Le choix d’un nouveau logiciel pour vous aider à gérer votre entreprise de services de sécurité peut être un peu angoissant.
Comme la plupart des cadres du secteur d’activité, vous êtes beaucoup plus à l’aise avec les questions de sécurité qu’avec les logiciels. À ce malaise potentiel peut s’ajouter l’idée de ce qui se passera si vous choisissez une plate-forme inadéquate. Avec autant de fonctions et de flux de travail de votre entreprise, un mauvais choix peut être très coûteux et peut même mettre en danger vos relations avec vos clients ou votre entreprise.
Mais avant de prendre un tranquillisant, pensez à l’énorme avantage : choisir le bon logiciel peut changer la donne pour votre entreprise et la mettre sur la voie d’une efficacité et d’une rentabilité nettement supérieures.
Donc, naturellement, vous voulez vous assurer que votre entreprise effectue sa recherche de logiciels de façon saine et systématique. Ce sont les sept étapes que nous recommandons lors de la sélection d’un nouveau logiciel.
1. Obtenir l’adhésion des cadres supérieurs et des principales parties prenantes.
Le changement est une bataille difficile. Pour que le choix et la mise en œuvre du logiciel soient couronnés de succès, la haute direction et les autres intervenants clés doivent appuyer l’initiative. Ils seront les moteurs qui permettront à l’entreprise de surmonter les obstacles et les résistances qu’apporte le changement. En consultant les acteurs clés et les utilisateurs finaux parmi les fonctions de votre organisation, vous créerez un sentiment de solidarité d’équipe derrière le projet.
2. Constituer une équipe de niveau A pour planifier, budgétiser et gérer le projet logiciel.
Il peut sembler problématique à court terme d’éloigner vos personnes clés de leurs tâches habituelles, mais les logiciels essentiels à la mission ont un impact sur tant de personnes et de fonctions dans votre entreprise, que vous ne voulez pas risquer de mettre un processus potentiellement coûteux entre de mauvaises mains. En travaillant ensemble à la planification et au budget, votre équipe de niveau A établira le processus de recherche et s’assurera que le budget est respecté. Plus que le chef de projet désigné par le fournisseur, votre chef de projet connaîtra vos processus et se chargera de comprendre le nouveau logiciel de A à Z. Cette personne sera le standard central pour tous les contacts de vos employés.
3. Analysez vos besoins.
« Spécifique, c’est formidable », comme dit l’adage, et d’autant plus à ce stade de votre recherche. Définissez avec précision la portée de votre projet et recueillez des exigences précises pour vos processus et systèmes d’affaires.
Cette rigueur permet aux fournisseurs de répondre exactement à vos besoins. Le fait d’être vague, d’oublier des éléments qui doivent être pris en compte et de ne pas impliquer toutes les parties prenantes dans la collecte des besoins vous garantira presque que votre budget ou votre calendrier, ou les deux, vont exploser. Une fois que vous avez toutes les exigences en main, concentrez-vous sur ce qui est le plus important pour vous et documentez cela.
4. Recherche de fournisseurs.
Engageriez-vous des personnes clés sans vérifier leurs références? Faites de même avec les fournisseurs que vous envisagez. Avec trois références de clients satisfaits en main, interrogez-les sur le bon et le moins bon dans leur expérience avec le vendeur. Raccourcissez votre longue liste de fournisseurs à environ trois solutions. Pour accélérer ce processus, référez-vous à la description détaillée des raccourcis efficaces proposés dans la section Un guide TrackTik : comment séparer le signal du bruit dans le logiciel de gestion des effectifs de sécurité.
5. Testez le logiciel en démo.
Assurez-vous que votre script de démonstration reste cohérent pour tous les vendeurs afin que vous puissiez comparer des pommes avec des pommes. Assurez-vous qu’ils sont à la hauteur des exigences du secteur d’activité! De plus, gardez à l’esprit les paramètres et les rapports qui sont importants pour vous. Le système à l’étude peut-il produire les mesures et les rapports dont vous avez besoin sans personnalisation?
6. Choisissez le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise.
Lorsque vous réduisez le nombre de fournisseurs sur votre liste, souvenez-vous que la bonne plate-forme logicielle doit s’intégrer de façon transparente à vos systèmes existants. La meilleure solution proposée devrait également couvrir à la fois la mise en œuvre et la formation, qui sont les aspects techniques et humains, respectivement, d’une recherche de logiciel réussie.
7. Inclure la gestion du changement dans votre processus.
Des logiciels bien conçus et essentiels à la mission modifieront les descriptions de travail et les flux de travail d’un grand nombre de vos employés. Votre culture d’entreprise en sera affectée. Pour s’assurer que ce bouleversement demeure sous un contrôle relatif, vous aurez besoin d’un leadership sensible, d’une communication bien planifiée et d’ateliers efficaces. Sans un investissement dans la gestion du changement, la résistance à la nouvelle plate-forme pourrait réduire le retour sur investissement de l’ensemble du projet logiciel.
Étant donné que tant de choses dépendent du logiciel de gestion des effectifs que vous choisissez, il est important d’engager les bonnes ressources et d’adopter la bonne approche dans le processus. En abordant le processus de sélection d’une manière saine et systématique, vous contribuez grandement à jeter les bases d’un succès futur.
