Parmi les nombreuses tâches et responsabilités inhérentes à la gestion d’une entreprise de gardes de sécurité, l’objectif final est toujours le même : offrir un service supérieur pour répondre aux attentes des clients (ou les dépasser). Bien sûr, il n’est pas toujours facile de répondre à ces attentes, surtout lorsqu’il s’agit de gérer efficacement les horaires des gardes.
L’utilisation du logiciel d’ordonnancement du personnel peut faire une énorme différence dans votre capacité à améliorer vos marges bénéficiaires en réduisant les heures supplémentaires et en automatisant la saisie des données, mais elle peut aussi avoir un impact direct sur la satisfaction des clients.
Voici comment faire.
Exigences relatives au site et à la garde
Chaque site client est différent – et en tant que tel, certains de vos clients peuvent avoir des exigences particulières concernant les gardes qui patrouillent leurs installations. Vous ne voulez pas commettre l’erreur d’affecter le mauvais garde à la mauvaise équipe. L’affectation d’un garde qui n’est pas formé pour les responsabilités d’un site particulier pourrait causer un incident problématique, tandis que la double réservation de gardes pour le même quart de travail peut créer son propre ensemble de problèmes.
Le logiciel d’ordonnancement du personnel de sécurité vous aide à éviter ces pierres d’achoppement courantes en vous permettant de stocker l’information relative aux exigences du site et aux capacités des gardes sur la même plate-forme. Cela empêche votre équipe d’assigner accidentellement le mauvais garde, ce qui vous assure d’envoyer toujours une personne ayant les capacités et les autorisations requises à l’établissement d’un client.
De plus, le logiciel d’ordonnancement des horaires du personnel présentera l’information sur les quarts de travail dans un fichier de calendrier facile à lire qui met en évidence les patrouilles qui ont déjà été assignées. De cette façon, votre équipe peut rapidement identifier les missions qui doivent encore être effectuées afin d’obtenir les bons gardes aux bons quarts de travail pour garder vos clients satisfaits.
Éviter les quarts de travail manqués
L’une des pires choses qui puissent arriver à votre équipe de planification est d’affecter un garde à un quart de travail sans que personne ne se présente. Qu’il s’agisse d’un garde tombé malade peu avant le début de son quart de travail ou d’un problème de communication au fil des demandes de congé, le fait de ne pas se présenter est un moyen sûr de perdre la confiance de vos clients et d’augmenter votre responsabilité.
Le logiciel d’ordonnancement du personnel vous aide à éviter ces incidents en stockant toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Le système affiche les gardes disponibles pour remplacer ce quart de travail, ce qui permet au personnel de bureau de réaffecter facilement un autre garde pour pourvoir le poste vacant.
Une autre option avantageuse pour votre entreprise est la soumission par roulement. Souvent désigné sous le nom d’auto-programmation, l’appel d’offres par équipe est un processus opérationnel dans lequel une grande partie de l’horaire des employés est confiée à ces derniers. L’employeur peut utiliser le principe du premier arrivé, premier servi en envoyant un SMS à tous les agents sélectionnés et le premier à répondre sera affecté au quart de travail. Une autre option est d’envoyer le SMS par séquence. Les messages seront envoyés aux agents en fonction d’une liste créée par l’employeur. Cette option vous permet de choisir le délai entre chaque SMS qui ne reçoit pas de réponse. Vous pouvez également proposer différents tarifs pendant l’enchère d’équipe.
En offrant une plate-forme de navigation facile à utiliser qui affiche les gardes disponibles, déjà affectés à un quart de travail ou non disponibles, vous serez en mesure de vous assurer que vos quarts de travail sont toujours remplis. Mieux encore, le logiciel d’ordonnancement du personnel peut automatiser le processus de communication, envoyer des messages texte et des courriels à vos gardes pour les aviser des quarts de travail à venir ou des changements d’horaire afin qu’ils arrivent à l’heure.
Plus de temps
Le fait de libérer plus de temps pour votre personnel administratif n’améliore pas seulement les choses du point de vue des opérations internes – il leur donne aussi plus de temps pour communiquer avec les clients afin de résoudre les problèmes de service, les demandes sur le terrain ou pour noter tout ajustement nécessaire au calendrier des gardes. Bref, des activités à valeur ajoutée.
Pour offrir encore plus de valeur ajoutée, un logiciel d’ordonnancement du personnel offre à votre équipe de bureau plus de temps pour générer des idées réalisables pour vos clients en utilisant les données fournies par votre logiciel de gestion de la sécurité. Ces données vous permettent d’aider votre client à identifier les problèmes potentiels auxquels il est confronté et à mettre en œuvre des mesures pour améliorer la sécurité sur place.
Lorsque votre équipe de bureau est proactive dans la communication avec vos clients et qu’elle va au-delà en leur fournissant des renseignements utiles, elle sera en mesure de reconnaître comment vous ajoutez vraiment de la valeur à leurs installations. En démontrant que vous participez activement à l’amélioration du bien-être de vos clients, ils continueront à valoriser votre service et à vous accompagner sur le long terme.
Conclusion
En automatisant votre processus d’ordonnancement avec une technologie avancée d’ordonnancement du personnel, vous offrirez une solution fiable et bien organisée à vos clients en diminuant le risque que les gardes ne se présentent pas sur place ou qu’il y ait trop de personnel pour un travail particulier, des erreurs qui mènent souvent à l’insatisfaction du client. Et pour garder vos clients satisfaits, cette plateforme simplifie leurs communications avec votre équipe de bureau au sujet de tout problème potentiel.
