Ce n’est un secret pour personne qu’un bon système de conservation du temps est la clé du succès pour de nombreux acteurs du secteur de la sécurité. En améliorant la responsabilisation des employés, la production de rapports et le suivi de la paie, la direction du bureau peut améliorer considérablement l’efficacité de l’ensemble des activités de l’entreprise.
Alors, en ce qui concerne les systèmes de conservation du temps et les nouvelles technologies, quelles innovations peuvent avoir le plus grand impact sur votre entreprise? Voici quelques-uns des principaux changements qui ont eu un impact dans le monde de la conservation du temps.
Intégration mobile
Nous emportons nos téléphones intelligents partout où nous allons – alors pourquoi ne pas utiliser ces appareils pratiques dans le cadre de votre système de conservation du temps? Avec l’aide du support pratique des applications comme ressource, il n’a jamais été aussi facile de gérer l’assiduité de vos employés. Les applications de suivi des employés offrent une interface facile à utiliser, tandis que les notifications poussées et les alertes par courriel permettent à tous d’accéder instantanément aux mises à jour et aux changements importants.
Grâce à l’intégration mobile de votre système de comptabilisation du temps, les gardes, le personnel de bureau et même vos clients peuvent se tenir au courant des changements d’horaires pertinents, des rapports d’incidents et d’autres éléments d’information clés.
Ordonnancement automatisé
L’ordonnancement peut être l’un des éléments les plus longs et les plus coûteux des responsabilités de votre équipe de bureau. Laisser cette tâche aux mains de l’homme peut souvent entraîner des erreurs humaines, comme l’affectation d’un mauvais garde à un mauvais quart de travail ou l’horaire trop chargé en heures supplémentaires. De telles erreurs se produisent assez facilement lorsque le personnel de votre bureau doit consacrer plusieurs heures par semaine à cette tâche banale, et le plus souvent, la perte de profits en est le résultat malheureux, mais commun.
Le logiciel de planification moderne a la capacité d’automatiser les tâches d’ordonnancement clés en fonction des capacités de vos gardes et des exigences de vos clients. Les interfaces conviviales permettent toujours à votre équipe d’apporter des modifications manuelles à l’ordonnancement au besoin. En ajustant automatiquement les horaires pour réduire les heures supplémentaires, un système moderne de comptabilisation du temps peut augmenter considérablement votre rentabilité.
Tableaux de bord en direct et géolocalisation
Vous savez ce que font vos gardes? Savez-vous où sont vos gardes les plus proches si l’un de vos agents de sécurité a besoin d’aide? Avec l’aide du suivi GPS et des tableaux de bord en direct, vous serez toujours au courant.
Le suivi GPS permet de s’assurer que vos gardes sont tenus responsables et qu’ils s’en tiennent à leurs responsabilités, tout en vous donnant un aperçu rapide et concis de ce qui se passe à un moment donné. Vous recevrez des alertes instantanées si un garde ne se présente pas à son quart de travail ou si un problème d’horaire imprévu survient, ce qui vous permettra de réagir rapidement et d’éviter des résultats négatifs. Grâce à un outil de géorepérage intégré, vous pouvez également délimiter les zones autorisées et non autorisées.
Gestion de la paie
Comme l’ordonnancement, la gestion de la paie peut parfois être un processus fastidieux et sujet aux erreurs. Un système moderne de comptabilisation du temps intégrera l’ordonnancement à votre gestion de la paie, garantissant que vos gardes sont correctement rémunérés pour toutes les heures travaillées (tout en tenant compte des heures de vacances, des congés payés et d’autres variables).
Comme pour l’automatisation de l’ordonnancement, la simplification des responsabilités de votre équipe en matière de gestion de la paie contribuera à réduire les erreurs humaines et lui permettra de consacrer plus de temps à d’autres tâches de croissance de l’entreprise.
Comptabilité et analytique
Si la masse salariale des agents de sécurité représente une part importante de vos dépenses d’exploitation, elle est loin d’être le seul coût de votre entreprise! De nombreux systèmes avancés de comptabilisation du temps s’intègrent aux fonctions de comptabilité et d’analyse pour vous donner une idée plus claire des clients qui génèrent le plus de profits et de ceux qui engagent des dépenses imprévues qui réduisent leur rentabilité.
Des dépenses de matériel à un nombre élevé d’incidents qui nécessitent un soutien supplémentaire, les outils analytiques vous permettent d’identifier les problèmes qui causent des pertes de profit, vous aidant à prendre les mesures appropriées et à apporter des changements dans ces domaines clés.
Conclusion
Grâce à ces technologies modernes, vous serez en mesure d’améliorer l’efficacité de votre entreprise de sécurité, d’améliorer les conditions de travail de vos gardes et de votre personnel de bureau, et d’offrir de meilleurs résultats à vos clients, tout en développant votre entreprise. Chacune de ces améliorations assurera la rentabilité continue de votre entreprise dans les années à venir.
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