Cómo realizar un análisis DAFO de tu empresa de seguridad

En un sector caracterizado por una elevada rotación de personal y unos márgenes ajustados, ¿qué se puede hacer para abordar los problemas de planificación de turnos, como las ausencias sin previo aviso, y para cubrir los turnos vacantes antes de que ello afecte a los clientes?

Dado que muchas empresas de seguridad se enfrentan a problemas de baja retención y compromiso del personal, las consecuencias son ausencias sin previo aviso, turnos sin cubrir y otros problemas de planificación de turnos. Pero, ¿qué pueden hacer los proveedores de servicios de seguridad para a) abordar los problemas inmediatos relacionados con la planificación de turnos y b) trabajar para resolver los retos subyacentes que provocan estos problemas en primer lugar?

Si no se controlan, los problemas de planificación pueden suponer una gran cantidad de trabajo manual para cubrir los turnos vacantes y las ausencias, lo que te distrae de las tareas que aportan valor. Peor aún, pueden dar lugar a errores como un desajuste entre la asignación de recursos y las necesidades de los clientes, gastos innecesarios en horas extras o un incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) si no se pueden cubrir los turnos. Desde el punto de vista del cumplimiento normativo, también podrías encontrarte incumpliendo las cláusulas del convenio colectivo relativas a la prioridad en la sustitución de turnos, lo que aumentaría aún más tu exposición a responsabilidades legales.

Las ausencias habituales sin previo aviso también pueden ser un síntoma de un malestar generalizado entre tu personal o de un problema estructural en tus operaciones.

Si no se controlan, los problemas de planificación pueden dar lugar a una gran cantidad de trabajo manual para cubrir los turnos vacantes y las ausencias sin previo aviso.

Cómo afrontar los retos de la planificación

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, un buensoftware de gestión del personal de seguridadpuede ayudarte a gestionar los horarios de forma más eficiente.

Gracias a la tecnología que gestiona tuplanificación de turnos, puedes consultar la disponibilidad del personal y los turnos vacantes en tiempo real. Puedes establecer requisitos mínimos de formación o competencias por centro, así como ver cuándo se van a generar horas extras u otras bonificaciones. Al tener una visión general de los turnos vacantes, puedes activar la oferta de turnos para los puestos disponibles, de modo que se contacte de forma masiva al personal disponible por SMS para informarles de los turnos vacantes y se les asigne el trabajo por orden de llegada, o bien enviar los SMS de forma secuencial. Además, puedes personalizar aún más tu sistema automatizado de asignación de turnos para enviar las alertas de forma secuencial a diferentes grupos de personal de seguridad, así como ofrecer tarifas con prima para ayudar a cubrir los turnos más complicados.

Gracias al acceso a datos operativos en tiempo real, pronto podrás detectar cualquier tendencia recurrente en tu planificación que pueda llevarte a replantearte la gestión de tu plantilla.

Atraer y retener el talento

Como ya se ha mencionado, las ausencias sin previo aviso también pueden ser un indicador del estado de ánimo del personal de seguridad. El sector de la seguridad es conocido por su elevada rotación de personal, y la contratación es un problema recurrente. Como responsable de seguridad, tradicionalmente ha resultado difícil encontrar el equilibrio entre unos márgenes ajustados y la retención de los mejores recursos. Sin embargo, gracias a la tecnología actual, resulta más fácil crear un entorno que favorezca la retención del personal.

Al basar la preparación de las nóminas en datos reales de planificación de horarios, puedes utilizar estos datos ya preparados para elaborar nóminas precisas y periódicas, lo que te permitirá ganarte una reputación como empresa responsable y fiable. Del mismo modo, al limitar las horas extras, podrás avanzar en la distribución más equitativa de los turnos y, por lo tanto, aumentar la satisfacción de tu plantilla.

Por último, el seguimiento y el análisis de los datos operativos pueden ayudarte a identificar y recompensar a los empleados con mejor rendimiento de tu plantilla, así como a fomentar la fidelidad de formas que se adapten a tu modelo de negocio.

Adoptar un enfoque integral de la seguridad

Resulta tentador intentar abordar la programación de forma aislada, dada su importancia para el negocio. Sin embargo, solo cuando se adopta un enfoque integrado de las operaciones de seguridad se pueden resolver realmente los problemas subyacentes que provocan las dificultades de programación y hacer frente de manera eficaz a cualquier reto inevitable.

La tecnología te permite establecer las conexiones necesarias entre tu personal de primera línea y el departamento administrativo para tomar decisiones estratégicas sobre la asignación de recursos y garantizar la satisfacción tanto de tu personal como de tus clientes.