Comme tous ceux qui travaillent dans le secteur de la sécurité le savent, la gestion des quarts de travail des employés peut être l’un des plus grands défis qui vous empêchent de garder vos clients satisfaits à 100 % et de devenir une entreprise dynamique et en pleine croissance. Avec un solide logiciel de gestion des quarts de travail (ou logiciel d’ordonnancement) de votre côté, votre entreprise peut devenir plus efficace, fournir de meilleurs résultats à vos clients et accroître son efficacité et, en fin de compte, sa rentabilité.
Voici quelques-unes des principales façons dont le logiciel moderne de gestion des quarts de travail vous permet de profiter de ces avantages :
Main-d’œuvre réduite
Le logiciel de gestion des quarts de travail de qualité permet à votre équipe d’ordonnancement de gagner du temps en transférant automatiquement les informations des semaines précédentes (vue modèle). Les logiciels avancés peuvent même utiliser la disponibilité des employés et les demandes des clients pour alerter votre personnel de planification en cas de conflit. En utilisant une interface facile à lire et une méthode de glisser-déposer qui permet aux utilisateurs d’ajuster rapidement les horaires au besoin, votre équipe peut réduire considérablement le temps consacré à la planification et disposer de plus d’heures pour les activités qui vont réellement faire croître et améliorer votre entreprise.
Accès à distance
Peu de choses sont plus désagréables qu’un appel de garde en congé de maladie lorsque vous, votre superviseur de service ou votre préposé à l’horaire mobile, êtes à l’extérieur du bureau et incapable de mettre à jour l’horaire des quarts. Les logiciels modernes de gestion des quarts de travail contournent ce dilemme courant en permettant aux utilisateurs d’accéder aux horaires à distance – même à partir de leur tablette ou de leur téléphone intelligent. Cela permet à votre équipe de déterminer rapidement quels gardes sont disponibles pour remplir une fente et faire d’autres ajustements au besoin. Plus important encore, ce logiciel d’ordonnancement communique automatiquement avec vos gardes par notification poussée, par courriel ou par message texte afin qu’ils ne manquent pas un quart de travail.
Minimiser les erreurs
Peu de choses sont pires que de programmer le mauvais garde pour le mauvais quart de travail – – ou pire encore, de programmer accidentellement un garde qui n’est pas disponible pour un quart particulier. Il est également important d’éviter la double réservation de deux gardes pour le même quart de travail! Le logiciel de gestion des quarts de travail de qualité avertit votre équipe de bureau des demandes de congés approuvées et d’autres avis de disponibilité afin qu’elle soit toujours en mesure d’affecter les bons gardes aux bons quarts de travail. Certains systèmes permettent même aux gardes de présenter des demandes de quarts de travail, transmettant rapidement ces demandes à la direction pour approbation. En présentant cette information en même temps que les besoins des clients, votre entreprise sera en mesure de réduire les erreurs humaines et de garder vos clients satisfaits.
Accès aux données
Une planification adéquate peut définir le succès financier de votre entreprise. Un logiciel d’ordonnancement moderne se connecte à la paie, à la facturation et aux autres parties vitales de votre entreprise afin de vous permettre de savoir combien d’heures chacun ont été planifiées pour vos gardes de sécurité lors d’une semaine donnée. Cela vous permet de réduire les heures supplémentaires, ce qui peut entraîner d’importantes économies sur la paie. Ces données vous permettent également de déterminer si un client particulier vous fait perdre de l’argent, ou si la performance de certains gardes n’est pas à la hauteur des normes du site, du client ou de vos attentes et votre accord de niveau de service laisse à désirer. Avec cette information en main, vous pouvez prendre des décisions plus judicieuses concernant l’embauche et le maintien en poste des gardes, ainsi que la façon dont vous travaillez avec un client en particulier.
Croissance globale
En réduisant les heures de travail de votre équipe d’exploitation consacrées à l’ordonnancement, en éliminant les erreurs humaines et en fournissant des données utiles et l’accès à distance aux logiciels à votre équipe, un excellent logiciel d’ordonnancement peut améliorer considérablement la performance de toute votre entreprise. Avec une équipe d’administration et d’opérations plus efficace, vous serez mieux équipé pour faire face aux problèmes imprévus qui surviennent avec vos gardes, pour réduire les dépenses associées à l’ordonnancement et pour fournir un service supérieur à vos clients.Avec l’aide d’un logiciel fiable de gestion des quarts de travail, vous serez non seulement en mesure d’améliorer le service à vos clients actuels, mais vous serez également dans une position idéale pour faire croître votre entreprise et atteindre de nouveaux niveaux de croissance et de rentabilité.
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