4 formas de mejorar la eficiencia de tu programa de mantenimiento preventivo

Tu servicio de patrulla preventiva desempeña un papel fundamental para tu negocio, y mejorar su eficiencia contribuye al bienestar de tu empresa.

Realizar una ronda preventiva es, quizás, la tarea más básica que se espera de cualquier empresa de seguridad. Durante una ronda preventiva, los guardias recorren una ruta determinada por las instalaciones del cliente, prestando atención a cualquier indicio de actividad inusual. Con frecuencia, estas rondas pueden marcar la diferencia a la hora de garantizar que una emergencia reciba la respuesta adecuada —o que se eviten por completo ciertos incidentes—.

Por supuesto, para obtener los resultados que necesitas, es fundamental que hagas todo lo que esté en tu mano para mejorar la eficiencia de tus patrullas preventivas, tanto para los guardias que realizan las patrullas como para el personal de oficina. Entonces, ¿qué medidas deberías tomar para mejorar tus patrullas?

Estos consejos te ayudarán a empezar con buen pie:

1. Establecer expectativas claras

Antes de que tus guardias empiecen a patrullar las instalaciones de un cliente, es fundamental que acuerdes unas expectativas claras con él. Esto será clave a la hora de determinar las responsabilidades de tus guardias y optimizar su ruta.

Por ejemplo, es posible que un cliente simplemente desee que un guardia recorra una ruta predeterminada para que sirva de disuasión visual frente a posibles ladrones. En otros casos, un cliente puede tener necesidades más específicas, como cerrar con llave el edificio y apagar las luces y los equipos al final de la jornada. Comprender claramente las necesidades de tus clientes no solo ayudará a tu equipo a planificar un flujo de trabajo más eficiente, sino que también garantizará que se asignen a cada turno los guardias con las cualificaciones y habilidades adecuadas.

2. Optimización más inteligente de las rutas

La optimización de rutas es una tarea complicada, ya que requiere que se establezcan prioridades entre las responsabilidades de los guardias a lo largo de su turno, al tiempo que se intenta maximizar su eficiencia. Recurrir a una herramienta de automatización de flujos de trabajo es quizás la forma más sencilla de superar este obstáculo.

Datos inteligentes que generan un flujo de trabajo para tus agentes que realmente tiene sentido

Los sistemas modernos de patrullas de seguridadte permiten optimizar las rutas con un solo clic, utilizando zonas geográficas, una lista de responsabilidades geolocalizadas y datos inteligentes para generar un flujo de trabajo para tus agentes que realmente tenga sentido. Si bien esto facilita a tus guardias el seguimiento de lo que deben hacer durante su patrulla, también tiene la ventaja añadida de aumentar la eficiencia de tu personal administrativo.

3. Seguimiento de los guardias en tiempo real

Cada turno de patrulla preventiva cuenta con una serie de protocolos que tus guardias deben seguir, y la forma en que cumplan con estas responsabilidades determinará, en última instancia, si consigues retener a tus clientes o no. Pero, ¿cómo puedes estar seguro de que tus guardias están cumpliendo de manera eficaz con sus responsabilidades de patrulla?

Implantar unsistema de supervisión de guardias en tiempo reales una de las mejores formas de garantizar que tus guardias estén siempre haciendo lo que deben. Estos sistemas basados en GPS mantienen al personal de tu oficina al corriente del estado y la ubicación de los guardias, para que puedas tener la seguridad de que están actuando correctamente. En caso de emergencia —por ejemplo, cuando necesites enviar refuerzos a un guardia o encontrar a alguien para cubrir un turno a última hora—, este sistema también puede proporcionar a tu equipo la hora estimada de llegada de cada guardia disponible, de modo que puedas asignar a la persona más cercana para que se ocupe del problema.

4. Conectividad

Para que una patrulla sea realmente eficaz, todo el equipo debe mantenerse conectado. La implantación de un sistema de gestión que agilice las comunicaciones entre los guardias y el personal administrativo permite a los agentes obtener la información esencial que necesitan, cuando la necesitan. Los sistemas modernos de patrulla móvil pueden incluso conectar el smartphone o la tableta de un guardia con la oficina, lo que facilita el envío de notificaciones push o alertas por correo electrónico cuando se producen cambios en los horarios u otros imprevistos.

Una mejor conectividad también puede desempeñar un papel crucial cuando un guardia necesita alertar a su equipo sobre un incidente. Un sistema de notificaciones optimizado envía alertas instantáneas a la dirección y a los clientes, de modo que los guardias puedan recibir las instrucciones necesarias para responder con rapidez y de forma adecuada.