La gestion adéquate d’une équipe de gardes de sécurité exige beaucoup de travail, de la gestion des horaires des gardes à l’assurance que chaque garde s’acquitte adéquatement de ses responsabilités.
Malheureusement, lorsque beaucoup de paperasse s’accumule, il peut être facile d’embourber ces tâches et d’autres tâches importantes liées à la sécurité sur place – surtout lorsqu’il s’agit de la procédure de la gestion des rapports de sécurité de votre entreprise.
Les entreprises qui continuent de s’en remettre à la production de rapports sur papier ou même à l’appel d’un incident à la suite d’un talkie-walkie sont beaucoup plus sujettes à l’erreur humaine lorsqu’elles s’efforcent de régler le problème. Qu’il s’agisse de ne pas transmettre les informations d’incident au personnel compétent ou même de perdre un rapport d’incident sous une pile de documents, ces méthodes anciennes et inefficaces peuvent créer un large éventail de problèmes pour le personnel de sécurité.
De ce fait, un nombre croissant d’équipes de sécurité ont commencé à utiliser des logiciels d’automatisation pour rationaliser leurs processus Gestion des Rapports.
En quoi ces systèmes peuvent-ils bénéficier à vos méthodes de rapports?
Regardons de plus près.
Collecte d’informations précises
L’un des plus gros problèmes qui entrave la gestion des rapports est le fait qu’un agent ne fournit pas les informations adéquates lorsqu’il soumet son rapport. C’est particulièrement courant lorsqu’on utilise des systèmes de déclaration sur papier – après tout, il n’y a aucun moyen de forcer quelqu’un à remplir chaque cellule d’information sur le papier.
L’inexactitude peut également être un problème lors de la soumission manuelle de rapports. Très souvent, ces rapports sont remplis bien après l’incident, ce qui peut rendre difficile pour les gardes de se rappeler l’heure et d’autres détails. Ces erreurs et d’autres erreurs apparemment mineures peuvent entraîner des lacunes importantes dans le processus d’établissement de rapports, ce qui peut ralentir les délais de réponse ou entraîner des rapports contradictoires.
Cependant, aucun de ces problèmes ne se pose lors de l’utilisation d’un système automatisé. La direction de la gestion administrative peut mettre en place son système de rapports afin que les gardes ne puissent pas soumettre un rapport d’incident sans remplir toutes les cellules requises. Mieux encore, de nombreux systèmes peuvent remplir automatiquement certains éléments d’information (comme l’heure et l’emplacement) pour que vos gardes n’aient pas à se soucier de soumettre ces données eux-mêmes. Combiné à l’accès mobile, ce système permet de produire des rapports d’incidents précis et extrêmement rapides.
La bonne information aux bonnes personnes
Un autre problème courant qui entrave la procédure de gestion des rapports de sécurité d’une équipe est de s’assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes. Bien que certains incidents ne nécessitent pas de soutien supplémentaire de la part du personnel de la gestion administrative, d’autres événements peuvent nécessiter des instructions supplémentaires de la part du propriétaire de l’établissement ou même l’aide du personnel d’urgence.
Tenter de relayer ces informations via des courriels ou des appels téléphoniques peut souvent être déroutant car les gardes et le personnel de gestion administrative essaient de comprendre qui ils ont besoin de contacter – mais avec l’aide d’un système automatisé, ce n’est pas un problème.
Un système automatisé permet à la direction d’entrer toutes les coordonnées nécessaires, auxquelles les utilisateurs peuvent ensuite accéder pour transmettre les alertes et les notifications aux bonnes personnes.
Par exemple, si un incident de sécurité est signalé et que l’incident nécessite des instructions supplémentaires de la part du gestionnaire de l’installation, le personnel de la gestion administrative n’aurait pas besoin de chercher dans les dossiers les coordonnées de cette personne.
La pression d’un bouton permet d’envoyer le message à la bonne personne en utilisant la méthode de contact la plus efficace (même si cela nécessite des notifications poussées ou des messages texte). De cette façon, le personnel de sécurité peut éviter les erreurs de communication et les retards dans le processus de déclaration et d’intervention.
Conclusion
Lorsque votre équipe utilise un système de rapport automatisé pour assurer que vos gardes fournissent des renseignements détaillés et exacts et qu’ils les transmettent ensuite aux bonnes personnes, vous pouvez réagir plus rapidement aux incidents de sécurité. En résolvant les incidents plus efficacement, vous obtiendrez de meilleurs résultats pour vos clients, réduirez vos coûts d’exploitation et bâtirez une solide réputation qui vous aidera à faire croître votre entreprise.
