En tant que fournisseur de sécurité, la gestion de votre équipe de gardes est l’une de vos plus grandes priorités. La gestion des heures de travail des agents de sécurité peut s’avérer très délicate et longue, surtout lorsqu’il s’agit d’éviter les dépenses en heures supplémentaires ou de s’assurer que les bons agents sont affectés aux bons quarts de travail.
Les défis ne s’arrêtent pas non plus après la fin des affectations. Comment pouvez-vous avoir l’assurance que vos gardes arrivent à l’heure et effectuent une patrouille efficace?
Il n’est pas surprenant de constater que les bons outils technologiques peuvent grandement contribuer à améliorer l’efficacité des équipes avant et pendant un quart de travail. En effet, l’utilisation appropriée de ces outils peut faire toute la différence pour savoir si vous êtes capable ou non de conserver vos clients et de faire des profits. Voici comment la technologie d’aujourd’hui peut faire une différence.
Planification des quarts de travail
Pour tout fournisseur de services de sécurité, il est essentiel d’avoir les bons gardes et les bons quarts de travail pour réussir. Pourtant, trop souvent, les entreprises doivent payer des heures supplémentaires coûteuses et ont de la difficulté à retenir les gardes en raison de l’inefficacité et de l’inégalité des horaires des heures supplémentaires. Ils sont peut-être en mesure de remplir leurs quarts de travail, mais ils le font d’une manière qui nuit à la rentabilité de l’entreprise.
Pire encore, tenter de coordonner les besoins des clients en matière de quarts de travail, les demandes de congés des gardes et d’autres problèmes d’ordonnancement peut être un processus qui prend beaucoup de temps. Le personnel de gestion administrative consacre souvent plusieurs heures par semaine à des missions de gardes.
Ça n’a pas à se passer comme ça. Les Outils modernes de planification des quarts de travail rationalisent cette partie essentielle des services de sécurité. Plutôt que de stocker les informations sur les clients et les gardes dans des programmes ou des fichiers séparés, toutes les données sont consolidées sur une seule plate-forme facile à utiliser. Cela permet au personnel de la gestion administrative de voir rapidement quels quarts de travail doivent être comblés, ainsi que quels gardes sont disponibles pour prendre un quart de travail. De nombreuses tâches d’ordonnancement, telles que la notification d’un changement d’ordonnancement aux agents, peuvent même être entièrement automatisées.
Plus important encore, ces programmes peuvent utiliser des paramètres personnalisés pour mieux égaliser les horaires de garde et réduire ou éliminer les heures supplémentaires. En améliorant l’efficacité de votre personnel administratif, votre entreprise économisera de l’argent et bénéficiera d’une plus grande productivité.
Suivi des quarts de travail
C’est une chose d’organiser et de planifier correctement les quarts de garde. Mais une autre considération essentielle est la performance des gardes. Après tout, vos clients ne se soucient pas beaucoup de votre horaire efficace si vos gardes ne s’acquittent pas adéquatement de leurs responsabilités lorsqu’ils se présentent à leur quart de travail.
C’est pourquoi les solutions de sécurité intégrées d’aujourd’hui vont encore plus loin en permettant également la surveillance des gardes pendant les quarts de travail. Ces systèmes s’appuient sur Suivi GPS, points de contrôle électroniques et géo-zones pour enregistrer automatiquement la position de vos gardes.. Par conséquent, il n’y a aucun risque de recevoir des rapports d’enregistrement inexacts. Mieux encore, ces systèmes peuvent afficher les données de localisation en temps réel afin que le personnel de bureau soit toujours au courant de ce que font les gardes pendant leur quart de travail.
Ce niveau accru de responsabilisation permet de s’assurer que les gardes s’acquittent de leurs fonctions comme prévu. Un tableau de bord en temps réel et des notifications push alertent instantanément le personnel de la gestion administrative lorsqu’un problème survient, tandis que les meilleurs gardes se sentiront plus motivés en sachant que leurs performances de qualité sont visibles.
L’intégration des téléphones intelligents simplifie également le processus de signalement des incidents, un autre aspect essentiel de l’amélioration de l’efficacité des équipes. Des fonctions de rapports personnalisés garantissent que les gardes remplissent tous les champs obligatoires, tout en offrant la possibilité de télécharger des photos ou des vidéos.
Cela élimine les erreurs humaines et permet au personnel du bureau et au client de fournir une réponse plus rapide lorsque des instructions supplémentaires sont nécessaires, améliorant ainsi votre capacité à atténuer les menaces à la sécurité.
Améliorer l’efficacité
Quand il s’agit de la gestion des heures de travail des gardes de sécurité, chaque étape que vous franchissez pour améliorer l’efficacité avant et pendant les quarts de travail fera une différence significative pour le succès de votre entreprise. En améliorant le rendement et en réduisant les frais d’exploitation, vous serez en mesure d’offrir de meilleurs résultats à vos clients, ce qui facilitera d’autant la croissance de votre entreprise.
