6 ventajas del software de gestión del personal de seguridad

Aprovecha todo el potencial de los datos, el análisis y la automatización con un software de gestión del personal de seguridad. Obtén información muy valiosa y garantiza la productividad y la rendición de cuentas en todas tus operaciones de seguridad.

La visibilidad de tus operaciones de seguridad es fundamental para gestionar con éxito tu negocio. Antes de la implantación de un software de gestión del personal de seguridad, es posible que no tuvieras una visión completa de la actividad de los guardias ni de los índices de cumplimiento en los puntos de control. Sin duda, tampoco disponías de los análisis que se obtienen al recopilar esos datos de actividad para evaluar la productividad o identificar áreas de mejora. La información que se obtiene a través de una plataforma de gestión del personal de seguridad puede transformar tu negocio de muchas maneras, con beneficios para tus clientes, tus equipos de seguridad y tus resultados financieros.

El software de gestión de personal de seguridad de TrackTik sigue a la cabeza en cuanto a innovación y a la eficiencia que aporta a tu empresa. Veamos seis ventajas transformadoras de la plataforma TrackTik y las funciones que las hacen posibles.

1. Información en tiempo real para análisis avanzados de seguridad

Una visión global de tus operaciones de seguridad incluye tanto la supervisión en directo como la recopilación de informes de incidentes en tiempo real. TrackTik ofrece esa información en tiempo real sobre el rendimiento del personal de seguridad y la eficiencia de los flujos de trabajo, mostrando cómo se resuelven los incidentes de seguridad. Gracias al acceso a la información en tiempo real, puedes tomar medidas inmediatas para subsanar los problemas detectados, evitando así posibles amenazas de seguridad futuras.

Notificación de incidentes sobre la marcha

TrackTik te permite recopilar información fundamental de tus equipos de seguridad sobre el terreno mediante la notificación de incidentes en tiempo real. Compartir esta información de forma rápida y precisa permite dar respuestas más rápidas, lo que puede resultar crucial en situaciones potencialmente peligrosas. Consulta la información de múltiples emplazamientos por gravedad y tipo de incidente para obtener una visión general de tus operaciones diarias. Recopilar información en la aplicación de TrackTik y documentar los incidentes de esta forma te permite disponer de un método estandarizado de seguimiento de datos y te permite profundizar en lo que estos análisis significan para tu negocio.

Análisis en profundidad de incidentes

Gracias al almacenamiento digital de estos datos en TrackTik, dispones de un acceso seguro para consultarlos en el futuro o para realizar análisis en profundidad de los incidentes de seguridad en tus instalaciones y de las actividades operativas diarias. Esto contribuye a la elaboración de estrategias preventivas para incidentes similares en el futuro y ayuda a trazar un panorama detallado del panorama de amenazas potenciales. Podrá gestionar la asignación presupuestaria con facilidad, sabiendo dónde deben destinarse los recursos, y generar informes de análisis sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el desempeño del personal de seguridad. A continuación, estos informes pueden compartirse fácilmente con sus clientes para ayudar a demostrar el valor de sus operaciones de seguridad para sus negocios.

2. Comunicación fluida a través de un portal para clientes

Mantener a los clientes informados sobre el rendimiento de tus equipos de seguridad es fundamental para forjar una relación comercial de confianza que perdure en el tiempo. El software de gestión del personal de seguridad puede servir como centro de comunicación. Los clientes deben comprender el valor de los servicios de seguridad que les prestas y estar al corriente de todas las actividades operativas relacionadas con el mantenimiento de la seguridad de sus instalaciones. TrackTik ofrece numerosos métodos de comunicación personalizables para compartir información esencial y datos operativos con tus clientes.

Portal del cliente para tu tranquilidad

Aprovecha la transparencia que ofrece TrackTik creando un portal para clientes que les permita acceder a la información que necesitan cuando les convenga, con su propio acceso privado. Personaliza los paneles de control para realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, el análisis de incidencias, los escaneos y recorridos de los puntos de control, la programación, la asistencia y mucho más. Un portal para clientes permite establecer una comunicación fluida y proactiva entre usted y sus clientes, y contribuye a garantizar que se cumplan de forma sistemática los acuerdos de nivel de servicio. Este tipo de experiencia de cliente mejorada ayuda a garantizar la satisfacción de los clientes y contribuye en gran medida a asegurar la fidelización.

3. Garantizar la seguridad del personal de seguridad con medidas de protección adicionales

Además de realizar un seguimiento simultáneo del rendimiento de los guardias de seguridad y supervisar las actividades in situ, una solución de gestión del personal de seguridad ofrece la ventaja añadida de proporcionar un nivel adicional de seguridad a los guardias de seguridad que trabajan sobre el terreno. Cuando surgen situaciones peligrosas o de riesgo, puede estar seguro de que la tecnología puede contribuir a que los guardias de seguridad estén más protegidos. TrackTik ofrece una serie de herramientas para mejorar la seguridad de los guardias de seguridad mediante funciones de supervisión en tiempo real.

Ruta de vigilancia y seguimiento por GPS

Recibe un flujo de datos en tiempo real de tus guardias de seguridad sobre el terreno y utiliza herramientas de comunicación, como tableros de mensajes o órdenes de servicio, para obtener actualizaciones de su situación y asegurarte de que tus equipos están a salvo. TrackTik ofrece un seguimiento GPS en tiempo real de la ubicación de los guardias de seguridad en las instalaciones, lo que permite reducir los tiempos de respuesta en caso de incidente.

Protección de los trabajadores que trabajan solos

Atrás quedaron los días de los registros manuales y los problemas de comunicación que dejaban a los trabajadores solitarios en una situación de vulnerabilidad sobre el terreno. TrackTik mitiga las preocupaciones relacionadas con los trabajadores solitarios al integrar funciones de ronda de vigilancia que permiten supervisar de forma proactiva su ubicación y sus movimientos. Ahora, los trabajadores solitarios disponen de canales de comunicación mejorados para informar de su situación y de herramientas para pedir ayuda en caso de emergencia. Como empresario, también puedes enviar alertas a los empleados si dejan de responder.

Botón de pánico para emergencias

Una medida de seguridad fundamental, tanto para los trabajadores que actúan en solitario como para los equipos de guardias de seguridad, es la posibilidad de solicitar ayuda inmediata en momentos de peligro o en situaciones de emergencia. TrackTik ha incorporado un botón de pánico para esas ocasiones, que se puede activar manualmente a través de la aplicación móvil. También se dispone de alertas de peligro cuando los guardias de seguridad emprenden una tarea arriesgada o peligrosa. Al activar la alerta de peligro, se pone en marcha un temporizador de seguridad que puede pasar sin problemas a una alerta de pánico si es necesario, o bien se puede desactivar el temporizador una vez que ya no se está expuesto a ningún riesgo.

4. Dotar a los guardias de seguridad de funcionalidades avanzadas

Los guardias de seguridad tienen una amplia lista de responsabilidades a la hora de proteger a las personas, los lugares y los bienes frente a posibles amenazas. Disuadir la actividad delictiva, vigilar los puntos de acceso, informar de comportamientos sospechosos y responder a situaciones de emergencia exige que los guardias de seguridad estén constantemente alerta. Esto hace que la rendición de cuentas sobre estas tareas resulte complicada, sobre todo si los procesos establecidos no son fáciles de seguir o no están automatizados de alguna manera. TrackTik mejora la productividad de los guardias de seguridad al optimizar los procesos operativos de los equipos sobre el terreno y ofrecer un conjunto de herramientas que permiten que los guardias rindan cuentas de sus actividades diarias.

Simplificar los recorridos por los puntos de control

Asegúrate de que los guardias de seguridad revisen minuciosamente los distintos puntos del recinto configurando solicitudes de actividad personalizadas relacionadas con cada punto de control específico. TrackTik, que admite puntos de control mediante NFC, códigos de barras, códigos QR, Aztec, GPS y registro manual, te permite registrar un incidente, mostrar un mensaje, abrir un formulario de informe, plantear preguntas sobre excepciones o activar una alerta de incidente en cada punto de control. Esto proporciona un nivel adicional de responsabilidad a los guardias de seguridad, al tiempo que agiliza el proceso para que tu equipo compruebe que han completado la ronda de control.

Entregar los pedidos por correo

Proporciona a tu personal de seguridad de primera línea todos los procedimientos y documentos específicos de cada emplazamiento en tiempo real. TrackTik te permite definir y detallar cómo actuar ante situaciones concretas, al tiempo que verifica que tu equipo de seguridad ha recibido la información necesaria mediante órdenes de servicio. Los guardias de seguridad pueden estar seguros de que saben exactamente qué se espera de ellos en un punto de control o durante una ronda por el recinto.

Alertas instantáneas vinculadas a la delimitación geográfica del sitio

Es importante establecer protocolos eficaces para las rondas de vigilancia que se adapten al recinto y a las zonas del mismo que tus equipos de seguridad tienen la misión de proteger. TrackTik ofrece una función de geovalla que permite establecer zonas permitidas y restringidas en tus recintos, así como designar protocolos especiales vinculados a ubicaciones concretas.

La función de geovallas se integra con el seguimiento GPS en tiempo real asociado a los dispositivos de tu personal de seguridad para ofrecer una vista general en mapa de las operaciones de ronda de tus guardias, además de la posibilidad de configurar notificaciones por SMS y correo electrónico. Estas notificaciones automáticas proporcionan alertas instantáneas sobre la entrada y salida de los guardias de seguridad de determinadas zonas y pueden enviar recordatorios vinculados a áreas específicas delimitadas por geovallas. Gracias a que el software está diseñado en torno a la gestión por excepción, podrás evitar la sobrecarga de alertas y recibir únicamente las notificaciones que realmente importan.

Informes de progreso en tiempo real

Cumplir los acuerdos de nivel de servicio con tus clientes puede resultar complicado si no dispones de una visibilidad completa sobre el progreso de las patrullas de tus guardias. Con la vista de patrullas activas de TrackTik, dispones de información en tiempo real sobre tus operaciones móviles y puedes asignar tus recursos a las tareas en función de lo que esté ocurriendo sobre el terreno. Puede reasignar tareas para enviar a los guardias de seguridad o modificar una hoja de ruta para adaptarla a los cambios, al tiempo que cumple con sus obligaciones contractuales tanto con sus equipos de seguridad como con sus clientes. La posibilidad de realizar un seguimiento del avance de cada hoja de ruta de patrulla le proporciona una visión detallada del rendimiento y de las oportunidades de mejora de la eficiencia, al tiempo que garantiza la calidad del servicio.

5. Optimizar las tareas administrativas mediante la supervisión y el control

Las operaciones de seguridad no se limitan a la actuación sobre el terreno, sino que abarcan toda una serie de tareas administrativas que se llevan a cabo entre bastidores para garantizar el buen funcionamiento de su empresa. Los equipos administrativos de seguridad suelen tener que compaginar la programación de turnos, la asignación de personal, la gestión de nóminas y la facturación a los clientes. Realizar estas tareas de forma manual ha supuesto un reto en cuanto a recursos y ha generado errores que afectan a sus resultados. El software de gestión de personal de seguridad automatiza estos procesos y, con unos pocos y sencillos clics, podrá llevar un control preciso de sus operaciones administrativas.

Planificación fluida de los turnos del personal de seguridad

Elaborar manualmente los horarios en todas las sedes puede suponer una pérdida de tiempo valioso para tu equipo y hacer que resulte casi imposible estar al día con los problemas de asistencia y los cambios de última hora. Con el generador de horarios de TrackTik, puedes crear, actualizar y gestionar fácilmente los turnos de tu personal de seguridad y adaptarte a las excepciones sin sobrepasar tus límites presupuestarios. Elimina innumerables horas de trabajo administrativo de la semana laboral utilizando plantillas reutilizables que, además, se pueden personalizar para turnos puntuales.

TrackTik también te permite consultar de un vistazo los perfiles y la disponibilidad de los guardias de seguridad para asignar al guardia adecuado en el momento oportuno, en función de sus competencias, certificaciones y tarifa salarial.

Gestión eficaz de las horas extras

Elimina las preocupaciones relacionadas con las horas extras no facturables gracias a las funciones preventivas integradas en tu solución de gestión de personal de seguridad. Asegúrate de que la planificación tenga en cuenta cuándo un agente de seguridad está a punto de alcanzar las horas extras y evita discrepancias entre los miembros de tu equipo en cuanto a las horas trabajadas.

TrackTik te permite establecer normas y alertas en tiempo real para potenciar el rendimiento de tu personal de seguridad, al tiempo que mejora la gestión de las horas extras mediante turnos distribuidos de forma equitativa.

Facturación puntual y precisa

Para cuadrar las cuentas es necesario llevar un registro detallado. Sin una herramienta automatizada de gestión de contratos, al personal administrativo le cuesta facturar a los clientes con precisión y puntualidad. Con TrackTik, toda la información relativa a tus contratos está al alcance de la mano, lo que facilita su consulta a la hora de facturar a los clientes. La integración de los registros de programación y asistencia para garantizar la precisión ayuda a sentar las bases de una relación rentable a largo plazo con tus clientes, basada en la transparencia.

6. Impulsar el crecimiento y la optimización de la empresa

Las organizaciones se están dando cuenta de la mayor eficiencia y el ahorro de costes que supone digitalizar y agilizar sus operaciones de seguridad mediante software de gestión de personal. Al reducir el tiempo que dedican los guardias a elaborar informes manualmente, a revisar la documentación o a navegar por hojas de cálculo independientes, las empresas de seguridad pueden aprovechar oportunidades de crecimiento gracias a una mejor asignación de recursos y a unos procesos optimizados.

TrackTik cuenta con una trayectoria contrastada en la transformación de empresas de seguridad:

• Monjon ha deleitado a sus clientes con una mayor transparencia
• Blackbird Security logró una gestión segura de sus turnos
• Colonial Security Services dejó de usar hojas de cálculo para reducir los errores humanos

Estas y otras ventajas relacionadas con el crecimiento abren nuevas posibilidades en cuanto a escalabilidad, rentabilidad y mejora de la calidad general del servicio, lo que permite obtener una ventaja competitiva gracias a la tecnología de gestión de personal.

Mayor retención de empleados

Dotar a tus equipos de seguridad de métodos más sencillos para medir su productividad se traducirá en una mayor satisfacción laboral y en menos discrepancias. La optimización de los flujos de trabajo de planificación de turnos, el reparto detallado de responsabilidades durante las intervenciones in situ y la adopción de medidas de seguridad adicionales para su protección contribuyen a generar experiencias positivas para los empleados.

Mejorar la satisfacción de los clientes

Sin duda, sus clientes se beneficiarán de una solución de gestión de personal. Una facturación precisa, un mayor énfasis en el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio y una comunicación oportuna reforzarán la confianza de los clientes. A través de un portal de clientes, estos obtienen una visión global de los servicios de seguridad que se les prestan, lo que les permite añadir valor a sus propias operaciones y empezar a tomar decisiones basadas en datos para optimizar su negocio.

Aprovechar las ventajas del software de gestión del personal de seguridad

Un sistema de gestión de la seguridad sólido cambiará la forma en que se gestionan tus operaciones, dando prioridad tanto a la eficiencia como a la inteligencia. Aprovechar tecnologías como TrackTik mejora la experiencia de tus equipos de seguridad, eliminando los obstáculos para la satisfacción del cliente, al tiempo que te ayuda a hacer crecer tu negocio y, en última instancia, a mejorar tus resultados.

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