Lorsque vous répondez à une demande de propositions pour des services de sécurité, il y a quelques points à prendre en considération pour vous assurer de soumissionner les bons contrats et de remporter ceux que vous avez retenus.
Dans ce blogue, apprenez comment rédiger des pratiques exemplaires en matière de réponse aux appels d’offres afin d’obtenir un plus grand nombre de soumissions.
Bases de l’appel d’offres
Bien que cela puisse sembler évident, la première étape pour créer une proposition gagnante est de lire l’appel d’offres en détail. Vos relations et votre connaissance de l’organisation d’un prospect peuvent vous donner des détails utiles, mais la demande de propositions est en fin de compte la source de la vérité.
L’appel d’offres détaillera les attentes exactes en termes de prestation de services; il peut aussi préciser les paramètres par rapport auxquels vous serez mesuré et servir de base à l’entente sur le niveau de service. C’est donc aussi un premier regard sur ce à quoi vous vous engagez!
Selon la taille de l’organisation, l’appel d’offres peut être dirigé par l’équipe d’approvisionnement, qui peut avoir un ensemble différent de critères d’évaluation des soumissions, par exemple, au responsable interne de la sécurité et il y aura différents aspects de votre réponse – technique ou financière.
S’il y a quelque chose qui n’est pas clair dans l’appel d’offres, prenez note de toute période de questions et n’oubliez pas que les questions et les réponses seront souvent communiquées à tous les soumissionnaires. Vous devrez également suivre les protocoles exacts lorsque vous demanderez des éclaircissements, sinon vous risquez d’être disqualifié.
Oui/non
Une fois que vous avez lu l’appel d’offres en détail et que vous avez obtenu des éclaircissements sur la demande, l’étape suivante consiste à prendre une décision de « soumission/non-soumission ». Il faut beaucoup de temps et de ressources pour répondre aux appels d’offres, et un certain nombre de facteurs peuvent influencer votre décision de soumissionner, notamment :
- La soumission est-elle conforme à votre vision de la sécurité, c.-à-d. les appels d’offres correspondent-ils à ce sur quoi vous voulez mettre l’accent en tant qu’organisation?
- Pouvez-vous répondre à l’appel d’offres dans les délais impartis et disposez-vous des ressources nécessaires pour y répondre?
- Qui sera responsable de l’élaboration de la proposition et de sa réception dans les délais prévus?
- Avez-vous la capacité de livrer la marchandise avec votre personnel et vos niveaux d’expertise actuels?
- Pouvez-vous fournir de façon rentable les services demandés, c.-à-d. le contrat est-il sensé d’un point de vue commercial?
- L’appel d’offres joue-t-il sur vos principales forces?
Une fois que vos décideurs auront analysé les points ci-dessus, vous serez en mesure de déterminer s’il vaut la peine de répondre à l’appel d’offres (bien que, dans l’intérêt de l’établissement de relations, vous devriez toujours informer un prospect, même si vous décidez de ne pas répondre).
Pour bon nombre des points ci-dessus, en particulier pour les questions relatives à la rentabilité, il est important d’avoir l’outil de veille stratégique à portée de main pour faire un choix éclairé. Vous devez être en mesure de revoir les données de vos contrats précédents et d’analyser les coûts associés à des mandats similaires, ainsi que les honoraires que vous devriez gagner pour réaliser un profit raisonnable. Ce dernier point vous aidera à déterminer votre stratégie de prix.
Le coup d’envoi – concurrence
Après avoir lancé un appel d’offres stratégique pour l’attribution du contrat proposé, il est temps de réunir votre équipe de proposition et de commencer à esquisser les détails de votre réponse. Une partie essentielle de cette phase de démarrage consiste à comprendre le marché et à analyser vos concurrents potentiels. Lorsque vous pensez à la compétition, tenez compte de ce qui suit :
- Qui d’autre est susceptible de soumissionner?
- Contre qui avez-vous gagné/perdu dans le passé?
- Quelle rétroaction avez-vous reçue au sujet des soumissions remportées ou perdues?
- Quelles sont vos forces/faiblesses face à la concurrence?
- Quel est l’historique de la candidature? Est-il périodiquement mis en adjudication et attribué au même soumissionnaire?
Cette analyse de la concurrence peut éclairer votre approche de proposition et vous aider à obtenir un message qui souligne vos forces et atténue vos faiblesses. Vos points forts doivent subtilement mettre en évidence les faiblesses de votre concurrent.
Le coup d’envoi – Thèmes gagnants
Connaissant ce que vous savez des besoins du client, des services requis, de vos propres forces et faiblesses et de celles de vos concurrents, il est maintenant temps d’aborder vos thèmes gagnants. En fin de compte, pourquoi la cible devrait-elle vous choisir parmi la concurrence? Voici quelques points à considérer :
- Êtes-vous concurrentiel sur le prix?
- Êtes-vous en mesure d’offrir des gains d’efficacité grâce à l’innovation technologique?
- Vous ajoutez de la valeur à vos services?
- Quelle expérience apportez-vous à la table?
- Quels témoignages pouvez-vous partager?
- Qu’est-ce qui distingue votre service de la concurrence?
Rédaction du document de proposition
Il est maintenant temps de donner vie à vos grandes idées dans votre proposition! Encore une fois, il est fondamental de se référer au document d’appel d’offres. Vous devriez structurer votre réponse conformément à l’appel d’offres pour vous assurer de répondre à toutes les questions de façon approfondie. N’oubliez pas que vous serez évalué en fonction d’une grille de critères et que le décideur aura une pile d’autres réponses à examiner – créez votre réponse de façon à ce qu’il soit facile pour l’évaluateur d’attribuer vos points.
Voici quelques conseils pour la rédaction de propositions :
- Suivez les règles! Ne perdez pas de points (ou risquez la disqualification) en ignorant les instructions sur la taille des caractères, l’interligne, la disposition, le nombre de mots, etc.
- Répondez à la question. Les appels d’offres s’articulent souvent autour d’une série de questions précises qui visent à évaluer votre capacité d’offrir les services dont vous avez besoin. Répondez à la question dans son intégralité – et répondez à la question telle qu’elle est posée, et non telle qu’elle aurait dû l’être.
- Viens-en au fait. Coupez tout le verbiage inutile – moins, c’est plus. Le marqueur de la demande de propositions aura de nombreuses autres propositions à examiner, de sorte qu’il vous sera plus facile de faire passer votre message d’une manière succincte et claire.
- Parlez la langue du client. Les appels d’offres sont une indication du style et de l’approche de votre prospect. Assurez-vous de rester fidèle à votre propre voix, mais aussi de parler en des termes que votre prospect comprendra – reprenez la terminologie et les mots-clés dans votre proposition.
En tenant compte de ces points, vous aiderez le marqueur d’appel d’offres à déterminer plus facilement comment vous répondez aux conditions de celle-ci. Il en résultera une proposition de services de sécurité bien réfléchie qui vous semblera logique sur le plan commercial et qui aura de meilleures chances d’être retenue.
Quel que soit le résultat de votre soumission, demandez toujours de la rétroaction – cela vous fournira des renseignements précieux qui pourront vous aider à orienter vos réponses aux prochains appels d’offres.
