Comme le savent tous ceux qui travaillent dans les opérations de gestion administrative d’une entreprise de sécurité, la longue liste des tâches et des processus quotidiens impliqués dans la gestion d’une équipe de sécurité peut s’avérer assez longue à réaliser. Cela ne s’applique pas seulement aux professionnels de la gestion administrative. Les fonctions d’agent de sécurité comprennent généralement divers types de paperasserie et d’autres tâches en plus des tâches habituelles de patrouille, ce qui peut entraîner des retards et des mauvaises communications avec vos clients. Pour éviter ces problèmes et améliorer l’efficacité globale, de plus en plus d’entreprises de sécurité se tournent vers des systèmes logiciels automatisés qui permettent l’automatisation d’un grand nombre de ces tâches banales.
Quelles sont les tâches automatisées?
Aujourd’hui les systèmes automatisés vous assistent dans tous les aspects de vos tâches de personnel de sécurité.Ces fonctions vont de celles d’ordonnancement et de comptabilisation du temps qui facilitent la gestion en arrière-plan des équipes de sécurité, aux fonctions de suivi GPS et d’établissement de rapports en direct qui encouragent les agents de sécurité à mieux rendre compte de leurs activités et à s’assurer qu’ils font leur travail comme il se doit. Ces fonctions automatisées fonctionnent en tandem pour améliorer la communication entre les opérateurs et les agents de sécurité en envoyant automatiquement des notifications par courriel ou par message texte afin que les renseignements importants (comme l’ajout d’un nouveau quart de travail ou les instructions spéciales d’un client) ne soient pas perdus dans une pile de documents.
Il est convenu que la mise en place de systèmes automatisés permettra d’assurer la sécurité sur place afin d’améliorer la probabilité que toute activité inhabituelle soit identifiée avant qu’un incident puisse se produire.
Cependant, l’observation et la patrouille ne représentent que la moitié de l’équation. Fournir des détails sur leurs services de patrouille – surtout si des anomalies ont été détectées pendant la patrouille – est une autre partie importante. Pour ce faire, les entreprises de sécurité doivent s’appuyer sur des systèmes automatisés pour accroître l’efficacité des fonctions de gardes. En effet, l’automatisation permet aux agents de sécurité d’entrer le code d’incident pendant la patrouille, ce qui permet également à la direction ou au client de réagir plus rapidement lorsque des instructions supplémentaires sont nécessaires. Les codes d’incident programmables aident également à éliminer la paperasserie, ce qui facilite le téléchargement des codes sur un ordinateur une fois que les gardes ont terminé leur patrouille.
L’automatisation complète les commandes
Les « commandes » écrites sont essentielles lorsqu’il s’agit de rondes de garde. Cela s’explique par le fait que cette information permet d’assurer l’uniformité au cours des patrouilles et des rapports. Les commandes peuvent comprendre des instructions telles que des vérifications de surveillance incendie, la marche autour d’un bâtiment et la vérification des écluses pour s’assurer qu’une porte est fermée. Lorsqu’un système automatisé complète cette liste de contrôle, il devrait être plus facile de remplir les rapports d’activités ou d’incidents d’une manière plus rapide et complète. Par exemple, une boîte en fer laissée allumée pendant de longues heures pourrait présenter un risque d’incendie. Un système automatisé tel qu’un enregistreur de données portatif facilitera les tâches du garde de sécurité en fournissant directement au système les renseignements recueillis par le garde de sécurité en patrouille, plutôt que d’avoir à faire la même chose à la fin de sa patrouille.
Le respect d’un processus obligatoire, comme la vérification de différents bâtiments, peut devenir une routine avec une forte probabilité d’imprudence, à moins qu’une méthode ne soit en place pour s’assurer que ces tâches sont accomplies. Avec l’utilisation de systèmes automatisés, cependant, il devient possible pour les agents de sécurité de vérifier ces rondes avec une facilité et une fiabilité accrues. Par exemple, lorsqu’ils sont en patrouille, les gardes peuvent s’enregistrer dans des postes clés situés à des endroits stratégiques de l’établissement à l’aide de leurs systèmes automatisés. Le lieu, l’heure et la date de l’enregistrement peuvent être enregistrés sur ces systèmes, et si l’enregistrement d’une station est manqué, le rapport signalera ces informations.
De plus, le processus d’automatisation permet à la direction de surveiller le rendement de ses agents de sécurité et d’offrir plus de formation au besoin.Avec un logiciel d’automatisation de haute qualité en place, vos agents de sécurité peuvent fournir un service plus efficace à vos clients et concentrer davantage leur attention sur les tâches qui comptent le plus.
