Alors que beaucoup de gens pensent que les agents de sécurité ne sont nécessaires que pour les installations où il y a un risque de vol ou d’effraction, ceux qui sont plus au courant comprennent que c’est loin d’être le seul but qu’une équipe de sécurité peut servir. Un personnel de sécurité bien formé ne se contente pas de surveiller les intrus; dans bien des cas, il joue un rôle crucial dans l’identification et le signalement des dangers pour la sécurité et autres incidents.
Lorsque les données de sécurité cruciales parviennent aux bonnes personnes au bon moment, il devient beaucoup plus facile de maintenir un environnement de travail sûr. Et avec l’aide du logiciel de Gestion des Rapports de sécurité vos agents de sécurité n’ont jamais été aussi bien préparés pour cette partie importante de leur travail.
Quelles sont les données les plus essentielles?
Bien que la gravité des incidents sur place puisse varier, il est indéniable que plus votre garde peut fournir d’information, plus il sera facile de résoudre le problème. Même si vos gardes n’auront probablement pas besoin de soumettre des données détaillées ou de demander de l’aide lorsqu’une fenêtre reste ouverte, il y a d’autres situations à risque élevé qui nécessitent des rapports plus détaillés.
En plus de fournir des photos ou des vidéos de l’incident, les agents de sécurité devraient déposer un rapport complet qui comprend des éléments d’information essentiels, tels que :
- Les circonstances connues qui ont conduit à l’incident
- Heure, date et lieu de l’incident
- Rapports de blessures ou de dommages matériels
- Déclarations d’autres témoins
- Mesures prises par le garde pour résoudre le problème
- Risque potentiel d’incidents futurs
Bien que tous les incidents liés à la sécurité n’entraînent pas nécessairement des blessures graves pour d’autres personnes, ni même d’autres témoins, un rapport détaillé permet à votre équipe de gestion de la sécurité de transmettre des renseignements importants aux clients. Cela permettra à vos clients de fournir toutes les instructions supplémentaires qui sont nécessaires pour que vos gardes puissent résoudre le problème.
Plus important encore, un rapport d’incident de sécurité détaillé et organisé peut faire toute la différence lorsqu’un incident particulier a des conséquences juridiques pour votre client, ses employés ou même votre équipe de sécurité.
Comment est-ce que le logiciel de Gestion des Rapports liés à la sécurité peut aider?
Alors qu’autrefois, les entreprises de gardes devaient attendre la fin de leur quart de travail pour recevoir le rapport complet d’un incident lié à la sécurité, logiciel de rapports moderne a permis aux gardes de soumettre des informations en temps réel.
Cela est particulièrement utile dans les situations où les gardes n’ont pas reçu d’instructions préalables sur la façon de traiter un problème de sécurité particulier. Un logiciel de rapport en temps réel permet à vos gardes de soumettre un rapport d’incident sur place. L’équipe de gestion de la sécurité et le client sont alors avisés par courriel ou par message texte. Par conséquent, les agents de sécurité peuvent recevoir des instructions beaucoup plus rapidement, ce qui leur permet de résoudre le problème avant qu’il ne devienne plus grave.Le vieil adage « Une image vaut mille mots » est particulièrement pertinent pour les rapports d’incidents de sécurité. Un logiciel moderne de Gestion des Rapports de sécurité permet également d’intégrer facilement des photos et des enregistrements vidéo dans chaque rapport. En incluant ce contenu visuel dans un rapport, il devient beaucoup plus facile pour votre équipe de gestion de la sécurité ou votre client de reconnaître la nature exacte du problème, ce qui vous permet de fournir des instructions précises à votre agent de sécurité.
Le logiciel de Gestion des Rapports de sécurité facilite également la capacité de votre garde à inclure tous les éléments de données critiques. Avec des sous-formulaires spécialisés pour différents types d’incidents, vos agents peuvent fournir les détails exacts qui sont nécessaires pour tout type d’incident. Des menus faciles à naviguer garantissent que les informations cruciales ne sont pas oubliées. Mieux encore, les options de personnalisation du logiciel vous permettent d’adapter davantage vos rapports d’incidents en fonction des besoins et des priorités de chaque client.
Conclusion
Alors que la Gestion des Rapports de sécurité était autrefois une pierre d’achoppement pour les entreprises de sécurité, les progrès technologiques d’aujourd’hui permettent à vos gardes de soumettre leurs rapports avec facilité. En incluant les données nécessaires dans un rapport en temps réel, votre équipe sera mieux préparée à réagir aux événements imprévus et à fournir le soutien auquel vos clients s’attendent.
