C’est une chose d’avoir des gardes de sécurité sur place et d’effectuer une patrouille. C’en est une autre de s’assurer que votre personnel de sécurité est en mesure de fournir des rapports efficaces qui communiquent des informations précieuses à votre équipe de gestion et à vos clients.
Alors, comment pouvez-vous vous assurer que le rapport d’incident de l’agent de sécurité est efficace? Il y a quelques caractéristiques clés dans un système moderne d’alerte des gardes de sécurité qui méritent votre attention. En implémentant le bon ensemble de fonctionnalités dans le système de rapport de votre équipe, vous serez en mesure d’obtenir des rapports complets et exploitables pour chaque équipe.
Les caractéristiques suivantes des outils modernes de production de rapports peuvent faciliter grandement la rédaction de rapports efficaces pour l’agent de sécurité :
Modèles de rapport
Bien que certains clients puissent être tentés de penser que les rapports d’incident sont le seul type de paperasse dont votre personnel de sécurité est responsable, c’est loin d’être vrai. Selon les tâches associées au quart de patrouille de votre garde, ils peuvent également être responsables des registres des visiteurs, des inspections de véhicules, des rapports disciplinaires, et plus encore. Est-ce que vous facilitez la tâche de vos gardes pour qu’ils fournissent les informations nécessaires à ces différents rapports?
Les outils modernes de création de rapports facilitent plus que jamais la tâche de vos gardes pour s’assurer qu’ils savent quelles informations doivent être incluses dans des modèles uniques pour différents types de rapports. Plus important encore, ces modèles de rapport sont faciles à lire, ce qui garantit que votre personnel de gestion et vos clients n’auront aucune difficulté à analyser l’information essentielle.
Champs obligatoires
Les rapports incomplets sont un problème courant pour beaucoup d’entreprises de gardes de sécurité. Peu importe la qualité d’un modèle de rapport que vous avez en place; si vos gardes ne fournissent pas tous les renseignements nécessaires, il sera beaucoup plus difficile d’analyser et de rapporter les données. Pire encore, cela peut aussi avoir un impact négatif sur votre entreprise lorsque vous essayez d’illustrer votre valeur pour vos clients.
Les outils de rapports numériques vous aident à surmonter ce problème courant en vous permettant de désigner certains champs d’information comme obligatoires. Si un garde ne remplit pas une partie obligatoire du formulaire, il ne sera pas autorisé à le soumettre. Ainsi, les informations les plus importantes ne sont jamais omises d’un rapport. Cette mesure de protection peut accroître considérablement votre capacité à garantir la rédaction efficace d’un rapport pour l’agent de sécurité.
Rapports numériques mobiles
Il est indéniable que les systèmes de déclaration sur papier peuvent être terriblement inefficaces. Non seulement il est plus facile d’égarer complètement les rapports, mais il peut aussi être plus difficile de recueillir l’information désirée à partir des rapports ou même de tout soumettre à temps.
Le logiciel moderne de rapport des agents de sécurité vous permet d’éviter tous ces problèmes grâce à la fonctionnalité de rapport de l’appareil. Cet outil utile peut s’intégrer avec les appareils Android et iOS, garantissant que toutes les soumissions de rapports sont complétées, envoyées et reçues numériquement. En éliminant la paperasserie physique, il devient plus facile pour vos gardes de soumettre leurs rapports en premier lieu. Mieux encore, il sera plus facile pour votre personnel administratif de rester organisé grâce à des fonctions d’analyse et de recherche améliorées.
Téléchargements de photos
Le vieil adage « une image vaut mille mots » est particulièrement pertinent pour les reportages des agents de sécurité. La possibilité de télécharger des photos dans le cadre d’un rapport de sécurité peut conduire à des résultats considérablement améliorés et faciliter l’accès aux bonnes informations aux bonnes personnes.
Par exemple, disons qu’un agent de sécurité découvre une fuite d’eau pendant une patrouille. En téléchargeant une photo de la fuite en plus d’une description écrite du problème, il devient beaucoup plus facile pour le personnel du bureau ou le client de déterminer l’étendue complète du problème et de fournir des instructions supplémentaires qui permettront une résolution rapide.
En permettant le téléchargement de photos via un appareil mobile, le logiciel de rapports moderne facilite considérablement la tâche de vos gardes en leur permettant de rapporter des informations vitales d’une manière que le rapport papier ne pourrait jamais accomplir.
Il est clair que les plateformes de rapports d’incidents d’aujourd’hui fournissent des outils plus utiles que jamais pour aider les agents de sécurité à créer des rapports de qualité pour leur entreprise. Voyez par vous-même comment le Module de rapport d’incident TrackTik peut vous aider à améliorer vos opérations de sécurité dès aujourd’hui.
