Lorsque vous fournissez des services de sécurité à un client, peu d’éléments sont plus importants que le rapport d’activité quotidien de l’agent de sécurité.
Après tout, vos clients ne seront pas dans l’immeuble en tout temps pour observer vos gardes pendant qu’ils font leurs rondes – vos clients ne veulent pas cela, et votre équipe ne veut certainement pas que des clients s’immiscent dans leur travail. À ce titre, ces rapports quotidiens sont l’un des meilleurs moyens de demeurer responsable devant vos clients et de prouver la valeur de votre équipe.
Bien sûr, ce ne sont pas tous les rapports d’activité quotidiens de l’agent de sécurité qui sont égaux. Bien que les options logicielles modernes puissent aider à automatiser et à simplifier une grande partie du processus de production de rapports, il y a encore quelques choses importantes que vous pouvez faire pour perfectionner les rapports d’activité de vos gardes et vous assurer de fournir des renseignements précieux à vos clients.
1. Prise en charge d’activité cohérente
Les clients apprécient la responsabilisation et, à ce titre, il est essentiel que les gardes montrent qu’ils sont toujours actifs pendant toute la durée de leur quart de travail. Même s’il n’y a pas d’incidents majeurs à signaler, la saisie d’observations normales (accompagnées d’un horodatage) montre au client que votre équipe patrouille activement et est prête à intervenir en cas d’incident.
2. Inclure des photos ou des vidéos
Le vieil adage « Une image vaut mille mots » est particulièrement pertinent pour un rapport d’activité quotidien d’un agent de sécurité. Le logiciel de rapport numérique permet d’ajouter facilement des photos aux rapports afin que les clients puissent rapidement évaluer un incident et fournir des instructions supplémentaires au besoin. La capture vidéo en direct peut également être particulièrement utile en cas d’incident grave. Bien sûr, il n’est pas non plus nécessaire d’inonder un client de photos. Des photos ou des vidéos devraient être ajoutées à un rapport d’activités quotidiennes de sécurité lorsque cela sera utile pour le client, par exemple lorsqu’un véhicule non autorisé est stationné dans le stationnement des employés. Toute photo ou vidéo incluse dans le rapport d’un garde doit inclure un horodatage et une description.
3. Des rapports descriptifs, mais simples
Parfois, les gardes peuvent avoir de la difficulté à trouver le bon équilibre en fournissant une description suffisante de leurs activités par quart. Il est important de rappeler à vos gardes que même si les clients veulent un rapport complet de toutes les observations faites pendant un quart de travail, ils veulent aussi être en mesure de lire rapidement toute information importante. La description de la patrouille doit être concise en évitant le langage fleuri ou les adjectifs inutiles, mais elle doit aussi indiquer qui, quoi, quand et où pour toutes les activités. Ces descriptions ne devraient inclure que les faits — les opinions et les spéculations ne sont pas utiles au client.
4. Évitez le jargon
Comme pour le point précédent, les gardes feraient bien d’éviter les codes 10 et tout autre jargon qui serait difficile à comprendre pour un client. Bien que certains codes et abréviations conviennent aux communications entre les membres de l’équipe de sécurité, de nombreux clients civils ont de la difficulté à comprendre la signification de ces termes. Éviter le jargon réduira le risque que les clients soient frustrés par les rapports de votre équipe.
5. Navigation facile
Les clients n’auront pas toujours le temps de lire un rapport complet – bien souvent, les clients très occupés ne voudront parcourir un rapport d’activité que pour trouver des éléments intéressants ou simplement pour s’assurer que votre équipe fait son travail. Séparer des activités distinctes (comme escorter un employé ou éteindre les lumières) avec des entrées et des horodatages différents facilitera le balayage de cette information par les clients. Envisagez de vous entretenir avec chaque client pour déterminer les codes de couleur ou les mots-clés qui peuvent être utilisés pour simplifier davantage ce processus.
En suivant les techniques de signalement ci-dessus, vos gardes peuvent devenir plus efficaces dans leurs rapports, car ils fournissent des informations utiles et faciles à lire à vos clients. Non seulement vous obtiendrez ainsi un compte rendu satisfaisant du travail de votre équipe, mais vous augmenterez également la satisfaction de vos clients en leur envoyant des informations fiables et utilisables.
