique avec TrackTik
3. Résultats : une transformation basée sur les données
4. Supprimer l’incertitude dans la gestion des quarts de travail des agents de sécurité
5. Optimiser les procédures administratives
6. Offrir de la transparence aux clients
7. Des pratiques de sécurité innovantes pour demain
Défi : douleurs croissantes liées à l’expansion
Au début de Blackbird, le placement des agents de sécurité pouvait être géré de manière adéquate grâce à des processus manuels. Une simple application de planification offrait suffisamment de visibilité sur l’activité des gardes pour gérer les équipes. Mais à mesure que l’entreprise se développait et que les besoins des clients commençaient à augmenter, Blackbird savait qu’elle ne disposait pas des ressources internes nécessaires pour suivre le rythme.
Le PDG Ranko Vukovic savait que la réponse résiderait dans l’automatisation. « Cela n’était gérable que jusqu’à un certain point lorsque nous faisions les choses manuellement. Lorsque nous avons recruté de plus gros clients, nous savions que nous avions besoin de programmes en place qui pourraient faire des choses pour nous. »
Même si l’équipe étudiait différentes applications de gestion et d’administration, Blackbird était catégorique sur la nécessité d’une meilleure solution et recherchait une approche plus intégrée.
Solution : passer au numérique avec TrackTik
Alors que Blackbird passait de centaines à des milliers de gardes, des méthodes manuelles menottaient l’équipe. La plateforme TrackTik atténuerait cette augmentation des heures administratives.
Pour Vukovic et son équipe, connecter toutes les facettes de leur entreprise était impératif pour réussir. Ils souhaitaient un système offrant une transparence totale en matière de planification des gardes, de facturation et de reporting afin que leurs opérations se déroulent aussi bien que possible.
Vukovic a commenté : « J’ai regardé plusieurs applications et différents programmes qui ne se parlaient pas. Je voulais seulement naviguer sur une seule plateforme avec tout ce dont j’avais besoin en un seul endroit. »
La simplicité de la plate-forme TrackTik a finalement alimenté la migration numérique, mais le personnel de Blackbird a rapidement découvert le pouvoir de transformation qu’un outil intégré de gestion des effectifs de sécurité physique peut avoir. Les flux de travail personnalisables, cruciaux pour les différents besoins de leurs clients, étaient désormais à portée de main.
Résultats : une transformation basée sur les données
Grâce en partie à une équipe de mise en œuvre très communicative et collaborative associée à des intégrations faciles à installer, Blackbird a pu s’aligner sur TrackTik dans tous les départements dès le départ. Les responsables de la planification, les équipes RH et financières ont tous trouvé de nouvelles efficacités au sein de la solution TrackTik.
Supprimer l’incertitude dans la gestion des quarts de travail des agents de sécurité
Blackbird a connu une croissance considérable au cours des dernières années et avant la mise en œuvre de TrackTik, le grand nombre de gardes dans son service rendait la gestion des équipes impossible à suivre manuellement pour les ressources internes.
Les approches traditionnelles ne disposaient pas des fonctionnalités de pointage d’arrivée et de départ nécessaires pour savoir exactement quand et où les gardes arrivaient pour leur quart de travail. L’équipe Blackbird a apprécié que le système TrackTik ait des notifications intégrées afin que les clients puissent obtenir une visibilité en temps réel sur les pointages d’entrée et de sortie des gardes. Cette fonctionnalité éliminait la tâche manuelle consistant à appeler un magasin pour voir si un garde était arrivé à l’heure et aidait à valider l’achèvement du quart de travail.
De plus, grâce à la capacité de TrackTik à suivre les certifications et les licences des gardes, les clients de Blackbird peuvent être tranquilles en sachant que si un garde est absent, un remplaçant pleinement qualifié est disponible. Les absences font partie intégrante de toute entreprise, mais les clients doivent savoir qu’ils disposent des ressources appropriées pour s’adapter à tout changement d’horaire.
“TrackTik gère toute la documentation importante et garde une trace de ce qui a expiré et de qui est à jour sur toutes les licences. Cela garantit au client que le bon agent de sécurité peut le remplacer si nécessaire. » – Ranko Vukovic, PDG de Blackbird Security.
Optimiser les procédures administratives
L’exploitation des fonctions backend du système TrackTik a réduit le nombre de problèmes administratifs auxquels Blackbird était confronté. Les services de comptabilité et de paie bénéficient d’une transparence totale sur les équipes travaillées afin de pouvoir traiter tout écart à l’aide de données. Cette responsabilité crée un nouveau niveau de confiance dans la manière dont Blackbird facture ses clients et paie ses gardes.
TrackTik a permis au personnel administratif de Blackbird d’économiser d’innombrables heures en vérifiant les faits et en croisant les feuilles de temps manuelles et les a aidés à allouer les ressources plus efficacement. Chaque changement d’équipe ou heure travaillée est capturé sans effort, de sorte que le personnel peut exporter des rapports en quelques secondes pour générer automatiquement des factures qui auraient pris des semaines au service de facturation.
Offrir de la transparence aux clients
Non seulement Blackbird bénéficie d’une efficacité opérationnelle dans ses bureaux grâce à TrackTik, mais ses clients voient également la valeur de la solution. Il ne s’agit plus de rechercher des informations ou de parcourir des documents pour fournir des informations à leurs clients. Au lieu de cela, les clients Blackbird peuvent se servir en libre-service via la plateforme TrackTik.
Blackbird a personnalisé l’accès au portail client au sein du système TrackTik afin que les clients puissent se connecter pour consulter les mesures de performance des gardes en temps réel. Les clients bénéficient d’une visibilité complète sur les opérations de garde sur l’ensemble de leurs sites sans avoir à demander d’informations supplémentaires à leur entreprise de sécurité. Cela offre aux clients un aperçu bienvenu d’un aspect souvent restreint de la gestion du personnel de sécurité.
Les clients peuvent même recevoir des alertes de rapport d’incident en temps réel ou des notifications de fin de visite pour avoir la certitude qu’un garde a accompli ses tâches pour sécuriser un site. Grâce aux e-mails et aux rapports générés automatiquement, les clients Blackbird peuvent gérer les problèmes de manière proactive plutôt que d’attendre qu’il soit trop tard.
Des pratiques de sécurité innovantes pour demain
L’équipe Blackbird attend avec impatience de voir où l’automatisation peut les mener. L’utilisation du Data Lab de TrackTik a été révélatrice pour les clients qui peuvent désormais accéder à des analyses détaillées des mesures de productivité. Ces informations ont ouvert la porte à des alternatives basées sur les données pour évaluer les performances des employés. Les analyses mettent en évidence les lacunes dans la formation ou les anomalies dans les performances de la main-d’œuvre qui doivent être corrigées.
L’amélioration de la prise de décision grâce aux rapports automatisés a permis à Blackbird d’optimiser ses ressources et de mieux anticiper les défis futurs pour garder une longueur d’avance dans un paysage de sécurité en évolution rapide.
