Cómo utilizar un sistema de rondas de seguridad para gestionar tu plantilla

Entre las características principales de un sistema de rondas de seguridad destacan un panel de control en tiempo real, la automatización y la capacidad de compartir información con mayor rapidez y a mayor escala.

Hoy en día, muchas empresas no se limitan a dirigirse a clientes locales. Su objetivo es ampliar su alcance a nivel mundial. Si bien esto es de esperar en el caso de empresas tecnológicas como Amazon o Google, también es una tendencia cada vez más habitual en el sector de los proveedores de seguridad.

Aunque la expansión internacional ofrece muchas oportunidades, también plantea una serie de retos. ¿Cómo se gestionan los equipos cuando los guardias se encuentran en diferentes ciudades o países? ¿Cómo se responde adecuadamente ante un incidente?

Estos nuevos retos hacen que sea imprescindible contar con un sistema de rondas de vigilancia de calidad para gestionar un equipo internacional. A continuación, analizamos con más detalle cómo estas herramientas tecnológicas modernas pueden marcar la diferencia.

Cuadros de mando en tiempo real

Saber dónde se encuentran tus guardias y qué están haciendo es una parte esencial de la gestión de la seguridad, especialmente en lo que respecta a la rendición de cuentas y la respuesta ante incidentes. Cuando se trata de un equipo disperso, disponer de un sistema para realizar un seguimiento de las actividades de los guardias y prestarles apoyo cuando sea necesario marcará la diferencia a la hora de ofrecer resultados de calidad a una cartera de clientes global.

Los paneles de control en directo ofrecen una visión en tiempo real de las actividades de los guardias, con soluciones de cartografía que muestran datos de GPS y geovallas. Se pueden configurar notificaciones personalizables para una amplia variedad de aspectos, como turnos retrasados, usuarios inactivos, escaneos en puntos de control, envío de informes y mucho más. Con tanta información disponible de forma inmediata, el equipo de tu oficina podrá supervisar el rendimiento con facilidad, incluso cuando los guardias se encuentren dispersos a grandes distancias.

El uso de un panel de control en tiempo real resulta aún más valioso a la hora de hacer frente a contratiempos inesperados. Por ejemplo, si un guardia no se presenta a un turno asignado, el sistema del panel de control puede utilizarse para localizar rápidamente al guardia disponible más cercano que pueda cubrir ese turno. Del mismo modo, en una situación de emergencia, estas funciones podrían marcar la diferencia a la hora de ayudar a tu equipo a mitigar rápidamente el problema, identificando los recursos de apoyo más cercanos.

Al ofrecer una visión general clara de todo el equipo de seguridad, el personal administrativo no tendrá ningún problema para gestionar un grupo de profesionales de la seguridad repartidos por todo el territorio.

Automatización

La automatización es otro aspecto fundamental de las actualizaciones tecnológicas actuales. Al fin y al cabo, las grandes necesidades de personal de la mayoría de las empresas de seguridad internacionales implican que cada día se envían un gran número de comunicaciones y actualizaciones. Cuanto más grande es el equipo, más tiempo lleva esta tarea. Y lo que es peor, cuando los equipos de vigilancia que hay que coordinar están repartidos por varias zonas horarias, puede resultar complicado que los mensajes lleguen de forma adecuada.

Aquí es donde entra en juego la automatización. Un sistema moderno de rondas de seguridad utiliza la automatización para optimizar diversos aspectos del trabajo, mejorando la eficiencia y reduciendo el riesgo de error humano.

Por ejemplo, muchos sistemas de rondas de vigilancia utilizan puntos de control electrónicos que registran automáticamente el momento en que un guardia llega al lugar. A la hora de presentar los informes, las plantillas personalizables permiten que determinados campos (como la ubicación y la fecha y hora) se rellenen automáticamente, lo que reduce el tiempo que el guardia tiene que dedicar a cumplimentar los informes.

Las herramientas de automatización también pueden reducir la carga de trabajo de tu personal administrativo. Por ejemplo, muchos sistemas están diseñados para enviar automáticamente un mensaje a un guardia cuando se produce un cambio en la asignación de su turno. Estos mensajes pueden enviarse mediante SMS, correo electrónico o incluso notificaciones push, según la opción que resulte más conveniente para el destinatario. Al automatizar estas y otras tareas básicas, tu personal administrativo dispondrá de más tiempo para centrarse en las tareas de gestión que marcan la mayor diferencia para tu negocio global.

Una mentalidad global

Aunque tu equipo de vigilantes esté repartido por varios países, no hay motivo por el que no puedas disfrutar de la eficiencia y la fiabilidad que ofrece una empresa de seguridad más pequeña. Al aprovechar las funciones que ofrecen los sistemas actuales de rondas de vigilancia, tus vigilantes y el personal de oficina estarán mejor preparados para alcanzar el máximo rendimiento en su trabajo.