La planification des gardes dans une entreprise de services de sécurité peut sembler simple, mais le potentiel des conséquences coûteuses est énorme. Les erreurs d’ordonnancement peuvent entraîner des pénalités financières qui peuvent mettre l’entreprise en danger. Les réclamations en recours collectif pour heures supplémentaires non rémunérées, pauses non rémunérées et pratiques illégales d’établissement des horaires ont coûté des millions de dollars aux entreprises. Comment pouvez-vous minimiser les risques?
La prémisse de base est simple : mettez le bon garde, au bon endroit, au bon moment, au bon moment, en faisant ce qu’il faut. Mais il suffit de quelques minutes sur le terrain pour que l’ordonnanceur se rende compte que la planification simple devient compliquée – très compliquée.
Prenons du recul et jetons un coup d’œil à toutes les pièces du casse-tête de l’ordonnancement.
Tâches répétitives.
Chaque affectation nécessite les mêmes actions de base. Un processus d’ordonnancement des gardes devrait traiter la myriade de détails d’ordonnancement facilement et efficacement afin que les gestionnaires soient libres de garder à l’œil l’opération dans son ensemble. De plus, les horaires ne sont pas faits une seule fois et ensuite laissés sur une étagère. Ils sont actifs, donc les modifier doit être facile et précis.
Des règles, des règles, et encore des règles.
L’ordonnancement des employés est rempli de « microconditions » que vous devez connaître : heures supplémentaires, pauses (rémunérées ou non), règles du site et processus commerciaux. Votre semaine commence à minuit le dimanche? Les heures travaillées tombent-elles dans la semaine où elles sont travaillées ou dans le dernier jour de la semaine où elles sont effectuées? Vous devez connaître les réponses et les suivre.
Ensembles de compétences.
Votre meilleur vendeur vient de signer un contrat de prestige en ville. Pour intégrer votre personnel au nouveau compte, vous devez clairement identifier les compétences et les qualités requises pour qu’un garde puisse y travailler. Par exemple, le garde aura-t-il besoin d’utiliser des systèmes ou de l’équipement qui nécessitent une formation?
Exposition.
Il arrive que le personnel de sécurité ne se présente pas, ne confirme pas ou doive régler une urgence personnelle. Pour protéger votre client et vous-même d’un site découvert, vous avez besoin d’un mécanisme d’alerte en tout temps qui peut aussi vous aider à trouver rapidement un remplaçant qualifié.
Exceptions.
Nous vivons dans un monde d’exceptions, la clause du « oui, mais ». Par exemple : « C’est toujours l’emploi du temps sauf… » ou « Je travaillerai toujours cinq jours d’affilée, sauf quand je… » Le processus d’ordonnancement doit être suffisamment souple pour gérer les exceptions.
Heures supplémentaires.
En termes simples, les heures supplémentaires non facturées peuvent détruire les marges bénéficiaires, qui sont déjà serrées dans la plupart des entreprises de gardes. Les heures supplémentaires varient selon la province ou le territoire, mais en général, elles peuvent être de 1,5 à 2 fois le taux de salaire normal. Même les salariés peuvent avoir droit aux heures supplémentaires s’ils gagnent moins que le seuil hebdomadaire (sous réserve de certaines conditions, le seuil américain est de 913 $ par semaine). Votre processus vous protège-t-il contre la surcharge de travail?
Responsabilité.
Même si vous vous préparez à toute éventualité, des responsabilités peuvent survenir. Un garde qui ne sait pas quoi faire ou qui alerter peut causer des dommages. Ou, imaginez qu’un nouvel ordonnanceur place un employé sur un site dont il était auparavant banni : la confiance du client en sera affectée.
Grand volume.
Lorsque vous organisez un événement et que vous devez planifier plusieurs gardes en même temps, votre processus devrait vous permettre d’effectuer cette planification par plusieurs moyens. Lors d’événements, il est essentiel que les gardes se connectent et s’occupent de leur poste avec les instructions requises; le processus doit être efficace.
Règlementation changeante.
Les pays, les États, les provinces et même les villes ont leurs propres lois. En plus de cela, il y a des conventions collectives et des règles fonctionnelles spéciales à prendre en considération, le cas échéant. La semaine de travail comprimée est-elle légale ou non? Quelles sont les périodes de repos requises entre les quarts de travail?
Erreurs d’ordonnancement.
La confiance des clients peut être ébranlée si vous réservez deux gardes à la fois pour le même quart de travail. Dans ce scénario, quel garde est payé? Les deux?
Écosystème.
Il y a beaucoup de pièces mobiles dans une entreprise de sécurité : le suivi des candidats, l’intégration, les opérations de sécurité, la planification, la paie, la facturation, la comptabilité et d’autres opérations commerciales. Il est intelligent d’avoir des systèmes qui s’intègrent parfaitement les uns aux autres. Ne soyez pas pris en otage par un système!
La façon la plus évidente d’aborder la fonction essentielle à la mission de l’ordonnancement et de la comptabilisation du temps est d’adopter un outil logiciel de gestion administrative. Ce logiciel est conçu pour automatiser la répétabilité, prendre en compte toutes les règles, fournir des conseils lors de l’affectation des ressources et respecter les fonctions des accords de niveau de service. Pour être vraiment efficaces, les systèmes doivent faire plus que simplement planifier. Ils devraient vous donner un coup de pouce sur la gestion des contrats et la facturation ainsi que sur la gestion des données de veille stratégique.
Pour profiter pleinement de vos opérations, associez les outils de gestion administrative aux outils d’automatisation de première ligne afin de créer un écosystème qui exploite les données générées par l’entreprise de sécurité et pilote un service global plus responsable, fiable, transparent et efficace. Après tout, une entreprise de sécurité doit investir dans des activités qui stimulent les affaires et éviter de gaspiller de l’argent dans la gestion des poursuites et des risques.
Cet article a été initialement publié le 14 août 2017 sur la Gestion de la sécurité en ligne.
