Parmi les nombreuses responsabilités assumées par une équipe d’agents de sécurité, peu sont plus importantes que la rédaction de rapports d’incident. Qu’il s’agisse d’informer un client d’un problème d’entretien relativement mineur ou d’appeler en cas d’urgence, il est essentiel de transmettre la bonne information aux bonnes personnes pour s’assurer qu’un problème ne dégénère pas.
Pour les problèmes petits et grands, les avantages des données en temps réel ne peuvent être surestimés. Tout simplement, lorsque vos gardes ont accès à un système de Gestion des Rapports qui exploite les données en temps réel, vous serez en mesure de fournir à vos clients des résultats plus précieux que jamais auparavant.
Voici quelques-uns des principaux avantages des données en temps réel qui auront un impact à la fois sur votre personnel de sécurité et sur vos clients :
Intervention rapide
Comme on pouvait s’y attendre, le plus grand avantage de l’utilisation de données en temps réel dans la gestion des rapports est qu’elle permet aux équipes de gestion de la sécurité et à leurs clients de réagir plus rapidement que jamais auparavant.
En utilisant un logiciel qui permet aux gardes de télécharger un rapport d’incident directement à partir de leur appareil, les clients n’auront pas à attendre la fin d’un quart de travail pour être informés d’un incident qui mérite leur attention. Au lieu de cela, ils peuvent recevoir des informations peu de temps après que le garde ait découvert le problème, ce qui leur permet de prendre rapidement des mesures pour corriger la situation. Les notifications par SMS et par courriel garantissent que les bonnes personnes reçoivent une notification immédiate après la soumission d’un rapport, afin que rien ne soit négligé.
Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsqu’un garde découvre un problème d’entretien au cours de sa patrouille. Dans certaines situations, chaque heure qui s’écoule avant que le problème ne soit réglé peut causer d’autres dommages à l’établissement d’un client. Avec des données en temps réel, cependant, le client serait en mesure de planifier immédiatement les travaux d’entretien d’urgence et d’arrêter le problème avant qu’il ne s’aggrave encore plus, ce qui se traduirait par des économies financières importantes.
Précision améliorée
Remplacer les rapports papier par un logiciel de rapports numériques en temps réel permet non seulement de diffuser plus rapidement les informations vitales, mais aussi de s’assurer que toutes les données nécessaires sont incluses dans le rapport. L’utilisation de données en temps réel permet d’automatiser plusieurs parties du processus de rapports – les horodatages et la localisation peuvent être complétés à l’aide de l’horloge interne d’un appareil et du suivi GPS, assurant la précision de ces données cruciales. L’élimination du risque d’erreurs dans les rapports de localisation évitera la confusion et garantira une résolution plus rapide.
Dans un autre souci d’efficacité, le logiciel de Gestion des Rapports en temps réel permet à la direction de personnaliser les champs que les gardes doivent remplir. Comme ces champs sont obligatoires, vous n’aurez pas à vous inquiéter de recevoir des rapports incomplets qui ne contiennent pas l’information nécessaire pour résoudre le problème. Avec de
s données précises, les erreurs seront évitées et des solutions efficaces seront trouvées pour chaque incident.
Confiance et transparence
Un autre avantage des données en temps réel est qu’elles augmentent la confiance et la transparence entre un fournisseur de sécurité et ses clients.
Vous n’aurez pas à vous soucier du risque de perdre des rapports d’incident et d’autres données cruciales dans une pile de documents – au lieu de cela, les informations sont sauvegardées numériquement, ce qui garantit qu’elles sont facilement accessibles pour examen et analyse. Cela peut s’avérer particulièrement utile lors de l’analyse des données historiques pour rechercher des problèmes récurrents et d’autres tendances liées à la sécurité.
En fournissant des données précises et en temps réel, vos clients apprécient davantage le travail que votre équipe accomplit en leur nom. Cela facilite d’autant plus l’adoption d’une approche collaborative pour résoudre les problèmes de sécurité auxquels un client peut être confronté.
Grâce à ce niveau de confiance accru, votre capacité à fidéliser vos clients augmentera considérablement, ce qui vous permettra de faire croître davantage votre entreprise.
